Import Klientów, Kontrahentów do Subiekta nexo z plików

Program Subiekt Nexo Import XLS - Kontrahenci służy do zbiorczego importowania i aktualizowania kartoteki klientów w nowym systemie firmy InsERT - Subiekt nexo PRO, z plików *.xls, *.xlsx (arkusze Excel, OpenOffice, LibreOffice) i CSV. Idealny do przenoszenia danych klientów do Subiekta nexo np. z innych systemów.

Bez problemu radzi sobie z bardzo dużymi plikami XLS, dzięki czemu można importować/aktualizować nawet kilkadziesiąt tysięcy pozycji za jednym razem. Ograniczeniem jest tutaj praktycznie tylko ilość wierszy, jaką można zapisać w pliku Excel.

Program potrafi rozpoznać i dopasować schemat powiązania kolumn w pliku Excel, a polami podmiotów w Subiekcie nexo. Wystarcz, aby nazwa kolumny zaczynała się tak, jak nazwa pola w programie, na przykład: nazwa kolumny w excelu: NIP - program automatycznie rozpozna pozycję i przypisze jej pole NIP klienta. Oczywiście pola można także zmodyfikować samemu.

Jeżeli jednak chcą Państwo utworzyć własny schemat importu, aby móc go potem wczytywać bez potrzeby ustawiania pól na nowo, to również istnieje taka możliwość w programie.

główne okno programu Subiekt Nexo Import XLS - kontrahenci

Przygotowany wcześniej arkusz excel lub plik CSV wczytywany jest przez program, a następnie użytkownik wybiera, które kolumny we wczytanym arkuszu mają odpowiadać określonym polom towaru w Subiekcie (np. symbol, NIP, nazwa, zdjęcie itp.). Następnie po kliknięciu jednego przycisku do systemu Subiekt nexo PRO zostaną dodane podmioty, wraz ze zdefiniowanymi parametrami. Po wykonanej operacji program wyświetli szczegółowy raport, zawierający informacje które pozycje dodano lub zaktualizowano, a także jakie błędy wystąpiły podczas tych operacji. Dzięki temu w prosty sposób będziemy mogli sprawdzić, czy dane kontrahentów są prawidłowo zaimportowane do Subiekta.

Automatyczne aktualizowanie danych kontrahentów

Aplikacja ma wbudowany timer, który umożliwa wykonywanie automatycznego importu, lub aktualizacji z wybranego pliku co zadany czas.

timer modułu do automatycznego aktualizowania i importowania kontrahentów do Subiekta nexo PRO

Dzięki temu moduł pozwala integrować dane eksportowane z różnych zewnętrznych systemów, jak np. zewnętrzne systemy CRM, programy lojalnościowe, systemy B2B, e-commerce i wiele innych.

Za pomocą funkcji automatycznych operacji mamy możliwość aktualizacji danych kontrahenta w systemie Subiekt nexo PRO. Importer może aktualizować w Subiekcie nexo np. aktualne rabaty, czy punkty w programie lojalnościowym.

Zbiorcza aktualizacja danych kontrahentów z GUS

Przy pomocy modułu możemy masowo zaktualizować kontrahentów w bazie o dane dostępne w bramce GUS. Program automatycznie na podstawie numeru NIP może wyszukać podmiot w bazie GUS i przenieść je do systemu nexo PRO.

opcja automatycznego pobierania danych z bramki GUS w module importowania kontrahentów do Subiekta nexo PRO

Do pobrania danych kontrahenta z GUS konieczne jest (oczywiście oprócz dostępu do internetu) wskazanie na schemacie numeru NIP. To na podstawie właśnie numeru NIP wyszukiwany jest podmiot w bazie GUS.

Podczas korzystania z automatycznego pobierania danych kontrahenta z serwerów GUS priorytet mają dane z pliku. Zatem jeśli np. program pobrał z GUS informację, że nazwa ulicy, to XXX, a w pliku wskazaliśmy na schemacie pole Ulica, w którym wartość była YYY, to w Subiekcie będzie widniała ulica z pliku, czyli YYY. Pozostałe pola (czyli np. miejscowść, powiat, numer lokalu itd.) zostaną przypisane takie, jakie zostały zwrócone przez GUS.

