Comarch ERP XT - system do prowadzenia firmy online

Planując założenie własnej firmy lub już ją prowadząc zastanawiamy się nad wyborem bądź zmianą systemu, kóry będzie nam pomocny w codziennej pracy. Z reguły bierzemy pod uwagę jego cenę, koszty wdrożenia i utrzymania, ale chyba przede wszystkim - funkcjonalność systemu. Chcemy, aby taki program był jak najlepiej dopasowany do rodzaju prowadzonej działalności oraz codziennych potrzeb firmy. W tym artykule chcielibyśmy przedstawić system Comarch ERP XT, którego twórcą jest dobrze znana, polska firma Comarch S.A., założona w 1993 roku. Postaramy się w skrócie opisać funkcjonalność tego chmurowego systemu wraz z zaletami i wadami, które powinny pomóc w zdecydowaniu, czy ten system spełni nasze oczekiwania.

Comarch ERP XT to system, który umożliwia wystawianie dokumentów handlowych, prowadzenie księgowości, a także prowadzenie magazynu. Dedykowany jest przede wszystkim przedsiębiorcom prowadzącym mikro i małe firmy.

Obsługa systemu w każdym miejscu

Jest to świetne rozwiązanie dla osób ceniących wygodę, bezpieczeństwo oraz szybkość uruchomienia. Praca zdalna czy wyjazdy do klienta nie będą już sprawiały większych kłopotów, ponieważ główną zaletą systemu jest to, że dzięki bezpiecznej chmurze Comarch, w której znajduje się program, mamy dostęp do systemu z każdego miejsca poprzez przeglądarkę lub aplikację mobilną (dostępną na system Android i iOS). Jest to niewątpliwie bardzo duża zaleta szczególnie w erze rosnącej popularności pracy zdalnej i mobilności społeczeństwa. Nie musimy ponosić kosztów kupienia, utrzymania serwera, konfiguracji pulpitów zdalnych, sieci VPN, zakupu licencji i wykonywania aktualizacji czy kopii bezpieczeństwa. W Comarch ERP XT to wszystko mamy w ramach opłacanego abonamentu.

Dla użytkowników korzystających z programu w aplikacji mobilnej świetnym rozwiązaniem ułatwiającym pracę jest możliwość dodania towarów na dokument przez odczyt ich kodów kreskowych przy użyciu aparatu ze smartfona.

Modułowość

Kolejną zaletą systemu jest to, że składa się z modułów podstawowych jak i dodatkowych. Dzięki temu każdy użytkownik ma możliwość dostosowania systemu do aktualnych potrzeb oraz posiadanego budżetu, ponieważ w zależności od funkcjonowania przedsiębiorstwa możemy wybierać moduły, które ułatwią nam codzienną pracę. Jeśli np. zdecydujemy się na własne prowadzenie księgowości, to możemy dokupić moduł Księgi Podatkowej i Ryczałtu lub moduł Księgi Handlowej. Oprócz tego szybko postawimy własny sklep, zintegrujemy się z firmami kurierskimi, czy uruchomimy moduł zestawień i raportów.

Wystawienia faktur online

Podstawowy moduł faktury, pozwoli nam w łatwy sposób wystawiać dokumenty online oraz wysyłać je od razu do klienta. Dzięki temu modułowi mamy pełną kontrolę nad płatnościami i rozliczaniem kontrahentów. Program posiada połączenie z bazą GUS, wystarczy wpisać nr NIP klienta, a jego dane automatycznie zostaną uzupełnione w karcie programu.

Za pomocą programu możemy wystawiać faktury sprzedaży, zakupu, proformę, fakturę zaliczkową, walutową, fakturę VAT marża, jak również prowadzić sprzedaż detaliczną na podstawie paragonów. System integruje się z terminalami płatniczymi oraz urządzeniami fiskalnymi.

Moduł OCR, czyli wczytywanie faktur ze zdjęć i skanów

Do systemu można wykupić usługę Comarch OCR (do 20 stron bezpłatnie w ramach modułu), która umożliwia dodanie dokumentów handlowych do programu np. za pomocą odczytu z wykonanego zdjęcia w aplikacji mobilnej, czy np. pobranie z dysku pliku jpeg lub pdf (w przypadku użytkowników korzystających z przeglądarki). Ze zdjęcia na dokument zostaną przeniesione takie dane jak: nr NIP, nr dokumentu, data wystawienia i sprzedaży, waluta, rachunek bankowy, forma płatności, stawki VAT. Wymienione dane zostają wczytane bezpośrednio do systemu Comarch XT. Przy takim rozwiązaniu zaoszczędzamy czas i pieniądze, ponieważ nie musimy wprowadzać np. faktur zakupu ręcznie.

