Subiekt GT - Automatyczne rozsyłanie dokumentów w PDF na maila

Wystawiasz fakturę w Subiekcie GT, a klient dostaje ją mailem sam, bez Twojego udziału. Program wysyła automatycznie faktury, paragony imienne, korekty i zwroty na adres e-mail zapisany w kartotece kontrahenta, z Twojej własnej skrzynki pocztowej i z wydrukiem PDF z Subiekta w załączniku. Nie musisz niczego zaznaczać, eksportować ani przeklejać do poczty.

Koniec z telefonami „nie dostałem faktury" i „nie widzę jej w KSeF". Klient ma dokument w skrzynce zaraz po wystawieniu, z numerem, kwotą i tym, co chcesz mu jeszcze przekazać: numerem przesyłki, przewoźnikiem, terminem dostawy czy numerem zamówienia, pobranymi wprost z faktury. A Ty masz pewność, że nic nie wyszło dwa razy i nic nie zostało pominięte.

Wersja 2 to odświeżony program: profile dla wielu firm, wysyłka w tle z Harmonogramu Windows, filtr statusu KSeF, korekty faktur i zwroty, gotowe szablony wiadomości z podglądem na żywo i licznik postępu, który pokazuje, ile dokumentów już poszło.

Co zyskujesz

• Czas. Wysyłka setek faktur to kilka minut pracy programu, nie cały dzień pracownika.
• Pewność dostarczenia. Faktura trafia do klienta od razu, także ta zarejestrowana w KSeF. Nikt nie powie, że jej nie widział.
• Więcej niż faktura. W treści maila podajesz numer listu przewozowego, przewoźnika, termin dostawy, numer zamówienia: klient wie, co i kiedy dostanie.
• Bez powtórek. Program zapamiętuje, co już wysłał, więc nawet po przerwanej wysyłce nic nie pójdzie drugi raz.
• Wysyłka w nocy. Zadanie z Harmonogramu Windows robi robotę po godzinach, a rano masz raport w skrzynce.*
• Twoja skrzynka, Twój szablon. Maile wychodzą z Twojego adresu, w Twojej szacie graficznej, z podpisem Twojej firmy.
• Kilka firm, jeden program. Biuro rachunkowe albo grupa spółek: każda firma ma swój profil i swoje ustawienia.

Większość funkcji działa z samą licencją programu. Trzy z nich, czyli praca w tle z Harmonogramu Windows, pola własne dokumentu w szablonie maila i wyłączenie stopki reklamowej, są częścią pakietu All Inclusive dla Subiekta GT. W opisie oznaczyliśmy je gwiazdką*.

Ekran START: wszystko na jednym ekranie

Od razu widzisz, czy program jest gotowy do pracy. Statusy konfiguracji pokazują połączenie z serwerem SQL, połączenie z Subiektem GT, obecność pola własnego na datę wysyłki, stan licencji oraz pakietu All Inclusive. Zielony status oznacza, że dany element działa, a jeśli coś jest do poprawienia, program mówi co.

Tu wpisujesz dane połączenia z bazą, podmiot, operatora oraz NIP i klucz licencji. Po zaznaczeniu opcji Zapamiętaj hasło Operatora i uruchamiaj Subiekta zaraz po starcie programu program sam łączy się z Subiektem przy każdym uruchomieniu. W sekcji Informacje widać, czy jest dostępna nowsza wersja.

Profile firm

Obsługujesz kilka firm w Subiekcie GT? Każda dostaje własny profil: połączenie z bazą i podmiotem, operatora, licencję, konto pocztowe, szablon wiadomości, dobór dokumentów, przerwy antyspamowe i ustawienia automatu. Profil tworzysz, klonujesz razem ze wszystkimi ustawieniami, zmieniasz mu nazwę lub usuwasz przyciskami na ekranie START, a przełączasz jednym wyborem z listy. Nie da się pomylić szablonu jednej firmy z drugą: przy zmianie profilu program przeładowuje wszystkie ustawienia.

Licencja jest przypisana do numeru NIP, więc w każdym profilu podajesz NIP i klucz tej firmy, której dokumenty ma wysyłać.

