Import dokumentu z Excela - Dodatek do Subiekt GT
Program Subiekt GT Import XLS - Dokumentu służy do importowania pozycji na dowolny typ dokumentu (faktury zakupu, faktury sprzedaży, Rozchody wewnętrzne, Paragony itp.) do systemu InsERT Subiekt GT, z plików *.xls, *.xlsx (arkusze Excel, OpenOffice, LibreOffice) i CSV. Jeżeli potrzebują Państwo przeniesienia danych lub stanów magazynowych do Subiekta GT - naszym importerem mogą zrobić to Państwo samemu.
Moduł ten pozwala także przeprowadzić inwentaryzacje za pomocą pliku Excel i CSV. Np. z kolektorów danych lub innych urządzeń/systemów można wygenerować plik xls, xlsx lub CSV i wczytać go jako inwentaryzację za pomocą naszego dodatku do Subiekta GT.
Umożliwia on między innymi import stanów magazynowych do Subiekta GT z arkusza Excel lub pliku csv podczas rozpoczynania pracy na nowym podmiocie! Program bardzo często wykorzystywany jest także jako importer zamówień od klientów, a także do importu faktur zakupu od dostawców.
Program świetnie radzi sobie z bardzo dużymi plikami. Bez problemów można wczytywać kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy pozycji z jednego dokumentu. Działa przy tym sprawnie i szybko, nie spowalniając procesu dodawania pozycji do dokumentu wraz ze wzrostem ich ilości. Dzięki temu import bardzo dużych plików zajmuje sensowną ilość czasu.
Przy imporcie możemy wybrać dla jakiego magazynu tworzony jest dokument i obsługuje dokumenty w innej walucie.
Przygotowany wcześniej arkusz excel wczytywany jest do aplikacji, a następnie użytkownik wybiera, które kolumny we wczytanym arkuszu mają odpowiadać określonym polom w Subiekcie GT (np. symbol towaru, cena, ilość itp.). Następnie po kliknięciu jednego przycisku do systemu Subiekt GT zostanie zaimportowany dokument z wszystkimi pozycjami z pliku, którego pobieramy dane. Program może automatycznie dodać towary do Subiekta GT jeśli nie ma ich w kartotece, a które mają znaleźć się na dokumencie. Po wykonanej operacji program wyświetli szczegółowy raport, zawierający informacje które pozycje dodano do dokumentu, zaimportowano do Subiekta, a także jakie błędy wystąpiły podczas tych operacji. Dzięki temu w prosty sposób będziemy mogli sprawdzić, czy dane towarów są prawidłowo zaimportowane do Subiekta.
Plik Excel
W pierwszym wierszu arkusza muszą być podane nazwy kolumn. Zostaną one wczytane przez program, aby utworzyć schemat rozpoznawania pól. Poniższy rysunek prezentuje przykład:
Opisy pól
Nie jest brane pod uwagę podczas dodawania nowej kartoteki.
Import z plików CSV
Program obsługuje również format CSV. Przed otwarciem pliku można ustawić odpowiednie paramtery odczytu, jak kodowanie, separator kolumn, separator tekstu.
Pobierz program
Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program umożliwia import do 5 pozycji z pliku excel lub csv do tworzonego dokumentu.
Wersja 2.7.3:
Lista zmian
Wersja 2.7.3
- Dodanie wyszukiwania po dowolnym polu własnym standardowym
- Poprawienie błędnego komunikatu w przypadku nie dodania kartoteki (dotyczy wybrania opcji ręcznego dodawania)
- Poprawienie błędu, w którym program mimo braku danych o pozycji wyświetlał okno dodawania kartoteki (dotyczy wybrania opcji ręcznego dodawania)
Wersja 2.7.2
- Usprawnienia w zakresie zgłaszanych komunikatów przez program
Wersja 2.7.1
- Usprawnienia w zakresie automatycznego rozpoznawania kolumn.
- Usprawnienie w zakresie wyświetlania okna z Subiekta, które nie było widoczne w niektórych przypadkach.
- Rozszerzenie komunikatów pomagających namierzyć przyczynę problemu.