Import i eksport danych o produktach

Plusem jest również to, że nie musimy szukać zewnętrznych rozwiązań do podstawowego importu oraz eksportu towarów z pliku Excel. Wystarczy, że plik zostanie utworzony według schematu dostępnego na stronie programu i po odpowiednim przygotowaniu arkusza będzie mogli samemu przenieść dane np. ze starego systemu do XT lub zaciągnąć je np. z cennika dostawcy.

Przechowywanie informacji o Produktach

Jednak jeśli chodzi o możliwości w zakładce towary w module faktury, to jest ich niestety stosunkowo niedużo - m.in. brak możliwości przypisania dostawcy i producenta bezpośrednio do towaru. Kolejną rzeczą, której nie ma w systemie to brak dodatkowych jednostek miary oraz możliwości przypisywania do nich kodów. Jest to minus dla użytkowników sprzedających np. całe opakowania lub pojedyncze sztuki asortymentu kupowane w zbiorczych opakowaniach. Nie utworzymy także np. własnych pól do towaru, atrybutów czy cech.

W programie można określić rabaty oraz cenę zakupu i sprzedaży, jednak nie ma takiej funkcji jak tworzenie cenników, aby móc np. określić cenę służącą do kalkulacji lub progi cenowe dla danego asortymentu. Do towarów możemy dodać zdjęcie, bezpośrednio z pliku bądź z internetu, jednakże takiego zapisanego zdjęcia nie da się usunąć, można je zmienić poprzez wczytanie kolejnego, tym samym to zdjęcie zastępuje poprzednie (przynajmniej tak to działało na dzień pisania tego artykułu).

Wystawianie dokumentów

System pozwala na wystawianie podstawowywch dokumentów, czyli faktur sprzedaży i zakupu, ale także paragonów, faktury pro forma. Warto zwrócić też uwagę, że moduł Faktur obsługuje także wystawianie faktur zaliczkowych.

Przy wystawianiu dokumentów należy również zwrócić uwagę na statusy dokumentów „zapisane” i „zatwierdzone”. Dokumenty, które zostały dodane mają w programie oznaczenie otwartej kłódki. Po zapisaniu dokumenty w systemie trafia on do tzw. bufora. w tym czasie są ciągle edytowalne i możemy bez śladów w systemie je usuwać. Uznawane są one w rozliczeniach z klientami oraz mają wpływ na zmianę stanów magazynowych, ale nie powodują powstania zapisu w KPiR oraz Rejestrze VAT. Natomiast dokumenty, które zostały zatwierdzone mają status zamkniętej kłódki i nie mają możliwości edycji. Nie można ich także usunąć, przy jakichkolwiek zmianach trzeba nanosić korekty. Po zatwierdzeniu dokumentu automatycznie tworzy się wpis w KPiR oraz w Rejestrze VAT.

Obsługa magazynu

Moduł faktury możemy rozbudować dodatkowo o magazyn, dzięki któremu będziemy mieli możliwość kontrolowana stanów magazynowych, wykonania inwentaryzacji oraz obsługi dokumentów WZ, PZ.

Sprawdzi się w firmach prowadzących sprzedaż detaliczną, hurtową, a także dla przedsiębiorców posiadających sklepy internetowe, ponieważ system może być zintegrowany z e-commerce.

Dodatkowo ułatwia wczytywanie pozycji na podstawie kodów EAN, z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych. Minusem jest to, że program ma tylko jeden magazyn, nie można tworzyć oddziałów i przypisywać do nich wielu magazynów. Takie rozwiązanie nie sprawdzi się dla przedsiębiorców posiadających kilka magazynów i prowadzących sprzedaż z kilku magazynów jednocześnie.

Księgowość

System Comarch ERP XT umożliwia prowadzenie każdej formy księgowości. Przedsiębiorcy posiadając moduł Księga Podatkowa i Ryczałt mogą skorzystać z Ewidencji Ryczałtowej oraz Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Do prowadzenia pełnej księgowości służy moduł Księga Handlowa.

Użytkownicy oczywiście mogą wybrać odpowiedni sposób rozliczania w systemie, w zależnosci od stosowanego sposobu rozliczania. Wersja uproszczona jest tańsza i łatwiejsza, dzięki czemu przedsiębiorca może sam prowadzić księgowość lub zlecić jej prowadzenie do biura rachunkowego. Ogromną zaletą jest to, że system Comarch XT, posiada mechanizm IWD czyli Internetowa Wymiana Danych, która pozwala na dostarczenie dokumentów do biura rachunkowego pracującego w systemie Comarch OPTIMA bez wychodzenia z firmy. Tutaj również działa mechanizm Comarch OCR, który umożliwia odczytanie dokumentu ze zdjęć.