Wybierz, które dokumenty mają się wysyłać

W zakładce Ustawienia, karta Dokumenty, zaznaczasz typy dokumentów do wysyłki: faktury sprzedaży, paragony imienne, korekty faktur sprzedaży (KFS) oraz zwroty do paragonów imiennych (ZW). Zwykłe paragony (bez danych nabywcy) i dokumenty unieważnione nie są wysyłane, więc nic przypadkowego nie wyjdzie do klienta.

Wysyłkę zawężasz do wybranych magazynów i kategorii dokumentów (pozycja (wszystkie) oznacza brak filtra, a Brak to dokumenty bez kategorii) oraz ustawiasz okres: dokumenty z dzisiaj, z wczoraj, z ostatnich kilku dni (z dniem dzisiejszym lub bez niego), z bieżącego lub poprzedniego miesiąca albo z wybranego zakresu dat. Dzięki temu np. sklep wysyła paragony z całego dnia wieczorem, a hurtownia faktury na bieżąco.

Filtr statusu KSeF

Od kiedy faktury trafiają do KSeF, klient nie zawsze zagląda do systemu po dokument. Z tym programem dostaje go mailem, a Ty decydujesz, które faktury mają wychodzić: wszystkie (bez względu na KSeF), tylko zarejestrowane w KSeF (już z numerem KSeF), tylko wysłane do KSeF (także wystawione w trybie offline) albo tylko faktury poza KSeF, np. dla konsumentów. Filtr dotyczy faktur sprzedaży i ich korekt; paragony imienne i zwroty wychodzą niezależnie od niego.

Kliknięcie ikony ? przy filtrze otwiera okno z wyjaśnieniem statusów i podpowiedzią, dlaczego dana faktura nie wyszła. W starszych wersjach Subiekta GT, bez obsługi KSeF, filtr jest pomijany, a wysyłka działa jak dotąd.

Dokumenty jako załączniki

Klient dostaje dokładnie taki wydruk, jaki widzi w Subiekcie: PDF powstaje mechanizmami Subiekta GT, program nie tworzy własnych wydruków, tylko korzysta z funkcji Sfery, tyle że robi to masowo. Dla każdego typu dokumentu wybierasz wzorzec wydruku albo zostawiasz ustawienie domyślne, wtedy wzorzec dobiera Subiekt. Plik załącznika nazywa się tak jak numer dokumentu, więc łatwo go odnaleźć w skrzynce.

Do faktur i paragonów imiennych program może dołączyć także plik XML oraz plik Excel (xlsx). Dzięki nim odbiorcy mogą automatycznie importować dokumenty do swoich systemów, bez przepisywania pozycji. Korekty faktur i zwroty są wysyłane jako PDF.

Dla plików XML udostępniamy bibliotekę ułatwiającą przygotowanie importu faktur w tym formacie. Biblioteka do wglądu dla programistów znajduje się pod linkiem: preEncje XML.

Szablon maila

Tytuł i treść wiadomości definiujesz sam. Na start wczytujesz jeden z gotowych szablonów, Klasyczny, Biznesowy albo Nowoczesny, i dopasowujesz go do swojej firmy: logo w nagłówku, kolory, podpis. Treść przyjmuje znaczniki HTML, a obok edytora widać podgląd wiadomości na żywo, więc od razu wiesz, co zobaczy klient.

W szablonie masz znaczniki, które przy wysyłce wypełniają się danymi z dokumentu: numer dokumentu, wartość, uwagi, numer realizowanego zamówienia oraz adres dostawy. Kliknięcie znacznika wstawia go do tytułu lub treści. Wiadomość wychodzi jednocześnie w wersji HTML i tekstowej, więc poprawnie wyświetli się w każdym programie pocztowym.

Do wiadomości dołączana jest krótka stopka z informacją, że mail został wysłany automatycznie z programu. Stopkę można wyłączyć* jednym zaznaczeniem w karcie Szablon maila.

*Wyłączenie stopki reklamowej: Wymagane posiadanie pakietu All Inclusive dla GT. Bez pakietu stopka jest dołączana do każdej wiadomości.

