Importer wpłat z PayU, Przelewy24, Allegro, firm kurierskich, marketplaceów, banków do Subiekta GT
Dodatek stworzony do automatycznego rozliczania wpłat na podstawie plików Excel (xls i xlsx). Umożliwia rozliczanie wpłat od różnych operatorów płatności – m.in. PayU, Przelewy24, ale także marketplaceów (Empik, Erli itp.), jak również pobrań z firm kurierskich (DPD, DHL, InPost itp.).
Oprócz tego program może rozliczać standardowe wpłaty i wypłaty do dokumentów wystawionych z odroczonym terminem płatności (na kredyt kupiecki).
Program daje tak naprawdę możliwość rozliczania operacji bankowych z dowolnych systemów i platform. Wystarczy przygotować odpowiedni plik Excel we własnym zakresie z listą transakcji, a program będzie starał się powiązać dokument sprzedaży w Subiekcie z tą transakcją.
Aplikacja w uniwersalnej formie została stworzona na bazie wielu lat doświadczeń. Do tej pory tworzone były zawsze na zamówienie ze względu na różne sposoby rozliczania, budowy plików, czy wyszukiwania transakcji. W tym programie postaraliśmy się połączyć jak najwięcej funkcji w jednym rozwiązaniu, przez co dostępne są w zasadzie dwa podprogramy – Importer i Rozliczacz.
Możliwość rozliczania transakcji z:
- Operatorów płatności online (PayU, Przelewy24 i inni)
- Firm kurierskich (DPD, DHL, InPost itd.)
- Marketplaców (Empik, Erli, Morele, BRW itp.)
- Dowolne banki generujące zestawienia do plików Excel lub CSV
Dzięki możliwości ustawiania schematu importu mamy możliwość importu danych z plików Excel o różnej budowie.
Importer
Importer dodaje operacje bankowe (wpłaty i wypłat), nie rozlicza transakcji. Dzięki temu możemy masowo zaimportować np. wpłaty z danego dnia, a następnie już ręcznie w Subiekcie powiązać je z odpowiednim dokumentem. Importer nie rozlicza żadnych transakcji, dodaje jedynie operacje bankowe przypisując przy tym najpotrzebniejsze dane, takie jak np. kontrahent, rachunek, waluta, tytuł i oczywiście kwota.
Importer – kontrahent
Na schemacie importu w polu „Kontrahent” możemy podać jedną z informacji:
- Symbol
- NIP
- Nazwa
Program będzie starał się wyszukać kontrahenta wg powyższych pól (w tej kolejności). Aby wpłata się dodała, kontrahent musi istnieć w bazie Subiekta. Program nie dodaje go automatycznie.
Importer – kontrola duplikacji
Moduł importera ma funkcję kontroli duplikacji, co zapobiega importowaniu zduplikowanych wpłat i wypłat. Duplikaty identyfikowane są po tym samym: tytule, kwocie, kontrahencie i muszą być z tego samego roku. To znaczy, że te parametry muszą być takie same i istnieć już w Subiekcie, aby kontrola duplikacji zadziałała.
Importer – obsługiwane pola operacji bankowej
Importer – raport z operacji
Po każdym imporcie mamy wgląd do szczegółowych informacji. W raporcie na końcu operacji znajdziemy m.in. informacje o błędach.
Rozliczacz
Ta część aplikacji służy typowo do namierzania dokumentów sprzedaży powiązanych z wpłatą w pliku. Czyli na przykład na podstawie ID transakcji w pliku, program wyszukuje paragon lub fakturę w Subiekcie, a jeśli wszystko się zgadza (ID i kwota) – rozlicza ją. Z racji tego, że program wczytuje pliki Excel możemy przez to przygotować lub przerobić dowolny plik (w tym CSV) i wczytać z niego wpłaty przy użyciu tej aplikacji.
Dzięki temu możemy rozliczać masowe wpłaty np. z Allegro, PayU, Przelewy24, ale też pobrania z firm kurierskich (DPD, UPS, InPost), jak również transakcje z marketplaców (np. Empik, Erli, Morele, BRW, czy inne).
Oprócz tego moduł może rozliczać standardowe płatności na kredyt kupiecki, wyszukując faktury po tytule przelewu. Dlatego sprawdzi się jako program rozliczający masowe płatności w przypadku m.in. operatorów telekomunikacyjnych, dostawców mediów, czy innych usług masowych. Może także znaleźć zastosowanie w dedykowanych rozwiązaniach, czyli przy współpracy Subiekta i różnych innych systemów CRM czy e-commerce, które mogą generować zestawienia z wpłatami od klientów.
