Monitor płatności do Subiekta nexo PRO - automatyczne przypomnienia i wezwania do zapłaty
Program Subiekt nexo PRO - Monitor płatności służy do automatycznego przypominania kontrahentom o płatnościach oraz do zbiorczej wysyłki wezwań do zapłaty z systemu InsERT - Subiekt nexo PRO. Moduł codziennie sprawdza nierozliczone należności w bazie podmiotu i wysyła kontrahentom wiadomości e-mail: uprzejme przypomnienie przed terminem płatności, a po jego upływie wezwanie do zapłaty i ponaglenie.
Do każdej wiadomości dołączany jest plik PDF z fakturą, której ona dotyczy. Odbiorca nie musi szukać dokumentu ani prosić o duplikat - wystarczy, że zapłaci.
Jeżeli nie mają Państwo czasu na śledzenie wpłat, telefony i wysyłanie ponagleń, to zajmie się tym program. Windykacja miękka, na którą w mniejszej firmie zwykle nie starcza rąk, wykonywana jest wtedy codziennie o tej samej porze, bez udziału pracownika i bez otwierania programu.
Zatory płatnicze potrafią zatopić zdrową firmę
Najczęstszą przyczyną kłopotów mikro, małych i średnich firm nie jest brak zamówień, tylko pieniądze, które są na papierze, a nie na koncie. Sprzedaż idzie, faktury są wystawione, a firma kredytuje swoich odbiorców z własnej kieszeni - pensje, ZUS, VAT i zobowiązania wobec dostawców trzeba uregulować w terminie także wtedy, gdy kontrahent zapłaci dopiero w przyszłym miesiącu.
Opóźnienia rosną przede wszystkim tam, gdzie nikt ich nie pilnuje. Odbiorca, który wie, że po terminie zawsze otrzyma przypomnienie, płaci szybciej niż ten, do którego przez dwa miesiące nikt się nie odezwał. Monitor płatności sprawia, że przypomnienie przychodzi zawsze, punktualnie i w jednakowej formie dla wszystkich kontrahentów.
Program może zwrócić się w jeden dzień
Wystarczy jedna zaległa faktura odzyskana szybciej, aby moduł zarobił na siebie z nawiązką - często już pierwszego dnia pracy. Przy fakturze na kilka tysięcy złotych jedna wpłata, która trafia na konto po przypomnieniu, zamiast dwa miesiące później, pokrywa koszt rocznej licencji.
Program pracuje przy tym codziennie i dla wszystkich dokumentów jednocześnie. Nie zapomni o żadnej fakturze, nie pójdzie na urlop i nie odpuści monitu, bo akurat niezręcznie dzwonić.
Przez KSeF klienci częściej przeoczają faktury
Odkąd faktury krążą przez Krajowy System e-Faktur, spora część odbiorców nie dostaje już dokumentu bezpośrednio na skrzynkę pocztową - trzeba po niego zajrzeć do systemu. W mniejszych firmach do KSeF zagląda księgowa raz na kilka dni, faktura ginie wśród innych, a termin płatności mija, zanim ktokolwiek ją zauważy.
Bardzo często nie jest to zła wola, tylko zwykłe przeoczenie. Dlatego wiadomość z konkretną informacją - numer faktury, kwota, termin i dokument w załączniku - potrafi zauważalnie podnieść ściągalność w terminie. Przypomnienie trafia tam, gdzie kontrahent naprawdę zagląda, czyli na jego skrzynkę pocztową.
Trzy poziomy - od przypomnienia po zdecydowany monit
Program składa się z trzech niezależnych modułów. To użytkownik decyduje, których używa i z jakim wyprzedzeniem mają działać:
- Przypomnienia (przed terminem) - uprzejma wiadomość wysyłana na kilka dni przed upływem terminu płatności. Najskuteczniejszy sposób, aby przeterminowane faktury w ogóle nie powstawały.