Wersja 2.7.0
- Dodanie pola Cena brutto
- Dodanie kontrolki do ustawiania daty magazynowej z poziomu interfejsu importera
- Dodanie możliwości pominięcia pozycji, gdy mają ilość równą zero
Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!
Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić dane, opłacić przelew przez PayU, a po potwierdzeniu system licencji wyśle na podany e-mail klucz licencji, przypisany do podanego numeru NIP.
Ponad
Klientów
Sprzedanych Licencji
Ponad
Uruchomień Dziennie
Tylko
by otrzymać klucz
W pakiecie taniej:
Przykładowe możliwości importera:
- Import stanów magazynowych z poprzedniego systemu przy uruchamianiu podmiotu
- Import faktur zakupu nawet z PDF (istnieją darmowe konwertery online PDF do Excela)
- Import zamówień przesyłanych przez klientów w pliku excel
- Import z oferty w excelu
- Import wytworzonych towarów na stan
- Przeniesienie danych z innych systemów do Subiekta GT
- Zaimportowanie dokumentu z innego systemu do Subiekta GT
- Szybka inwentaryzacja z plików CSV i Excela do Subiekta GT
- Wczytać pliki z kolektora danych do Subiekta GT
- Pomijanie lub nie pozycji z zerową ilością
- Import dokumentów w walucie
- i wiele innych
Do Subiekta GT możliwy jest import z Excela dokumentów m.in:
- (FM) Faktura marża
- (FS) Faktura sprzedaży
- (FZ) Faktura zakupu
- (RZ) Rachunek zakupu
- (RS) Rachunek sprzedaży
- (PZ) Przyjęcie zewnętrzne
- (PZv) Przyjęcie zewnętrzne z VAT
- (WZ) Wydanie zewnętrzne
- (WZv) Wydanie zewnętrzne z VAT
- (PW) Przychód wewnętrzny
- (RW) Rozchód wewnętrzny
- (ZD) Zamówienie do dostawcy
- (ZK) Zamówienie od klienta
- (ZKzal) Zamówienie zaliczkowe
- (PA) Paragon detaliczny
- (PAi) Paragon imienny
- (MM) Przesunięcie międzymagazynowe
- (IW) Inwentaryzacja
Obsługiwane formaty:
- XLS
- XLSX
- CSV
Możliwość rozpoznawania towarów po:
- Symbolu
- Symbolu dostawcy
- Nazwie
- Kodach kreskowych
- Kodzie PLU
- Pole Własne standardowe nr 1 do 8
Gdy program ma dodać do dokumentu towar, którego nie ma w systemie możemy wybrać:
- Dodaj automatycznie - program automatycznie doda towar do Subiekta GT, przyjmując wartości z pól wybranych na schemacie (Symbol, Nazwa, Podatek VAT, Cena netto jako cena zakupu itd.). Przy wybraniu tej opcji, należy wybrać na schemacie obowiązkowo pola Symbol i Nazwa.
- Dodaj ręcznie - w momencie, gdy w Subiekcie GT nie będzie towaru o zadanym symbolu, nazwie lub symbolu dostawcy (w zależności co wybrał użytkownik w opcji „Rozpoznaj towary według”) program wyświetli standardowe okno dodania towaru do Subiekta, w którym będzie można wpisać wszystkie dane o towarze, a następnie doda ten towar do importowanego dokumentu.
- Dodaj jako usługę jednorazową - w przypadku nie znalezienia kartoteki program doda na dokument usługę jednorazową.
- Pomiń - przypadku nieznalezienia towaru, program po prostu nie doda do dokumentu żadnego towaru, pomijając tą pozycję na dokumencie.
Wymagania
- Subiekt GT w wersji od 1.72
- Aktywna Sfera dla Subiekta GT
- .NET Framework 4.6.2 lub nowszy
- Windows 7 SP1 lub nowszy
- Stały dostęp do internetu
Raport z operacji
Po imporcie dokumentu pojawi się okno z raportem, dzięki któremu można odczytać informacje z działania programu.
Informacja w kolorze:
- zielonym - oznacza, że wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
- pomarańczowym - informuje, że nie wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
- czerwonym - nastąpił błąd i dana pozycja nie została w ogóle dodana.