Plik Excel

W pierwszym wierszu arkusza muszą być podane nazwy kolumn. Zostaną one wczytane przez program, aby utworzyć schemat rozpoznawania pól. Poniższy rysunek prezentuje przykład:

schemat pliku XLS

Opisy pól

Aktywny
Pozwala deaktywować lub aktywować podmiot. Przyjmuje wartości: TAK/NIE/TRUE/FALSE/1/0.
Branża
Ustawia branżę podmiotu (automatycznie dodaje, jeżeli nie ma w bazie subiekta).
Cecha
Ustawia cechę podmiotu (automatycznie dodaje, jeżeli nie ma w bazie subiekta).
Cennik dodatkowy
Określa cennik dodatkowy podmiotu. Należy podać nazwę cennika.
Cennik główny
Określa cennik główny podmiotu (np. specjalny). Należy podać nazwę cennika.
DodatkowyAdresKodPocztowy
Kod pocztowy adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresMiejscowość
Miejscowość adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresNazwa
Nazwa adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresNrDomu
Nr domu adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresNrLokalu
Nr lokalu adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresPoczta
Poczta adresu dodatkowego.
DodatkowyAdresPocztaCzyPodstawowy
Określa, czy dodawany adres dodatkowy ma być podstawowym. (Np. podstawowy adres do wysyłki).
DodatkowyAdresTypAdresu
Typ Adresu: wysyłkowy, korespondencyjny.
DodatkowyAdresUlica
Ulica adresu dodatkowego.
Dokument liczony
Określa czy dokument ma być od razu liczony od netto/brutto.
Domyślna waluta
Określa domyślną walutę kontrahneta. Należy podac symbol waluty.
DomyslnyRabatNazwa
Ustawia domyślny rabat o podanej nazwie (musi istnieć w nexo).
DomyslnyRabatProcent
Określa domyślny procent rabatu.
E-mail
Kontakt: adres e-mail.
Faks
Kontakt: numer faksu.
Flaga
Ustawia flagę o danej nazwie. Flaga powinna istnieć w Subiekcie.
Forma płatności
Ustawia domyślną formę płatności i przypisuje jej wartość na 100%.
GG
Kontakt GG
Grupa
Określa grupę podmiotu (automatycznie dodaje nową).
Imie
Imię w przypadku osoby.
Kod pocztowy
Kod pocztowy z adresu podstawowego
Komunikat-Wyświetlaj
Zaznacza opcję wyświetlania komunikatu podczas wystawiania dokumentów.
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Komunikat-Tekst
Określa tekst wyświetlanego komunikatu.
Komunikat-Forma
Wybiera formę wyświetlanego komunikatu.
Pole przyjmuje wartości: Komunikat/Informacja/Ostrzeżenie/Tylko informacja/Tylko ostrzeżenie
Komunikat-Wyświetlaj od
Definiuje od kiedy ma być wyświetlany komunikat.
Pole przyjmuje wartości: Zawsze lub Datę
Kontakt Czy Podstawowy
Określa, czy dodawany kontakt jest podstawowym.
Kontakt Komentarz
Komentarz do dodawanego kontaktu.
Kontakt Rodzaj
Określa rodzaj kontaktu (telefon, e-mail, gg, fax, skype, www).
Kontakt Wartość
Określa wartość głównego pola dodawanego kontaktu.
Kredyt Kupiecki Domyślny
Określa domyślną wartość kredytu kupieckiego.
Kredyt Kupiecki Forma
Ustawia domyślną formę płatności dla kredytu kupieckiego. Forma płatności musi istnieć w nexo.
Kredyt Kupiecki MaksTerminPłatności
Określa domyślną wartość terminu płatności kredytu kupieckiego.
Kredyt Kupiecki TerminPlatnosciSprzedaz
Określa domyślną wartość terminu płatności dla dokumentów sprzedaży.
Kredyt Kupiecki TerminPlatnosciZakup
Określa domyślną wartość terminu płatności dla dokumentów zakupu.
Kredyt Kupiecki Zezwalaj
Określa znacznik zezwalający na kredyt kupiecki.
KRS
Określa numer KRS firmy.
Maks. liczba dni spóźnień
Określa wartość parametru maksymalna liczba dni spóźnień.
Maks. liczba niespłaconych dokumentów
Określa wartość parametru maksymalna liczba niespłaconych dokumentów.
Maks. wartość kredytu kupieckiego
Określa wartość parametru maksymalnego kredytu kupieckiego.
Metoda kasowa
Określa, czy podmiotu rozlicza się metodą kasową.
Miejscowość
Miejscowość z adresu podstawowego
Możliwość negocjacji ceny
Zaznacza opcję pozwalającą na negocjację ceny.
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Nazwisko
