KSeF - Krajowy System e-Faktur

Stan na dzień 20.11.2025

Dla kogo i od kiedy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, w formacie XML.

W 2026 r. e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla większości firm:

od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (przychody > 200 mln zł w 2024)
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem przedsiębiorstw o obrotach nie przekraczających 10 000 zł miesięcznie).
od 1 stycznia 2027 r. dla mikrofirm (jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.).

Głównym celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatku VAT i osiągnięcie pełnej cyfryzacji dokumentacji podatkowej.

Ogólne wymogi

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy, niezależnie od ich obrotu i obowiązującej dla nich daty wystawiania e-Faktur, muszą odbierać faktury za pośrednictwem KSeF .
Dotyczy to także jednostek sektora publicznego, a nawet MŚP zwolnione tymczasowo z konieczności przystosowania systemów do wysyłki , muszą dysponować sprawnym systemem do integracji z KSeF w zakresie faktur zakupowych już w lutym 2026 r.

Z obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF wyłączone są podmioty zagraniczne które:

Nie mają ani głównej siedziby, ani stałej placówki prowadzenia działalności na obszarze Polski.
Posiadają siedzibę główną poza granicami kraju, lecz ma stałą placówkę (stałe miejsce prowadzenia działalności) na terenie Polski. Jednakże ta stała placówka nie jest zaangażowana w realizację dostawy towarów lub świadczenie usług, które są przedmiotem danej faktury.

Najbardziej fundamentalnym wymogiem technicznym KSeF jest konieczność wystawiania faktur w formacie zgodnym ze ściśle określoną strukturą logiczną - schemat FA(3). Dzieli ona pola danych na trzy kategorie, które determinują warunki przyjęcia faktury do systemu:

Pola Obligatoryjne (Krytyczne): Dane, których wypełnienie jest konieczne dla prawidłowego wystawienia i przyjęcia faktury przez KSeF. Kluczowym wymogiem formalnym jest podanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy . Brak NIP sprzedawcy uniemożliwia przyjęcie faktury w systemie. Obowiązkowe jest również pole P_15, czyli kwota należności ogółem.
Pola Opcjonalne: Dane, których wypełnienie jest wymagane tylko w określonych przypadkach, zgodnie z ustawowymi przesłankami. Przykładem są pola P_14, określające Kwotę podatku od sumy wartości netto, które należy wskazać w walucie faktury.
Pola Fakultatywne: Dane, które nie są wymagane ani dla poprawności technicznej faktury, ani ze względu na przepisy VAT (np. podanie kodu PKWiU).

Dla każdej faktury prawidłowo przyjętej do systemu KSeF generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
UPO zawiera numer KSeF oraz datę przyjęcia dokumentu. Data przyjęcia w systemie jest automatycznie uznawana za datę otrzymania faktury przez nabywcę , co ma fundamentalne znaczenie dla określania terminów rozliczeń VAT i innych obowiązków podatkowych.

Autoryzacja dostępu do KSeF

Zapewnienie bezpiecznego i autoryzowanego dostępu do KSeF jest wymogiem wstępnym do korzystania z systemu, zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania faktur.
System przewiduje kilka metod potwierdzania tożsamości użytkownika:

Kwalifikowany Podpis Elektroniczny(dla osób fizycznych) / Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna(dla podmiotów): Jest to metoda rekomendowana, zwłaszcza dla automatycznych integracji typu system-do-systemu (API), gdzie Pieczęć Kwalifikowana może służyć do wygenerowania długoterminowego tokena autoryzacyjnego.
Profil Zaufany / Aplikacja mObywatel(dla osób fizycznych): Umożliwiają one logowanie do e-Urzędu Skarbowego i korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów.
Certyfikat KSeF: Specjalny certyfikat (Typu 2) jest wymagany m.in. do generowania drugiego kodu QR w trybie offline24 i będzie stopniowo zastępował tokeny.
Zgłoszenie Unikalnych Danych Podpisu: Podatnicy mogą zgłosić dane unikalne własnego podpisu/pieczęci przez formularz ZAW-FA, bez konieczności nadawania uprawnień innej osobie fizycznej. Zgłoszenie to wypełnia się w części D zawiadomienia ZAW-FA.