Własny szablon z numerem przesyłki i przewoźnikiem z pól własnych dokumentu:

Gotowe szablony Nowoczesny, Biznesowy i Klasyczny. Podgląd pokazuje wiadomość z podstawionymi danymi dokumentu:

Pola własne dokumentu w treści maila: numer przesyłki, zamówienie, termin

Wpisujesz na fakturze numer listu przewozowego, przewoźnika albo termin dostawy w polach własnych Subiekta, a program wstawia te dane do tytułu i treści maila. Klient dostaje w jednej wiadomości fakturę i informację, czym i kiedy jedzie towar, bez osobnego maila od handlowca. W karcie Szablon maila program pokazuje listę pól z Twojej bazy; kliknięcie wstawia znacznik <<PW:Nazwa pola>>. Wartość jest podstawiana osobno dla każdego dokumentu, a puste pole zostaje puste. Działa z polami tekstowymi, liczbowymi, kwotowymi, datami i słownikami.

*Pola własne w szablonie maila: Wymagane posiadanie pakietu All Inclusive dla GT. Bez pakietu znaczniki <<PW:...>> są przy wysyłce pomijane (lista pól w programie jest nieaktywna). Pola własne rozszerzone w samym Subiekcie GT wymagają rozszerzenia InsERT PLUS.

Konto pocztowe

Wysyłka odbywa się z Twojej skrzynki pocztowej, więc klient widzi nadawcę, którego zna. W karcie Konto pocztowe wpisujesz adres, serwer SMTP, port, użytkownika i hasło (zapisywane w postaci zaszyfrowanej) i sprawdzasz je przyciskiem Wyślij testowy mail. Jeśli nie znają Państwo parametrów serwera SMTP, należy skorzystać z pomocy dostawcy poczty lub swojego opiekuna IT.

Opcja Wysyłaj kopię na wysyła kopię każdej wiadomości na wskazany adres, np. do archiwum albo do działu handlowego. Jeśli kontrahent ma w Subiekcie kilka adresów rozdzielonych przecinkiem lub średnikiem, wiadomość trafi na każdy z nich.

Mechanizmy antyspamowe

Masowa wysyłka setek maili naraz to prosta droga do zablokowania konta albo trafienia na czarne listy filtrów antyspamowych. Dlatego program może odczekać losowy czas przed wysłaniem kolejnego maila, np. od 5 do 30 sekund, oraz zrobić dłuższą przerwę po wysłaniu zadanej liczby wiadomości, np. 15 minut po każdych 100 mailach. Dzięki temu dopasujesz wysyłkę do limitów swojego dostawcy poczty i nie ryzykujesz reputacji adresu firmowego.

Gdy serwer poczty przestaje odpowiadać, program po serii nieudanych prób przerywa wysyłkę, zamiast obciążać serwer kolejnymi połączeniami. Pojedynczy odrzucony adres nie zatrzymuje wysyłki pozostałych dokumentów.

Wysyłka automatyczna i ręczna

W zakładce Wysyłka przycisk WYŚLIJ AUTOMATYCZNIE wysyła wszystkie dokumenty pasujące do ustawień profilu, a WYŚLIJ RĘCZNIE WYBRANE po wyborze magazynu otwiera listę dokumentów Subiekta GT, na której zaznaczasz te, które mają wyjść, np. pojedynczą fakturę, o którą właśnie poprosił klient. Raport operacji pokazuje przy każdym dokumencie, czy został wysłany, pominięty (i dlaczego) albo czy wystąpił błąd, a licznik nad paskiem postępu mówi, ile dokumentów już poszło i ile czasu zostało.

W karcie Automat włączasz wysyłkę co zadaną liczbę minut. Automat nie przerywa trwającej wysyłki, odliczanie do kolejnej rusza dopiero po jej zakończeniu. Zminimalizowany program działa dalej jako ikona przy zegarze systemowym i sygnalizuje dymkiem błędy wysyłki.

Praca w tle z Harmonogramu Windows

Program może wysyłać dokumenty np. co noc, bez otwierania okna i bez zalogowanego użytkownika: uruchamiany zadaniem Harmonogramu Windows dla wskazanego profilu, kończy pracę sam. Kreator w karcie Praca w tle wystarczy uruchomić, wskazać profil i godzinę, a zadanie w Harmonogramie założy się samo. Kreator może też zapisać skrót .lnk albo plik .bat. Polecenie nie zawiera haseł, wszystkie dane bierze z profilu.