Nazwisko w przypadku osoby.
Nazwa
Nazwa skrócona podmiotu.
Nazwa Pełna
Pełna nazwa podmiotu.
Nie wysyłaj żadnych informacji
Zaznacza opcję „nie wysyłaj żadnych informacji”.
NIP
Numer NIP.
NIPUE
Numer VATIN, czyli np. PL1111111111
NIPUE-Kraj
Kraj dla VATIN, czyli np. Niemcy/Holandia itd.
Notatka
Dodaje notatkę do kontrahenta.
Nr Domu
Nr Domu z adresu podstawowego
Nr Lokalu
Nr Lokalu z adresu podstawowego
Opiekun
Login użytkownika lub nazwa pracownika, jako opiekuna podmiotu.
Opłata cukrowa
Określa, czy przy kontrahencie ma być zaznaczony parametr Opłata od cukru, kofeiny i tauryny. Przyjmuje wartości Tak/Nie/1/0/True/False
Państwo
Państwo z adresu podstawowego
PESEL
Numer PESEL. Podmiot musi być typu Osoba, aby mógł być wpisany.
Poczta
Poczta z adresu podstawowego
Pole Własne 1-8
Atrybut określający zawartość pola własnego.
Pole Adv - Nazwa
Wartość dla wybranego pola własnego zaawansowanego.
Rachunek Czy Podstawowy
Określa, czy dodawany rachunek ma być podstawowym.
Rachunek Nazwa
Określa nazwę rachunku. Aby przypisano, należy również zdefiniować pole Rachunek Numer.
Rachunek Numer
Określa numer rachunku. Aby przypisano, należy również zdefiniować pole Rachunek Nazwa.
Rachunek Waluta
Określa walutę dodawanego rachunku.
Rodzaj
Określa rodzaj kontaktu - firma, osoba itd. Przyjmuje wartości: firma/fi/osoba/of/pracownik/kd/wspólnik/ws/organ podatkowy/or/zus/zu/fundusz promocji/fq/podmiot cesyjny/pc/instytucja/if/komornik/ik/inna/ii.
Region
Parametr regionu podmiotu.
REGON
Określa nr REGON.
Skype
Kontakt: login skype.
Strona internetowa
Określa stronę internetową podmiotu.
Symbol
Określa symbol podmiotu.
Telefon
Kontakt: numer telefonu.
Trans. handlowa - sprzedaż
Określa rodzaj transakcji handlowej przy sprzedaży. Należy wpisać nazwę lub skrót rodzaju transakcji.
Trans. handlowa - zakup
Określa rodzaj transakcji handlowej przy zakupie. Należy wpisać nazwę lub skrót rodzaju transakcji.
Uczestnik programu lojalnościowego
Zaznacza lub odznacza pole, że kontrahent należy do programu lojalnościowego.
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Uczestnik programu lojalnościowego-Nr karty
Przypisuje numer karty programu lojalnościowego. Aby przypisanie było możliwe kontrahent musi mieć zaznaczoną opcję Uczestnik programu lojalnościowego.
Uczestnik programu lojalnościowego-Punkty
Przypisuje ilość punktów w zaznaczonym programie lojalnościowym. Punkty muszą być wartością liczbową.
Uczestnik programu lojalnościowego-Data wydania
Ustawia datę przystąpienia do programu lojalnościowego. W przypadku chęci zresetowania daty należy wpisać w komórce excela słowo NULL.
Uczestnik programu lojalnościowego-Data ważności
Ustawia datę ważności przystąpienia do programu lojalnościowego. W przypadku chęci zresetowania daty należy wpisać w komórce excela słowo NULL.
Ulica
Ulica z adresu podstawowego
Usuń
Parametr określający, czy usunąć podmiot (działa podczas aktualizacji).
Uwagi
Parametr uwagi.
Województwo
Województwo adresu podstawowego
Zdjęcie
Link http lub ścieżka do pliku na dysku ze zdjęciem asortymentu. Przyjmowane formaty: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp. Można ustawić kilka na schemacie i tym samym zaimportować wiele jednocześnie.
Zdjęcie Główne
Link http lub ścieżka do pliku na dysku określającym główne zdjęcie asortymentu. Przyjmowane formaty: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp
ZgodaOtrzymywanieInforZaPomocaSrodKomElektr
Stan zaznaczenia zgody na otrzymywanie informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
ZgodaOtrzymywanieNewsletteraVendero
Stan zaznaczenia zgody na zapisanie do newslettera z Vendero.
ZgodaPrzetwarzanieDanychOsobowych
Stan zaznaczenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
ZgodaPrzetwarzanieDanychWCelachMarketingowych
Stan zaznaczenia zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych.

