Subiekt GT - Automatyczne rozsyłanie dokumentów na maila

Rozszerzenie pozwalające na automatyczne wysyłanie faktur i paragonów na adres e-mail klienta wystawionych w systemie Subiekt GT. Dzięki niemu zautomatyzujemy proces rozsyłania dokumentów w postaci elektronicznej. Z pomocą programu faktury oraz paragony imienne mogą wysyłać się automatycznie do klientów, bez potrzeby ręcznego wybierania ich z poziomu systemu.

Program generuje automatycznie wydruki dokumentów sprzedaży w formacie PDF (ale też w XML i Excel) i załącza je do maila wysyłanego do klienta. Są to te same wydruki, które generujemy ręcznie z poziomu Subiekta do pliku PDF lub wysyłając je na drukarkę.

Treść maila oraz tytuł może być redagowana przez użytkownika i obsługuje tagi HTML, dzięki czemu możemy przystosować zawartość maila do własnych potrzeb.

Wybierz które dokumenty mają się wysyłać

W ustawieniach programu definiujemy parametry określające rozpoznawanie dokumentów, które mają być wysyłane. Możemy ustawić, aby były wysyłane np. tylko z wybranego magazynu, albo jedynie te, które mają ustawioną wybraną kategorię. Oprócz tego ustawiamy zakres dat - np. tylko te z ostatnich 3 dni, albo tylko z bieżącego miesiąca.

Dokumenty jako załączniki

Aplikacja może automatycznie generować pliki PDF, XML oraz Excel. W przypadku plików PDF są to wydruki generowane przez Subiekta GT, tylko w sposób masowy. Mamy możliwość wybrania który wzorzec ma zostać użyty do wygenerowania pliku PDF, albo skorzystać z domyślnych ustawień - wtedy to mechanizmy Subiekta dobierają odpowiedni wzorzec.

Oprócz plików PDF generowanych przez Subiekta program ma też możliwość załączania pliku XML służącego do wymiany informacji oraz pliku Excel (xlsx). To może umożliwić naszym odbiorcom automatyczne importowanie takich faktur do swoich systemów.

W przypadku importowania plików XML udostępniliśmy specjalną biblioteczkę ułatwiającą tworzenie rozwiązań, które importują faktury w tym formacie. Biblioteczka do pobrania do wglądu dla programistów znajduje się pod linkiem: perEncje XML Dzięki temu wielu Państwa odbiorców będzie w stanie szybko utworzyć specjalne rozwiązanie, które pozwoli zaciągać te faktury do ich systemu.

Szablon maila

W programie możemy sami zdefiniować treść maila wysyłanego do klientów. Dzięki temu możemy dostosować formę maila oraz tytuł w zależności od preferencji i potrzeb.

W szablonie dostępne są także specjalne znaczniki, które podczas budowy treści maila wypełniane są danymi z dokumentu. Zatem każdy mail może zawierać np. adres dostawy, czy numer dokumentu i jego wartość. Klikając w odpowiedni znacznik w kolorze niebieskim w oknie programu możemy przenieść go do redagowanej treści maila lub jego tytułu. Jeśli chodzi o treść maila, to przyjmuje on także standardowe znaczniki HTML.

Ustawienia poczty

Wysyłka maili odbywa się przy wykorzystaniu własnej skrzynki pocztowej. Jeśli nie znają Państwo parametrów do serwera SMTP, to należy skorzystać z pomocy dostawcy serwera poczty elektronicznej lub poprosić o skonfigurowanie tych parametrów swojego opiekuna IT.

Program wyposażony został także w funkcjonalność antyspamu. Wysyłąjąc masowo wielką ilość maili narażmy się na zbanowanie konta lub trafienie na czarne listy różnych blokach antyspamowych. Dlatego program został wyposażony w specjalny mechanizm, który może opóźniać wysyłkę kolejnego maila o losowy czas. Czyli konfigurujemy, że odstęp między wysyłką kolejnych maili ma wynosić np. między 5 a 30 sekund i wtedy po każdej wysyłce program czeka losową ilość sekund z podanego zakresu od-do.