Po każdym przebiegu administrator dostaje raport e-mail: po każdym uruchomieniu albo tylko wtedy, gdy wystąpiły błędy. Ten sam profil nie wyśle dokumentów dwa razy: gdy poprzednie uruchomienie jeszcze trwa, kolejne jest pomijane. Jeśli Subiekt GT nie wystartuje albo przetwarzanie dokumentu się zawiesi, program sam kończy pracę i zgłasza to w raporcie. Rano wiesz, co poszło, a nie musisz nawet włączać komputera.

*Praca w tle z Harmonogramu Windows: Wymagane posiadanie pakietu All Inclusive dla GT. Bez pakietu uruchomienie z Harmonogramu kończy się wpisem w logu i raportem o braku pakietu, a dokumenty nie są wysyłane; wysyłka z okna programu (ręczna i automatyczna co zadany czas) działa z samą licencją programu.

Konfiguracja Subiekta

Program musi wiedzieć, na jaki adres wysłać dokument. Adres pobierany jest z danych kontrahenta w Subiekcie GT: zakładka Podstawowe, pole E-mail. Dokument kontrahenta bez adresu e-mail nie zostanie wysłany, a raport operacji to pokaże.

Dla faktur i ich korekt można wymusić sprawdzanie, czy kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. W Subiekcie służy do tego pole w zakładce Inne o nazwie Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, od dnia.

Czy program ma brać ten parametr pod uwagę, decydujesz sam: opcja Wysyłaj tylko tym, którzy mają zaznaczoną zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną jest w karcie Automat. Faktura kontrahenta bez zgody jest pomijana z odpowiednim wpisem w raporcie.

Zapisywanie informacji o wysyłce: bez powtórnych maili

Żeby ten sam dokument nie trafił do odbiorcy drugi raz, program po udanej wysyłce zapisuje datę i godzinę wysyłki w polu własnym rozszerzonym dokumentu, a opcja Pomijaj wcześniej wysłane (domyślnie włączona) pomija takie dokumenty przy kolejnych wysyłkach, także po wysyłce przerwanej w połowie. Zapis działa również na fakturach już zarejestrowanych w KSeF. Datę wysyłki widzisz potem na dokumencie w Subiekcie.

Do działania tej funkcji konieczne jest rozszerzenie InsERT niebieski, zielony lub czerwony PLUS, bo tylko z nim można tworzyć rozszerzone pola własne dokumentów. Pole musi nazywać się A_DataWysylki i być typu Data. Dodajesz je w Subiekcie GT (Parametry, Pola własne) osobno do każdego wysyłanego typu dokumentu: faktury sprzedaży i paragonu imiennego, a jeśli je wysyłasz, także faktury detalicznej, zaliczkowej, korekty faktury i zwrotu.

Program sam sprawdza, czy pole istnieje: ekran START pokazuje status Pola własne daty wysyłki w Subiekcie GT, a w zakładce Wysyłka pojawia się ostrzeżenie z listą typów dokumentów, którym brakuje pola, i instrukcją jego dodania. Bez pola dokumenty są wysyłane, ale program nie zapamięta, że poszły, i przy następnym uruchomieniu trafią do kontrahenta ponownie.

Przejście z wersji 1.x

Masz wersję 1.x? Wersja 2 instaluje się obok niej jako osobny program, więc nic nie przestaje działać w trakcie przejścia. Przy pierwszym uruchomieniu program sam przenosi ustawienia z wersji 1.x do profilu Z wersji 1.x: dobór dokumentów, konto pocztowe razem z hasłem, szablon maila, przerwy antyspamowe, opcję Pomijaj wcześniej wysłane i zgodę na e-faktury. Na ekranie START uzupełniasz tylko połączenie z bazą, podmiot i operatora oraz NIP i klucz licencji. Klucz z wersji 1.x działa w wersji 2 bez zmian, nie kupujesz nowej licencji.

Okno przejścia prowadzi przez cztery kroki: uzupełnienie ekranu START, wysyłkę próbną, wyłączenie wysyłki automatycznej w wersji 1.x (inaczej oba programy wyślą te same dokumenty) i odinstalowanie wersji 1.x, gdy wersja 2 działa poprawnie. Pole A_DataWysylki jest wspólne dla obu wersji, więc dokumenty wysłane przez wersję 1.x nie pójdą ponownie.