Biura rachunkowe muszą uzyskać formalne uprawnienia (ZAW-FA) do operowania na fakturach klientów. Dla klientów, którzy nie posiadają własnego oprogramowania ERP, wymogiem staje się integracja API przez biuro rachunkowe, pozwalająca na korzystanie z rozwiązań typu Pulpit Klienta Biura Rachunkowego do wysyłki faktur, co upraszcza i przyspiesza ewidencję i księgowanie.

Procedury Awaryjne Systemu KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF wymaga od podatników wdrożenia procedur awaryjnych, które zapewniają ciągłość fakturowania w przypadku niedostępności systemu lub awarii własnej infrastruktury IT.

Tryb Online: Wymaga natychmiastowej wysyłki faktury do KSeF. Aby uznać fakturę za wystawioną w trybie online, data w polu P_ 1 musi być taka sama jak data przesłania faktury do KSeF. Jeśli wystawiona faktura zostanie wysłana następnego dnia system uzna ją za wystawioną w trybie offline24.
Tryb Offline24: Tryb umożliwiający kontynuację pracy w przypadku wewnętrznych problemów technicznych podatnika(np. w sytuacji problemów z internetem). Faktury wystawione w tym trybie muszą być przesłane do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po ich wystawieniu.
Tryb Offline: Następuje gdy Ministerstwo Finansów przeprowadza prace serwisowe co uniemożliwia działanie systemu. Faktury można wystawić offline i przesłać je do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
Tryb awaryjny: Można z niego skorzystać gdy w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym ogłoszony zostanie komunikat o awarii KSeF . W tym przypadku fakturę należy wystawić offline i przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Kody QR

Jeden kod QRjest wymagany na fakturze w momencie gdy została wystawiona w trybie online i przekazana poza systemem KSeF, np. w formie wydruku lub PDF, a także gdy fakturę wystawiono w trybie offline/awaryjnym , została przesłana do KSeF i posiada nadany numer identyfikacyjny.

Dwa kody QR muszą znaleźć się na wizualizacji faktury, gdy została wystawiona w trybie offline (w sytuacji niedostępności KSeF, w trybie offline24 lub awaryjnym) i jest przekazywana nabywcy poza KSeF, ZANIM zostanie przesłana do systemu.

Pierwszy kod ma oznaczenie "OFFLINE" i zapewnia dostęp do danych faktury i weryfikację. Drugi kod z opisem "CERTYFIKAT" służy do potwierdzenia autentyczności i integralności dokumentu oraz weryfikacji certyfikatu wystawcy.

Terminy na dosłanie faktury różnią się w zależności od przyczyny i charakteru awarii:

Awaria Systemu (Komunikowana na BIP MF): Obejmuje nieplanowane, zidentyfikowane usterki systemu KSeF. W tym przypadku podatnik ma 7 dni na przesłanie faktur od momentu ustania awarii.
Niedostępność KSeF (Prace Serwisowe): Krótkotrwałe, planowane lub nieplanowane problemy techniczne niezwiązane z awarią całkowitą. Faktura musi trafić do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od przywrócenia działania systemu.
Awaria po Stronie Podatnika: Dotyczy problemów z infrastrukturą IT podatnika lub braku dostępu do Internetu. Obowiązuje identyczny, krótki termin: faktura musi być dosłana najpóźniej w ciągu 1 dnia roboczego po ustaniu przeszkody.
Awaria Całkowita (Nadzwyczajna): Scenariusz skrajny (np. zagrożenie bezpieczeństwa kraju). Komunikaty o tej awarii są przekazywane poprzez środki społecznego przekazu. Tylko w tym trybie dopuszcza się wystawianie faktur papierowych, a podatnik jest zwolniony z późniejszego obowiązku przesyłania ich do systemu.

Trwałe Wyłączenia Zobowiązania

Obowiązek e-fakturowania dotyczy wyłącznie transakcji B2B i transakcji dla JST. Dokumenty trwale wyłączone z obowiązku KSeF obejmują:

Faktury Konsumenckie (B2C): Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jest dobrowolne zarówno przed, jak i po 1 lutego 2026 r..
Faktury Pro Forma: Dokumenty te, nie będące fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, są wyłączone z systemu.
Procedury Specjalne: Faktury wystawiane w ramach unijnych procedur OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop) są wyłączone z KSeF.
Bilety Transportowe: Dokumenty uznawane za faktury (np. bilety kolejowe, komunikacji miejskiej, czy za przejazd autostradą) pozostają wyłączone z obowiązku wystawiania ich jako e-faktury w KSeF.