Przykładowy raport można zobaczyć na poniższym rysunku:
Po najechaniu kursorem myszy na symbol wykrzyknika możemy przeczytać informację na temat błędów jakie wystąpiły.
Porównanie możliwości modułów
| Funkcja | Importer Towarów | Importer Kontrahentów | Importer Dokumentu | Importer Zamówień |
|---|---|---|---|---|
| Podstawowe dane o towarach | + | - | + | + |
| Wszystkie dane o towarach (w tym ceny, cechy, grupy, zdjęcia itd.) | + | - | - | - |
| Aktualizacja cen towarów | + | - | - | - |
| Podstawowe dane o klientach | - | + | - | + |
| Wszystkie dane o klientach | - | + | - | - |
| Import stanów magazynowych | - | - | + | + |
| Utworzenie inwentaryzacji | - | - | + | - |
| Import jednego dokumentu | - | - | + | + |
| Import wielu dokumentów masowo | - | - | - | + |
FAQ
-
Czy Państwa program potrzebuje aktywnej Sfery?
Tak. Sfera gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt GT. Aczkolwiek Sferę dla Subiekta GT można aktywować na 14 testowych dni, na każdym podmiocie, więc jeżeli operacje mają charakter jednorazowy, to nie trzeba kupować sfery.
-
Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?
Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek Sfera, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.
-
Czy istnieje ograniczenie w ilości importowanych pozycji?
Ograniczeniem jest tylko ilość, jaką arkusz XLS może pomieścić. Wynosi ona 65 536 wierszy (minus 1 na tytułu kolumn). Ale oczywiście można utworzyć kolejne pliki i importować/aktualizować następne towary. Program sam w sobie nie posiada żadnych ograniczeń co do ilości importowanych pozycji (za wyjątkiem wersji demo).
-
Czy programem można zaimportować wiele dokumentów za jednym razem?
Nie. Program słyży do importu pozycji, jakie mają znaleźć się jednym, wybranym dokumencie. Istnieje możliwość stworzenia programu dostosowanego do Państwa potrzeb, który będzie miał możliwość importu wielu dokumentów o określonej budowie za jednym razem,
-
Mamy już program od konkurencji, ale bardzo wolno trwa wczytywanie dużych plików. Jak wygląda ten problem u Państwa?
Nasz program bardzo dobrze radzi sobie nawet z bardzo dużą ilością pozycji. Nie ma efektu coraz to większego zwalniania wraz z przypływem pozycji na dokumencie. Niektórzy klienci regularnie importują naszym rozwiązaniem kilkanaście/kilkadziesiąt tysięcy pozycji dla jednego dokumentu.
-
Czy tym programem zaimportuje stany magazynowe z XLS?
Tak. Programem można wygenerować dokument magazynowy, np. Przyjęcia Wewnętrznego, którym przyjmujemy na stan towary już posiadane. Po wybranym kluczu (np. symbol, kod kreskowy, nazwa) program rozpozna towary i doda je dokumentu, a następnie przypisze ilość pozycji z wybranej kolumny pliku XLS.
-
Czy można tworzyć dokument dla różnych magazynów?
Tak. Przed tworzeniem możemy wybrać z listy rozwijalnej jakiego magazynu ma dotyczyć dokument. Lista dostępnych magazynów tworzona jest automatycznie.
-
Czy przy wersji dożywotniej trzeba płacić za dostęp do aktualizacji?
Nie. Przy tej wersji licencji mamy dożywotnią możliwość korzystania z programu i wszystkich jego najnowszych wersji, dopóki będzie rozwijany.
-
Czy tym programem wczytam faktury z plików XML?
Nie. Pliki Excel, czyli xls/xlsx i ewentualnie CSV mają luźną strukturę, natomiast pliki XML budowane są według określonych schematów, dlatego nie da się w taki ogólny sposób importować z nich danych. W przypadku plików XML tworzymy dedykowane rozwiązania pod konkretne schematy tych plików. W celu wyceny takiego importera prosimy o podesłanie swoich przykładowych plików na nasz adres mailowy.