Dodatkowo istnieje drugi mechanizm, który wymusza pauzę w wysyłaniu kolejnych maili. Sami możemy wtedy zdefiniować na jaki czas program ma wstrzymać wysyłkę kolejnych maili po osiągnięciu zdefiniowanego limitu. Czyli np. aby po wysłaniu 100 wiadomości odczekał 15 minut.

Dzięki tym mechanizmom zmniejszamy szansę, że nasz adres mailowy trafi na czarne listy, a także możemy dostosować wysyłkę do ograniczeń dostawy usługi hostingu serwera.

Konfiguracja Subiekta

Aby wysyłka maila była możliwa, to w przede wszystkim program musi wiedzieć na jaki adres e-mail wysłać dokument. Adres ten pobierany jest z danych kontrahenta w Subiekcie, a dokładniej - zakładka Podstawowe i pole o nazwie E-mail.

W przypadku faktur sprzedaży dostępna jest też w module opcja, która wymusza sprawdzanie, czy kontrahent w Subiekcie ma włączoną zgodę na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej. W Subiekcie służy do tego pole w zakładce Inne o nazwie Zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, od dnia.

W naszej aplikacji istnieje opcja, która może ten parametr brać pod uwagę lub nie - decyzja zależy od użytkownika. Parametr ten zaznaczamy w głównym oknie programu, w pierwszej zakładce Wysyłaj tylko tymn, którzy mają zaznaczoną zgodnę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

Zapisywanie informacji o wysyłce maila

Aby zapobiedz powtórnej wysyłce maili odbiorcom program został wyposażony w funkcję zapisywania informacji o wysłanym mailu z dokumentem. Do poprawnego działania tej funkcji konieczne jest posiadania rozszerzenia InsERT niebieski, zielony lub czerwony PLUS. Wynika to z faktu, że tylko mając wykupione rozszerzenie InsERT PLUS możemy tworzyć rozszerzone pola własne do dokumentów, a taka informacja jest zapisywana właśnie w specjalnie utworzonym polu własnym rozszerzonym.

Pole własne rozszerzone musi nazywać się A_DataWysylki i być typu Data. Wtedy po poprawnej wysyłce maila program zapisze informację z dokładną datą i godziną wysyłki maila do klienta. Do każego typu dokumentu, czyli w tym wypadku faktury sprzedaży i paragonów imienny musimy dodać osobno to pole.

Poniżej screen przedstawiający konfigurację pola własnego w fakturach sprzedaży:

Jak powstają wydruki faktury i paragonu?

Wydruki w PDF, to dokumenty generowane przy użyciu mechanizmów Subiektowych. Program nie tworzy własnych wydruków dokumentu, korzysta przy tym z funkcji dostępnych przy użyciu Sfery dla Subiekta GT.

Praca w tle

Aplikacja jest wyposażona w timer, który automatycznie co zadany czas podejmuje próbę wysyłki kolejnych maili. Program możemy zminimalizować do paska zadań systemu Windows.

Pobierz program

Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”.

Wersja 1.0.1:

ikona pobierania

Odnośnik do repozytorium dla programistów, wspomagającego odczytywanie plików XML wysyłanych przez program do kontrahentów w technologi .NET -  preEncje.net

Lista zmian

Wersja 1.0.1
  • Poprawienie błędu odczytu ustawień typów załączników w zależności czy był to dokument faktury, czy paragonu.
  • Poprawienie błędu nie brania pod uwagę niewysłanych wiadomości w mechaniźmie do zarządzania częstotliwością wysyłki maili.
  • Dodanie znacznika z numerem realizowanego ZK w szablonie maila.