Czasowe Wyłączenia (Okres Przejściowy do 31.12.2026 r.)

W celu ułatwienia adaptacji, do końca 2026 r. wprowadzono istotne uproszczenia operacyjne.

Paragony z NIP (Faktury Uproszczone): Możliwość uznawania paragonów z NIP nabywcy (do 450 zł) za faktury uproszczone jest zachowana do 31 grudnia 2026 r. Faktury te są tymczasowo wyłączone z obowiązku KSeF.
Faktury z Kas Rejestrujących: Do końca 2026 r. zachowana zostanie możliwość wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. funkcjonalność ta ma zostać zniesiona, a sprzedaż będzie mogła być dokumentowana wyłącznie paragonem.
Limit Niskiej Wartości Sprzedaży: Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), jeżeli suma sprzedaży (wraz z VAT) na takich fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Kary

Kary będą nakładane za następujące naruszenia :

Brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
Wystawienie w trybie offline lub w związku z awarią KSeF faktury niezgodnej ze wzorem struktury logicznej (błędny format XML).
Nieprzesłanie do KSeF faktury offline lub faktur wystawionych w okresie awarii w terminach wynikających z przepisów (np. 1 dzień roboczy lub 7 dni).

Kary mogą sięgać do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, jeśli faktura z podatkiem nie zostanie przesłana w terminie, lub do 18,7% całkowitej kwoty należności.

Archiwizacja

Jedną z korzyści wynikających z obligatoryjnego KSeF jest przejęcie przez system obowiązku długoterminowej archiwizacji. KSeF zapewnia przechowywanie faktur elektronicznych przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. Podatnik zachowuje możliwość dostępu i pobierania faktur w formacie XML (ustrukturyzowana) lub PDF (wersja poglądowa) przez cały ten okres.

Różnice między KSeF

Obszar Zmiany	KSeF 1.0 (Fakultatywny)	KSeF 2.0 (Obowiązkowy)
Harmonogram Wdrożenia	Dobrowolne korzystanie.	Dwuetapowy obowiązek wystawiania: 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy, obrót > 200 mln zł), 1 kwietnia 2026 r. (pozostali z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw).
Obowiązek Odbierania	Brak powszechnego obowiązku.	Powszechny obowiązek odbioru dla wszystkich podatników (w tym MŚP i jednostek publicznych) już od 1 lutego 2026 r..
Niekompatybilność API	Dotychczasowe API KSeF 1.0.	API 1.0 jest niekompatybilne z API 2.0. Wymagana jest pełna re-integracja (np. na bazie Open API/JSON).
Struktura Faktury	Wzór FA(2).	Docelowy wzór FA(3) (od 1 lutego 2026 r.).Wprowadzono m.in. nowe pola adresowe (AdresL1/L2), identyfikator jednostki wewnętrznej nabywcy (TNIPIdWew) oraz możliwość określenia terminu płatności w formie opisowej .
Uwierzytelnianie	Uwierzytelnienie za pomocą tradycyjnych metod.	Wprowadzenie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) (uruchomiony 1 listopada 2025 r.). Certyfikaty KSeF są niezbędne do uwierzytelniania w systemie i trybie offline.
Tryby Awaryjne	Ograniczone i niejasne procedury.	Formalny system trybów awaryjnych (np. Offline24, Tryb Awaryjny). Faktury wystawiane offline wymagają dwóch kodów QR.
Załączniki	Brak możliwości.	Od 1 lutego 2026 r. załączniki są dozwolone, ale tylko w formie tekstowej. Dostęp do funkcji przesyłania załączników do KSeF nie jest domyślny w API. Aby z niej skorzystać, podatnik musi najpierw przesłać i uzyskać akceptację zgłoszenia w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem.
Transakcje B2C	Dobrowolne.	Dobrowolne wystawianie faktur B2C (dla konsumentów) pozostaje bez zmian.