- Monit 1 - pierwsze wezwanie - wysyłany po zadanej liczbie dni po terminie (np. 2 dni). Rzeczowa informacja, że wpłata nie dotarła.
- Monit 2 - ponaglenie* - eskalacja dla kontrahentów, którzy nie zareagowali na pierwsze wezwanie. Wysyłany po zadanej liczbie dni od Monitu 1 (np. 7 dni), z ostrzejszą treścią.
Pod uwagę brane są wyłącznie faktury z nierozliczoną należnością - dokument opłacony po prostu nie trafia na listę. Niczego nie trzeba odznaczać ręcznie: kiedy wpłata zostanie rozliczona w nexo, monity przestają do danego kontrahenta wychodzić.
Moduł może pracować w pełni automatycznie (patrz zakładka Automatyzacja) albo ręcznie. W trybie ręcznym pobieramy listę, przeglądamy ją, odznaczamy kontrahentów, do których akurat nie chcemy pisać, i wysyłamy tylko zaznaczone pozycje. Zestaw i kolejność kolumn w tabeli ustawia się samodzielnie odsyłaczem Kolumny pod listą.
*Monit 2 wymaga aktywnej licencji All Inclusive.
Własne treści wiadomości
Wiadomości wysyłane do kontrahentów powinny brzmieć jak korespondencja danej firmy, a nie jak komunikat automatu. Dlatego każdy z trzech szablonów redaguje się samodzielnie - osobno temat i osobno treść w formacie HTML, z podglądem widocznym obok edytora.
W treści umieszczamy znaczniki, które program podmienia na dane konkretnej faktury: <<Numer>>, <<DataWystawienia>>, <<TerminPlatnosci>>, <<Kwota>> oraz <<Kontrahent>>.
Niczego nie trzeba jednak pisać od zera. W programie znajdują się gotowe szablony dla każdej z trzech akcji, wczytywane przyciskiem Wczytaj wbudowany szablon. Wystarczy je wczytać i podpisać nazwą własnej firmy. Przyciskiem Testuj wiadomość wyślemy próbkę na własny adres, aby zobaczyć, jak wiadomość wygląda u odbiorcy.
Faktura w załączniku, na wybranym wzorcu wydruku
Do każdej wiadomości dołączany jest PDF faktury wygenerowany przez samo nexo, więc dokument wygląda dokładnie tak, jak przy zwykłym wydruku z Subiekta. W ustawieniach wskazujemy, który wzorzec wydruku ma zostać użyty, a nawet możemy podać osobny wzorzec dla faktur z rabatem, aby kolumna z rabatem nie drukowała się z zerami tam, gdzie żadnego rabatu nie udzielono.
Kopie wysłanych dokumentów zapisywane są we wskazanym katalogu na dysku, dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić, co dokładnie otrzymał kontrahent.
Wysyłka z własnego konta pocztowego
Wiadomości wychodzą z serwera SMTP wskazanego w ustawieniach, czyli z konta pocztowego firmy. Kontrahent widzi znany sobie adres nadawcy, a nie adres anonimowego systemu. Można również ustawić kopię ukrytą (BCC) na adres firmowy, aby cała korespondencja trafiała także do nas.
Kontrahenci wyłączeni z wysyłki
Zawsze znajdzie się odbiorca, do którego lepiej nie wysyłać automatycznej korespondencji - kluczowy kontrahent, firma powiązana czy klient z indywidualnym ustaleniem. Każdy z trzech modułów ma własną listę wyjątków. Wystarczy dopisać adres e-mail, a program nigdy nic na niego nie wyśle.
Ten sam monit nie zostanie wysłany dwa razy
Program zapisuje datę wysyłki w polu własnym zaawansowanym dokumentu sprzedaży w nexo, osobno dla przypomnienia, Monitu 1 i Monitu 2. To jedyny potrzebny mu ślad: dokument, do którego dane pismo już poszło, nie wraca na listę.