Sprzedaż w internecie

Program może zostać rozszerzony o funkcje dodatkowe. Dla przedsiębiorców rozwijających swoją działalność w internecie przydatna może się okazać usługa e-Sklep, która w pełni integruje się m.in. z programem Comarch XT. Dzięki temu możemy obsługiwać wszystkie procesy handlowe, czyli np. tworzenie bazy asortymentu, sprzedaż, wystawianie dokumentów oraz nadawanie wysyłki.

Na aplikację składają się: strona dostępna dla klienta (front-end), na kórej widoczne są towary, stany magazynowe i wszystko co zostało udostępnione przez sklep. Drugim obszarem jest panel administracyjny dostępny dla sprzedawcy, gdzie wprowadzane są ustawienia strony www, dzięki której prowadzona jest komunikacja z klientem (back-end). Tutaj są dostępne zamówienia, które poprzez synchronizację wysyłane są do systemu ERP, gdzie są dalej procesowane.

Nie ma ograniczeń co do ilości zintegrowanych sklepów internetowych w ramach tej samej platformy. Usługa e-Sklep umożliwia prowadzenie strategii wielosklepowej, dzięki temu, że każdy sklep może posiadać osobną bazę asortymentu, stanów, klientów i ich zamówień. Jedynym minusem może być cena w stosunku do firmy konkurencyjnej jest dosyć wysoka i wynosi 1800 zł rocznie.

Rozszerzenia i moduły dodatkowe

Duża zaletą jest to, że można skorzystać z dodatkowych modułów, które w integrują się z Comarch XT. To ułatwia i przyspiesza pracę, ponieważ nie musimy szukać zewnętrznych rozwiązań. Takim modułem po sklepie internetowym i OCR jest np. POS, który w prosty i przejrzysty sposób wspiera sprzedaż detaliczną i obsługę klienta. Kolejnym dodatkowym modułem są Raporty BI-Point, dzięki którym możemy m.in. dokonywać analizy danych historycznych czy sprzedaży. Dzięki rozszerzeniu Comarch e-Sale wystawimy produkty na najpopularniejszych platformach zakupowych, a z Comarch Shipping nadamy przesyłki z programu.

System Comarch ERP XT umożliwia także dostęp do API, czyli specjalnego interfejsu do wymiany danych. Dzięki czemu możemy zlecić np. indywidualne integracje z innymi systemami. Jeśli byliby Państwo zainteresowani takim indywidualnym rozwiązaniem, to zapraszamy do kontaktu.

Podsumowanie

Comarch XT cieszy się coraz większą popularnością, ułatwia małym firmom prowadzenie działalności online, bez własnej infrastruktury. Dużym plusem jest to, że twórcą jest polska firma, która znana jest z szybkiego dostosowywania się do zmian w przepisach, których ostatnio nie brakuje.

Dzięki rozwiązaniu w chmurze możemy korzystać z systemu z każdego miejsca, gdzie mamy dostęp do internetu i możemy to zrobić zarówno z przeglądarki jak i aplikacji mobilnej. Mimo pewnych braków (jak np. mała ilość pól z danymi o produkcie, czyli tylko jeden magazyn) jest to system, którym na pewno warto rozważyć.

Jeśli szukasz systemu, którego nie musisz wdrażać, instalować, konfigurować, aktualizować, tworzyć kopie zapasowe, a jednocześnie nie wymagasz od systemu zbyt wielu możliwości i elastyczności, to ten system jest warty rozważenia.

Comarch ERP XT, to system, który umożliwia wystawianie dokumentów handlowych, prowadzenie księgowości, a także prowadzenie podstawowego magazynu. Dedykowany jest przede wszystkim przedsiębiorcom prowadzącym mikro i małe firmy.

Najważniejszych właściwości

Właściwość	Comarch ERP XT
Dostęp do systemu online	TAK
Faktury zaliczkowe	TAK
Wystawianie dokumentów w walutach	TAK
Wysyłanie faktur na maila	TAK
Obłsuga magazynu	Tak, ale bardzo podstawowa
Ilość magazynów	1
Obsługa numerów partii, kodów dostaw	NIE
Generowanie JPK_MAG	TAK
Prowadzenie KPiR	TAK
Prowadzenie Ryczałtu	TAK
Obsługa metody kasowej	NIE
Prowadzenie pełnej księgowości	TAK
Możliwość integracji	Moduły Comarch + integracje po API
Cenniki	Tylko informacja o cenie sprzedaży i zakupu
Kody kreskowe	Tylko jeden kod EAN
Informacje o dostawcach i producentach	NIE
Cechy/atrybuty produktów	NIE
Produkty wielowariantowe (Modele)	NIE
Wzorce wydruku	Całkiem spore możliwości edycji wzorca
Zamienniki	NIE
Akcyza	NIE