Czy Subiekt GT jest gotowy na KSeF?

Subiekt GT umożliwia obsługę KSeF od wersji 1.85. Aby go aktywować należy przejść do modułu „Administracja”i wybrać „Parametry”. Następnie na liście wybrać „Laboratorium”gdzie włączamy funkcję„KSeF”,klikamy OK i uruchomiamy ponownie program.
Do Subiekta GT wprowadzono m.in. Rozróżnienie faktur sprzedaży na fakturę do KSeF oraz fakturę tradycyjną. W komponentach dokumentów zawsze dostępny jest podgląd formy faktury, a także jej bieżący status wysyłki oraz przypisany numer KSeF.
Użytkownik ma możliwość skonfigurowania sposobu przesyłania e-Faktur. Dokumenty mogą być wysyłane automatycznie – bezpośrednio po ich zapisaniu – albo ręcznie, z wykorzystaniem dedykowanych operacji, a każda faktura podlega weryfikacji zgodności z aktualnie obowiązującą strukturą logiczną (schemą) faktury ustrukturyzowanej, zanim zostanie wysłana.
System zapewnia obsługę pobierania e-Faktur zakupowych. Proces ten może być inicjowany ręcznie w dowolnie wybranym momencie lub odbywać się automatycznie, w ustalonym trybie cyklicznym, który samodzielnie monitoruje i weryfikuje dostępność nowych dokumentów. Dodatkowo po pobraniu e-Faktury można automatycznie przekształcić ją w fakturę zakupu/zbiorczą fakturę zakupu.

Czy Subiekt nexo jest gotowy na KSeF?

Subiekt nexo umożliwia obsługę KSeF od wersji 57.0.0.

Subiekt nexo/nexo PRO udostępnia możliwość aktywowania obsługi KSeF w Laboratorium. Aby to zrobić, należy przejść do modułu Laboratorium, wyrazić zgodę na regulamin i aktywować Krajowy System e-Faktur.

Nexo obsługuje następujące dokumenty(i ich korekty): faktury sprzedaży (także do paragonu), faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe), faktury uproszczone, faktury marża. Wysyłce nie podlegają inne rodzaje dokumentów , tzn: noty korygujące, paragony, paragony imienne, faktury RR.

Subiekt nexo/nexo PRO ma dwa tryby wysyłki: ręczną oraz automatyczną od razu po zapisaniu dokumentu. Moduł wysyłka umożliwia zweryfikowanie przed wygenerowaniem dokumentu czy został on poprawnie zapisany. e-Faktury można także podejrzeć przed wysyłką aby nanieść na dokument ewentualne poprawki.

E-faktury pobrane z KSeF można odbierać i zarządzać nimi bezpośrednio w module Odbiór, który znajduje się w węźle Krajowy System e-Faktur. Oferuje on wygodny panel do zarządzania odebranymi fakturami ustrukturyzowanymi. Dokumenty w nim są automatycznie sortowane do następujących kategorii:

Do przetworzenia: Faktury pobrane z KSeF, gotowe do utworzenia dokumentu w Subiekcie, ale jeszcze nieprzetworzone.
Przetworzone: E-Faktury, na podstawie których utworzono już dokumenty w Subiekcie.
Nie podlega: E-Faktury pobrane z KSeF, które zostały oznaczone jako nieprzeznaczone do dalszego przetwarzania.
Wszystkie dokumenty: Kompletny widok wszystkich e-Faktur (zarówno wygenerowanych, jak i odebranych) utworzonych w Subiekcie nexo, niezależnie od statusu czy poprawności.