Nie ma zatem znaczenia, ile razy dziennie program zostanie uruchomiony ani czy równolegle pracuje zadanie z Harmonogramu Windows. Kontrahent nie otrzyma tego samego wezwania po raz drugi. Znacznik widoczny jest również w samym nexo, na dokumencie, więc w każdej chwili można sprawdzić, kiedy i co zostało wysłane.
Pola te należy jednorazowo założyć w nexo przed pierwszym uruchomieniem programu. To kilka kliknięć, opisanych krok po kroku w zakładce Pola własne.
Obsługa wielu firm
Przy obsłudze więcej niż jednego podmiotu (własne spółki, biuro rachunkowe, grupa firm) program pracuje na profilach. Jeden profil to komplet ustawień jednej firmy: połączenie z bazą, podmiot i operator nexo, dane licencji, konto SMTP, szablony wiadomości, listy wyjątków oraz progi dni. Zmiana firmy sprowadza się do wyboru profilu z listy - nie trzeba niczego konfigurować na nowo, a każda firma pisze do swoich kontrahentów ze swojego adresu i własną treścią.
Pobierz program
Program można uruchomić w wersji testowej. Należy wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji demonstracyjnej program wysyła do 2 wiadomości na jedno uruchomienie i do 20 wiadomości łącznie. W zupełności wystarcza to, aby sprawdzić działanie na własnych fakturach i zobaczyć, jak wiadomość wygląda u odbiorcy.
W razie problemów, zapraszamy do kontaktu - postaramy się pomóc.
Lista zmian
Wersja 1.0.0 - dla nexo od wersji 60
- Pierwsze wydanie modułu.
- Przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności.
- Monit 1 - pierwsze wezwanie do zapłaty po terminie.
- Monit 2 - ponaglenie po zadanej liczbie dni od Monitu 1*.
- Dołączanie faktury w PDF z wyborem wzorca wydruku (osobny wzorzec dla faktur z rabatem).
- Własne szablony wiadomości HTML z podglądem i znacznikami danych dokumentu.
- Listy wyjątków - adresy e-mail wyłączone z wysyłki.
- Profile wielofirmowe - osobna konfiguracja dla każdego podmiotu.
- Uruchamianie w tle z Harmonogramu Zadań Windows wraz z kreatorem zadania*.
- Raport z pracy w tle wysyłany na adres administratora.
*Funkcjonalność wymaga posiadania pakietu All Inclusive.
Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!
Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić dane, opłacić przelew przez PayU, a po potwierdzeniu system licencji wyśle na podany e-mail klucz licencji, przypisany do podanego numeru NIP.
Ponad
Klientów
Już
Sprzedanych Licencji
Nawet
Uruchomień Dziennie
Tylko
by otrzymać klucz*
Przykładowe możliwości:
- Automatyczne przypominanie kontrahentom o zbliżającym się terminie płatności.
- Masowa wysyłka wezwań do zapłaty dla przeterminowanych faktur.
- Dwustopniowa eskalacja - pierwsze wezwanie i ostrzejsze ponaglenie po zadanej liczbie dni.
- Dołączanie faktury w formacie PDF do każdej wiadomości.
- Wybór wzorca wydruku faktury, także osobnego dla dokumentów z rabatem.
- Redagowanie własnych treści wiadomości w HTML, z podglądem i znacznikami danych faktury.
- Wysyłka z własnego serwera SMTP, z opcją kopii ukrytej (BCC) na adres firmowy.
- Wyłączanie wybranych adresów e-mail z wysyłki (listy wyjątków).
- Automatyczne pomijanie dokumentów już opłaconych oraz już zmonitowanych.
- Praca w tle - uruchamianie o zadanej porze z Harmonogramu Zadań Windows.
- Raport z pracy w tle wysyłany na adres administratora.
- Obsługa wielu firm dzięki profilom (osobne połączenie, SMTP i szablony dla każdego podmiotu).
- Zapis kopii wysłanych faktur PDF we wskazanym katalogu.
- Konfigurowanie zestawu i kolejności kolumn na listach dokumentów.
- i wiele innych...