Pobierz program

Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program umożliwia import/aktualizację do 5 podmiotów z pliku xls, xlsx i CSV.

Wersja 2.4.2:

W razie problemów, zapraszamy do kontaktu - postaramy się pomóc.

ZALECAMY ABY WYKONAĆ KOPIĘ BAZY DANYCH SUBIEKTA NEXO PRZED PRZYSTĄPIENIEM DO MASOWYCH OPERACJI PROGRAMEM! POZWOLI TO UNIKNĄĆ UTRUDNIEŃ PODCZAS EWENTUALNEJ POMYŁKI PRZY DEFINIOWANIU SCHEMATU IMPORTU.

Lista zmian

Wersja 2.4.1
  • Dodanie pola Aktywny
  • Dostosowanie biblioteczek pod wersję 49 nexo
  • Poprawienie działania timera w przypadku błędnej konfiguracji schematu - timer próbuje ponownie przy następnej iteracji
Wersja 2.4.1
  • Dodanie pola PESEL
  • Rozszerzenie niektórych komunikatów ułatwiających namierzenie przyczyny błędu.
  • Dodano komunikaty programu podczas tworzenia schematów, aby zwiększyć efektywność ich tworzenia.
  • Dostosowano do wersji nexo od 47.
Wersja 2.4.0
  • Dodanie możliwości aktualizowania kontrahentów na podstawie danych z GUS - program może teraz pobierać dane z GUS przy imporcie/aktualizacji.
  • Poprawienie błędu z ustawianiem Grup
  • Usprawnienie automatycznego rozpoznawania pól na schemacie
  • Poprawienie wydajności aplikacji
Wersja 2.3.3
  • Dodanie możliwości eksportu raportu do pliku excel
  • Dodanie nowych rodzajów podmiotów
  • Dostosowanie do nexo 43
Wersja 2.3.2
  • Poprawka mechanizmu dostosowywania uwzględniająca starsze podmioty w których utworzono pola własne zaawansowane.
Wersja 2.3.1
  • Nowy mechanizm dostosowywania
Wersja 2.3.0
  • Dodanie mechanizmu automatycznego uruchamiania importu/aktualizacji co zadany interwał czasowy
  • Dodanie pól do obsługi programu lojalnościowego

Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!

Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić dane, opłacić przelew przez PayU, a po potwierdzeniu system licencji wyśle na podany e-mail klucz licencji, przypisany do podanego numeru NIP.

Ponad

Klientów

Sprzedanych Licencji

Ponad

Uruchomień Dziennie

Tylko

by otrzymać klucz

Nazwa
Opis
Cena
Subiekt nexo Import XLS - Kontrahenci
pudełko subiekt nexo import klienci
Program do importu kontrahentów / klientów z plików Excela do Subiekta nexo PRO.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna programu - klucz wysyłany na adres e-mail.

Na 30 dni:

179 zł netto

Na 12 misięcy:

449 zł netto

Dostęp do wszystkich* modułów na 12 miesięcy dla Subiekta nexo PRO.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna - uniwersalny klucz wysyłany na adres e-mail.

*Moduły dedykowane i pisane na zamówienie oraz eLinker nie wchodzą w skład pakietu.