Rozliczacz – jak wiąże wpłatę z dokumentem?
Aby powiazanie było możliwe muszą oczywiście być wspólne informacje w obu miejscach, czyli w pliku oraz w Subiekcie.
W pierwszej kolejności program stara się powiązać płatności po polu ID Transakcji wybranym na schemacie. Takie ID może być umieszczone w Subiekcie na dokumencie sprzedaży lub zamówieniu (ZK musi być zrealizowane dokumentem sprzedaży). ID Transakcji w Subiekcie możemy umieścić np. w podtytule lub w uwagach. Może być także w polu numeru zewnętrznego na ZK.
Przykładowo jeśli w pliku mamy ID operacji "123ABC" i w Subiekcie będzie paragon imienny, który w uwagach ma zapisane również "123ABC", to aplikacja odnajdzie ten dokument jako transakcję do rozliczenia. Aby było to możliwe kwota w pliku i w Subiekcie musi być identyczna.
Identyfikacja może również odbywać się po tytule wpłaty. Dodatkowo jest tam mechanizm, który stara się wyłuskać sam numer dokumentu. Przykładowo jeżeli ktoś w tytule wpłaty wpisał "Opłata za fakturę 333/05/MAG/2024", a w Subiekcie będziemy mieli fakturę o numerze "333/05/MAG/2024" i będzie na identyczną kwotę, to program zidentyfikuje, że ta wpłata dotyczy właśnie tej faktury.
W ustawieniach programu możemy wybrać po czym mają być rozpoznawane dokumenty. Domyślnie ustawiony jest tryb automatyczny – wtedy aplikacja szuka kolejno po różnych polach (numerze, numerze oryginalny, podtytule, uwagach). Ale można na sztywno wybrać, aby wyszukiwanie następowało np. tylko po podtytule dokumentu.
Rozliczacz – co w przypadku cesji płatności?
Wpłaty realizowane przez masowe płatności online (jak np. PayU, czy Przelewy24) często realizowane są w Subiekcie jako płatność kartą, czyli są to podmioty w Subiekcie oznaczone jako centrum autoryzacji kart płatniczych - program również obsługuje taki scenariusz. Transakcja jest wtedy rozliczana z podmiotem cesyjnym.
Rozliczacz – co, gdy ID transakcji jest tylko na ZK?
Jeżeli ID jest uzupełnione np. w uwagach na ZK, a oprócz tego w uwagach są jeszcze inne informacje (jak np. specyfikacja zamówienia, czy paczkomat), to program mimo wszystko odnajdzie dokument sprzedaży po takim zamówieniu.
Przykład:
Zamówienia z Allegro importowane są do Subiekta z integratora. W uwagach mam wpisane ID transakcji oraz inne niezbędne informacje o zamówieniu.
Następnie zamówienie jest realizowane do paragonu imiennego, gdzie w uwagach nie ma już ID transakcji. Czy program rozliczy wpłatę do tego paragonu?
TAK. Rozliczacz odszuka ZK, sprawdzi czy zostało zrealizowane dokumentem sprzedaży i rozliczy transakcję z dokumentem końcowym. O ile oczywiście kwota jest identyczna.
Rozliczacz – opis pól
Priorytety wyszukiwania dokumentów w trybie automatycznym
Pobierz program
Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program umożliwia import i rozliczenie do 5 operacji bankowych.
Wersja 1.0.0:
Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!
Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić formularz i opłacić licencję przez PayU.
System automatycznie prześle klucz do programu na adres e-mail w kilka minut.
Ponad
Klientów
Sprzedanych Licencji
Ponad
Uruchomień Dziennie
Tylko
by otrzymać klucz
W pakiecie taniej:
Możliwości importera:
- Zbiorczy import wpłat od operatorów płatności do Subiekta GT
- Masowe rozliczanie wpłat bankowych na podstawie pliku Excel
- Rozliczanie dokumentu sprzedaży na podstawie ID transakcji będącego na ZK
- Importowanie samych operacji bankowych (wpłat i wypłat) bez rozliczania
- Kontrola duplikacji w przypadku importu operacji bankowych
- Rozliczenie pobrań kurierskich w Subiekcie GT
ID transakcji może być zapisywane w
- Numerze zewnętrznym
- Podtytule
- Uwagach
Obsługiwane formaty:
- XLS
- XLSX
Wymagania
- Subiekt GT w wersji od 1.72
- Aktywna Sfera dla Subiekta GT
- .NET Framework 4.7.2 lub nowszy
- Obsługa .NET Standard 2.0 lub nowszy
- Windows 10 (wersja 1803) lub nowszy
- Stały dostęp do internetu
FAQ
-
Czy Państwa program potrzebuje aktywnej Sfery?