Co program bierze pod uwagę:
- dokumenty sprzedaży z nierozliczoną należnością - opłacone znikają z listy same,
- termin płatności z rozrachunku - także przy płatnościach rozbitych na raty,
- adres e-mail kontrahenta z kartoteki nexo - dokument bez adresu jest pomijany i odnotowany w raporcie,
- znaczniki wysyłki - dokument, do którego dane pismo już wysłano, nie wraca na listę.
Przygotowanie nexo - pola własne zaawansowane
Program musi gdzieś zapamiętać, że dana faktura otrzymała już przypomnienie lub monit. W przeciwnym razie ten sam kontrahent dostawałby to samo pismo każdego dnia. Informacja ta zapisywana jest wprost w Subiekcie nexo PRO, w polach własnych zaawansowanych dokumentu sprzedaży.
Trzy poniższe pola należy jednorazowo założyć w nexo przed pierwszym uruchomieniem programu. To kilka kliknięć - poniżej opis krok po kroku.
Krok 1 - Konfiguracja systemu, Pola własne, Dokument sprzedaży
W Subiekcie nexo PRO przechodzimy do Konfiguracja systemu -> System -> Pola własne, na liście odnajdujemy pozycję Dokument sprzedaży i wybieramy Popraw.
Krok 2 - dodajemy trzy pola zaawansowane typu Data
W sekcji POLA ZAAWANSOWANE dodajemy trzy pozycje. Nazwy muszą być wpisane dokładnie tak, jak poniżej, ponieważ program szuka ich po nazwie. Typem każdego z tych pól musi być Data:
Po zapisaniu konfiguracji pola są gotowe do pracy. Program sam sprawdza ich obecność przy pobieraniu listy dokumentów i wyraźnie informuje, jeżeli któregoś zabraknie albo będzie miało nieprawidłowy typ.
Dodatkową korzyścią jest to, że daty zapisują się w samym nexo. Na dokumencie sprzedaży widoczna jest zatem historia korespondencji: kiedy wysłano przypomnienie, kiedy wezwanie, a kiedy ponaglenie. Po polach tych można też filtrować i wyszukiwać dokumenty w Subiekcie.
Automatyzacja - praca w tle z Harmonogramu Windows*
Program potrafi uruchamiać się o zadanej porze z Harmonogramu Zadań Windows, wykonać wysyłkę bez otwierania okna i zamknąć się sam. Konfigurację wykonuje się jeden raz.
Typowe ustawienie u klienta wygląda tak: codziennie o 7:00 wychodzą przypomnienia o zbliżającym się terminie, o 7:15 pierwsze wezwania, a o 7:30 ponaglenia. Cała windykacja miękka za dany dzień jest więc wykonana, zanim ktokolwiek zasiądzie do pracy.
Zadanie zakłada wbudowany kreator
Nie trzeba znać wiersza poleceń ani samodzielnie konfigurować Harmonogramu. W module Ustawienia -> Praca w tle uruchamiamy kreator skrótu wsadowego. Wybieramy w nim profil (firmę) oraz akcję (przypomnienia, Monit 1 albo Monit 2), a kreator:
- utworzy skrót na pulpicie lub plik .bat z gotowym poleceniem,
- albo od razu założy zadanie w Harmonogramie Zadań Windows, z wybraną porą uruchomienia.
Każda z trzech akcji stanowi osobne zadanie, więc można na przykład wysyłać automatycznie tylko przypomnienia przed terminem, a monity zostawić do ręcznej decyzji. Przy obsłudze wielu firm każdy profil otrzymuje własne zadania i pracują one niezależnie od siebie.
Raport z uruchomienia na e-mail
Zadanie z Harmonogramu nie pokazuje okna, dlatego program raportuje swoją pracę pocztą. Wskazujemy adres administratora i decydujemy, czy raport ma przychodzić po każdym uruchomieniu, czy tylko wtedy, gdy coś poszło nie tak.