Tabela porównawcza Subiekta GT i Subiekta nexo

Aspekt	Subiekt nexo	Subiekt GT
Wysyłka e-faktur	Automatyczna (bezpośrednio po zapisie) oraz ręczna( po wygenerowaniu e-Faktury)	Automatyczna ( Automatycznie bez zatwierdzenia lub Po zatwierdzeniu) oraz ręczna(z modułu Faktury sprzedaży)
Odbiór e-faktur	Ręczny (moduł Krajowy System e-Faktur – Odbiór) oraz automatyczny(w module Automatyzacja lub przez cykliczne pobieranie e-Faktury	Moduł *Zakup → e-Faktury.*Automatyczny odbiór faktur jest dostępny po każdym uruchomieniu Subiekta lub co określoną liczbę minut.
UPO (poświadczenia)	Możliwość automatycznego i cyklincznego pobierania UPO (Konfiguracja – Parametry KSeF →parametr „Automatycznie pobieraj UPO”).	Pobranie UPO ręczne z poziomu faktury sprzedaży (menu e-Faktury – Pobierz UPO).
Automatyzacja procesów	Zaawansowana: Pobieranie dokumentów i UPO. Wysyłanie dokumentów, sprawdzanie statusów dokumentów przesłanych do KSeF, sprawdzanie zgodności ze schematem KSeF, generowanie e-Faktur.	Podstawowa: automatyczne wysłanie/odbiór e-faktur po zapisie dokumentu.
Interfejs użytkownika	Nowoczesny, webowy interfejs nexo. Wydzielona sekcja KSeF (wysyłka, odbiór) z panelem zarządzania e-fakturami.	Klasyczny interfejs GT. Moduł e-Faktury z podglądem dokumentu. Nowe funkcje (np. mapowanie j.m. pod kątem ksef).
Wersja programu	Obsługa KSeF od wersji 57.0.0 nexo. Aktywacja w Laboratorium z wyborem bramki (wirtualna/produkcyjna).	Obsługa KSeF od wersji 1.85 GT w module e-Faktury(KSeF).
Licencje/dodatki	Oprócz Abonamentu do obsługi KSeF po 31 marca 2026 konieczne będą InsPunkty, umożliwiające odbieranie i wysyłanie e-faktur do systemu. Za każdą zrealizowaną operację system pobierze 1 Ins punkt za wysyłkę lub odbiór e-faktury.
Stabilność działania	Chmurowy model nexo zwykle zapewnia szybkie poprawki i stabilność działania modułu KSeF.	Stabilny system lokalny; wymaga samodzielnych aktualizacji.

FAQ (Pytania i Odpowiedzi)

1. Dla kogo KSeF jest obowiązkowy i od kiedy?

Obowiązek dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT, z podziałem na etapy:

Od 1 lutego 2026 r. dla firm, których wartość sprzedaży (brutto) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw (dla nich KSeF staje się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r.)

2. Czy musimy wysyłać faktury B2C przez KSeF?

Nie. Wystawianie faktur na rzecz osób prywatnych (B2C) jest trwale dobrowolne.

3. Czy wszystkie dokumenty są objęte KSeF?

Nie. Trwałe wyłączenia dotyczą m.in. faktur B2C, faktur dokumentujących przejazdy autostradą oraz biletów przejazdowych. Ponadto, do 31 grudnia 2026 r. obowiązują wyłączenia czasowe dla faktur o wartości miesięcznej do 10 000 PLN oraz faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP (faktur uproszczonych).

4. Co grozi za niewystawienie faktury w KSeF?

Kara może wynieść do 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza systemem KSeF.

5. Jak autoryzować biuro rachunkowe lub partnera outsourcingowego?

Wskazanie osoby uprawnionej (pracownika lub podmiotu zewnętrznego) do działania w imieniu firmy wymaga złożenia formularza ZAW-FA.

6. Co zrobić, jeśli system KSeF nie działa?

W przypadku gdy system nie działa bo prowadzone są prace serwisowe faktury należy wystawić offline i koniecznie dosłać je do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
Jeśli natomiast w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury ogłoszona zostanie awaria KSeF - fakturę wystawiamy offline. Na dosłanie jej mamy 7 dni od momentu zakończenia awarii.

7. Jakie korzyści przynosi KSeF w zakresie faktur korygujących?

KSeF pozwala sprzedającemu na obniżenie podatku należnego w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystawiono fakturę korygującą, dzięki automatycznemu uzyskaniu przez system informacji o odbiorze. Eliminuje to potrzebę uzyskiwania zewnętrznego potwierdzenia odbioru korekty.

8. Czy programy Subiekt GT i Subiekt nexo są gotowe na KSeF?

Tak - oba systemy wspierają obsługę KSeF, jednakże system nexo w porównaniu z Subiektem GT umożliwia większą automatyzację procesów.