Tak. Sfera gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt GT. Aczkolwiek Sferę dla Subiekta GT można aktywować na 15 testowych dni, na każdym podmiocie, więc jeżeli operacje mają charakter jednorazowy, to nie trzeba kupować sfery.
-
Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?
Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek Sfera, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.
-
Czy tym programem rozliczę płatności z Allegro, sklepu internetowego lub innego marketplace?
Tak. Należy tylko przygotować odpowiednio plik excel oraz zapisywać ID transakcji w Subiekcie na dokumencie (ID zapisane w Subiekcie musi być identyczne jak te w pliku otrzymanym od operatora).
-
Czy tym programem rozliczę pobrania kurierskie?
Tak. O ile w pliku z rozliczeniami od firmy kurierskiej znajduje się stosowne ID, które zapisane jest także na dokumencie w Subiekcie.
-
W jaki sposób program rozpoznaje dokumenty do wpłat?
Tak. Program obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów, oprócz korekt. Trzeba przy tym nabyć 2 licencje na program - jedną na NIP, z którego eksportujemy, a drugą na NIP do którego importujemy dokumenty.
-
Jak wygląda rozpoznawanie pod ID transakcji?
Na dokumencie w Subiekcie (czyli np. FS, Pai lub ZK) należy umieścić ID transakcji, które będzie też w pliku z rozliczeniami od operatora. To ID można zapisać w Subiekcie w jednym z pól: podtytuł, numer zewnętrzny, uwagi. W przypadku zapisywania do pola Uwagi w Subiekcie mogą tam znajdować się też inne informacje, wystarczy że Uwagi zawierają w sobie gdzieś to ID. Aczkolwiek jeżeli chodzi o wydajność na bardzo dużych baza zdecydowanie najszybsze wyszukiwanie będzie po podtytule.
-
Jak wygląda rozpoznawanie po tytule wpłaty?
Aplikacja stara się wyłuskać sam numer dokumentu z tytułu. Czyli jeżeli przykładowo tytuł przelewu brzmiał "Opłata za fakturę z dnia 12.12.2024 numer FS 412/7/MM/2024", to program będzie starał się odszukać fakturę "412/7/MM/2024" w Subiekcie ją rozliczyć (o ile kwota będzie się zgadzała).
-
Co jeżeli płatności masowe rozliczam przez płatność kartą?
Program obsługuje również i taki scenariusz. Transakcje będą rozliczane z podmiotem cesyjnym. Aplikacja automatycznie wykryje, że dokument jest rozliczany wg takiej formy płatności.
-
Wygenerowałem plik od operatora, co muszę teraz zrobić?
Jeżeli plik ma inne rozszerzenie niż XLSX (np. CSV), to taki plik z reguły wystarczy zapisać po prostu do formatu XLSX (Excel) przy użyciu chociażby darmowego LibreOffice lub normalnego Excela.
-
ID transakcji mam tylko na ZK, czy w takiej sytuacji program znajdzie dokument sprzedaży?
Tak. Jeżeli ZK było zrealizowane np. paragonem imiennym lub fakturą, to rozliczacz namierzy ten dokument na podstawie ZK, w którym zapisane jest ID transakcji.
-
Co jeżeli kwota się nie zgadza?
Wtedy taka transakcja nie zostanie rozpoznana. Kwota musi zgadzać się w 100%. Trzeba wtedy ręcznie rozwiązać taką sytuacje.
-
Czy program obsługuje wpłaty częściowe? Np. faktura na 1000 zł była wpłacana przez klienta w kilku ratach.
Kwota musi w pełni odpowiadać tej z Subiekta na dokumencie. Oznacza to, że takie wpłaty nie zostaną poprawnie powiązane i tego typu sytuacje trzeba rozwiązywać bezpośrednio z Subiekta.
-
Czy moduł Importu rozliczy dodawane operacje bankowe?
Nie. Do tego służy moduł Rozliczacz. Moduł importu jedynie zaimportuje operacje bez ich wiązania z dokumentami.
-
Czy program dodaje automatycznie kontrahentów?
Nie. W przypadku Importera kontrahenci muszą istnieć w bazie, aby zostali przypisani do operacji bankowej. Natomiast w przypadku Rozliczacza rozliczane są już istniejące dokumenty, zatem kontrahent musiał wcześniej istnieć i być przypisany do dokumentu.