Możliwości

  • Automatyczne rozsyłanie maili do klientów z fakturami w PDF, XML i Excel
  • Masowa wysyłka faktur utworzonych w Subiekcie GT do klientów
  • Wysyłanie faktur sprzedaży w pliku XML potencjalnie umożliwiającym późniejsze zaczytanie jej do systemu kontrahenta
  • Możliwość definiowania treści maila
  • Branie pod uwagę zgody kontrahenta na wysyłkę e-faktur
  • Praca w tle
  • Generowanie dokumentów do pliku PDF identycznie jak ręcznie z poziomu Subiekta GT, tylko w sposób masowy
  • Wbudowane mechanizmy antyspamowe zmniejszające prawdopodobieństwo zbanowania naszego adresu e-mail
  • Zapisywanie informacji o wysłanym mailu w polu własnym dokumentu (konieczne posiadanie InsERT niebieski/zielony/czerwony PLUS)

Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!

Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić formularz i opłacić licencję przez PayU.

System automatycznie prześle klucz do programu na adres e-mail w kilka minut.

Ponad

Klientów

Sprzedanych Licencji

Ponad

Uruchomień Dziennie

Tylko

by otrzymać klucz

Nazwa
Opis
Cena
Subiekt GT - Automatyczne rozsyłanie dokumentów
okno główne dodatku Subiekt GT - rozsyłanie dokumentów e-mail
Program dla Subiekta GT pozwalający na automatyczne rozsyłanie na e-mail faktur sprzedaży i paragonów imiennych kontrahentom.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna - klucze wysyłane na adres e-mail.

Na 12 miesięcy

299 zł netto

W pakiecie taniej:

Dostęp do wszystkich* modułów na 12 miesięcy dla Subiekta GT.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna - uniwersalny klucz wysyłany na adres e-mail.

*Moduły dedykowane i pisane na zamówienie oraz eLinker nie wchodzą w skład pakietu.

12 miesięcy:


65 zł netto miesięcznie

Wymagania

  • Subiekt GT w wersji od 1.72
  • Aktywna Sfera dla Subiekta GT (wymagana do generowania plików PDF)
  • .NET Framework 4.7.2 lub nowszy
  • Windows 10 (wersja 1803) lub nowszy
  • niebieski/czerwony/zielony PLUS - jeżeli ma działać opcja pomijania wcześniej wysyłanych dokumentów
  • Własna skrzynka pocztowa
  • Stały dostęp do internetu

FAQ

  • Czy Państwa program potrzebuje aktywnej Sfery?

    Tak. Sfera gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. Sferę dla Subiekta GT można aktywować na 15 testowych dni, na każdym podmiocie, więc jeżeli operacje mają charakter jednorazowy, to nie trzeba kupować sfery.

  • Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?

    Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek Sfera, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.

  • Na ile jest licencja?

    W przypadku tego rozwiązania dostępna jest licencja roczna, czyli co roku można odnowić subskrypcję licencji na program.

  • Czy tym modułem można automatycznie rozsyłać faktury na maila?

    Tak. Aplikacja w sposób masowy generuje maile i załącza do nich pliki w wybranych formatach (czyli z reguły wydruk w PDF), a następnie wysyła na ades e-mail, który widnieje w danych kontrahenta w Subiekcie GT.

  • Czy wysyłka następuje z własnej skrzynki mailowej?

    Tak. Należy wpisać dane do połączenia z serwerem SMTP służącym do wysyłania poczty elektronicznej.

  • Nie znam danych do swojej skrzynki, co mam zrobić?

    Należy skontaktować się z operatorem poczty e-mail lub skorzystać z pomocy swojego informatyka, który być może pomógł utowrzyć konto pocztowe.

  • Podczas próby wysyłki testowego maila dostaję błąd

    Wszystko zależy od treści maila, ale z reguły oznacza, że wprowadzone dane są nieprawidłowe. Może też się zdarzyć tak, że operator serwera SMTP nie zezwala na tego typu zdalne połączenie ze skrzynką e-mail i wysyłka przy użyciu tego konta pocztowego nie będzie możliwa.

  • Program zaczął w logach zwracać błędy, że nie udało się wysłać maila

    Należy zapoznać się z dokładną treścią błędu. Być może włączyły się mechanizmy antyspamowe lub inne zabezpieczenia dla tego konta pocztowego. W celu wyjaśnienia sytuacji należy podesłać treść komunikatu swojemu dostawcy poczty e-mail.