12 miesięcy:


65 zł netto miesięcznie

Przykładowe możliwości:

  • Zbiorcza aktualizacja danych kontrahentów w Subiekcie nexo PRO.
  • Automatyczne aktualizowanie danych podmiotów o informacje widniejące w GUS.
  • Zbiorcze dodawanie zdjęć klientów w Subiekcie nexo PRO.
  • Import kontrahentów z innych systemów do Subiekta nexo PRO.
  • Przenoszenie danych kontrahentów z innych systemów do Subiekta nexo PRO.
  • Masową aktualizację danych podmiotów o aktualne dane w GUS np. podczas migracji z innych systemów do nexo PRO.
  • Automatyczne aktualizowanie danych kontrahentów co zadany czas.
  • Automatyczne przypisywanie różnych wartości (np. punktów w programie lojalnościowym, aktualnego rabatu) z pliku.
  • i wiele innych...

Możemy wybrać trzy opcje:

  • tylko importuj - program zaimportuje klientów do Subiekta nexo PRO z arkusza excel.
  • tylko aktualizuj - program wyszuka danego klienta na podstawie określonego przez nas klucza (symbol, NIP, nazwa itp.) i zaktualizuje wybrane dane klienta.
  • aktualizuj i importuj - w pierwszej kolejności program będzie wyszukiwał podmiotu po określonym kluczu (podobnie jak w przypadku opcji „tylko aktualizuj”) i jeśli znajdzie taką pozycję, to ją zaktualizuje. W przeciwnym wypadku zostanie dodana do bazy Subiekta nexo. Gdy wybieramy tę opcję musimy określić symbol i nazwę, ponieważ są to pola wymagane przy dodawaniu nowego klienta.

Możliwość rozpoznawania kontrahentów po:

  • Symbol
  • Nazwa
  • NIP
  • NIPUE

Wymagania

Raport z operacji

Po dodawaniu / aktualizowaniu towarów pojawi się okno z raportem, dzięki któremu można odczytać informacje z działania programu.

Informacja w kolorze:

  • zielonym - oznacza, że wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
  • pomarańczowym - informuje, że nie wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
  • czerwonym - nastąpił błąd i dana pozycja nie została w ogóle dodana / zmieniona.

Przykładowy raport można zobaczyć na poniższym rysunku:

Import z plików CSV

Od wersji 1.1.0 istnieje możliwość importu bezpośrednio z plików CSV. Jeżeli występują problemy, można zapisać plik CSV jako plik Excel.

okno ustawień CSV programu Subiekt GT Import XLS

Co należy zrobić,a by przekonwertować CSV do XLSX:

  • W programie MS Excel wybieramy zakładkę Dane
  • Z menu wybieramy "Import External Data->Import Data" lub w nowszych wersjach przycisk "From Text"
  • Wybieramy plik csv
  • Ustawiamy kodowanie na UTF-8 jeśli chcemy mieć polskie znaki
  • Jako separator danych ustawiamy przecinek ("Comma"), a jako separator tekstu cudzysłów (Text qualifier)
  • Format danych kolumny ustawiamy jako ogólny (General) i klikamy Zakończ
  • Cel importu danych ustawiamy dla komórki A1 (=$A$1)
  • Klikamy OK i mamy gotowy plik XLS, z którego można zaimportować towary naszym programem

FAQ

  • Czy Państwa program działa tylko z wersją PRO?

    Tak. Nexo PRO, czyli dawna sfera, gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt nexo.

  • Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?

    Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek w wersji PRO, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.

  • Czy istnieje ograniczenie w ilości importowanych pozycji?

    Ograniczeniem jest tylko ilość, jaką arkusz XLS może pomieścić. Wynosi ona 65 536 wierszy (minus 1 na tytułu kolumn). Ale oczywiście można utworzyć kolejne pliki i importować/aktualizować następne towary. Program sam w sobie nie posiada żadnych ograniczeń co do ilości importowanych pozycji (za wyjątkiem wersji demo).

  • Czy program podczas przenoszenia danych z innego systemu może przy okazji aktualizować informacje o dane w GUS?

    Tak. Aplikacja ma możliwość pobierania informacji z bramki GUS podczas operacji importu lub aktualizacji podmiotu w Subiekcie nexo PRO.