Informacja o błędzie krytycznym (nie udało się uruchomić nexo, wygasła licencja, niezgodny NIP, uszkodzona konfiguracja) wysyłana jest zawsze, w obu trybach. Dzięki temu zaplanowane zadanie nie może po cichu przestać wysyłać monitów. Niezależnie od poczty program prowadzi też logi na dysku, dostępne wprost z okna programu.
Zabezpieczenia pracy bez nadzoru
Moduł przewidziany jest do pracy ciągłej przez wiele miesięcy, dlatego kontroluje sam siebie:
- Zabezpieczenie przed podwójną wysyłką - jeżeli to samo zadanie jeszcze trwa albo operator pracuje właśnie w oknie programu, kolejne uruchomienie zostaje pominięte i odnotowane.
- Kontrola połączenia z pocztą - gdy serwer SMTP przestaje odpowiadać, program przerywa przebieg i alarmuje, zamiast bezskutecznie przetwarzać listę przez wiele godzin.
- Kody wyjścia dla Harmonogramu - w historii zadania widać, czy przebieg zakończył się powodzeniem, czy błędem.
*Uruchamianie w tle (tryb wsadowy, kreator zadania i skrótu) wymaga aktywnej licencji All Inclusive.
Wymagania
- Subiekt nexo w wersji PRO (od wersji 60)
- .NET Framework 4.7.2 lub nowszy
- .NET 8
- Windows 11
- Dostęp do internetu
- Konto e-mail z dostępem po SMTP (do wysyłki wiadomości)
- Trzy pola własne zaawansowane dokumentu sprzedaży - patrz zakładka Pola własne
FAQ
-
Czy Państwa program działa tylko z wersją PRO?
Tak. Nexo PRO, czyli dawna sfera, gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt nexo.
-
Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?
Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek w wersji PRO, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT. Sam Monitor płatności niczego nie zmienia na dokumentach - jedyne, co zapisuje, to data wysyłki w polu własnym zaawansowanym dokumentu sprzedaży.
-
Co trzeba przygotować w nexo przed pierwszym uruchomieniem?
Wyłącznie trzy pola własne zaawansowane dokumentu sprzedaży (typu Data) o nazwach AIT_MP_Przypomnienie1, AIT_MP_Monit1 oraz AIT_MP_Monit2. Zakłada się je raz, w kilka minut. Instrukcja ze zrzutami ekranu znajduje się w zakładce Pola własne.
-
Czy kontrahent może otrzymać ten sam monit dwa razy?
Nie. Po wysłaniu program zapisuje datę w polu własnym dokumentu, a przy każdym kolejnym pobraniu listy takie dokumenty są odfiltrowywane. Dotyczy to również sytuacji, gdy program uruchamiany jest kilka razy dziennie lub równolegle z zadaniem z Harmonogramu.
-
Czy program przypomni o fakturze, która została już zapłacona?
Nie. Program bierze pod uwagę wyłącznie dokumenty z nierozliczoną należnością. Kiedy wpłata zostanie rozliczona w nexo, dokument przestaje pojawiać się na listach. Niczego nie trzeba odznaczać ręcznie.
-
Czy można zmienić treść wysyłanych wiadomości?
Tak. Każdy z trzech szablonów (przypomnienie, Monit 1, Monit 2) redaguje się samodzielnie - osobno temat i treść w HTML, z podglądem. W treści można umieścić znaczniki, które program podmienia na dane faktury (numer, data wystawienia, termin płatności, kwota, kontrahent). W programie znajdują się także gotowe szablony, wczytywane jednym kliknięciem.
-
Czy do wiadomości dołączana jest faktura?
Tak. Do każdego przypomnienia i monitu dołączany jest plik PDF z fakturą, wygenerowany przez nexo. Można wskazać wzorzec wydruku, a nawet ustawić osobny wzorzec dla faktur z rabatem.
-
Czy można wyłączyć wysyłkę do wybranych kontrahentów?
Tak. Każdy moduł ma własną listę wyjątków - wystarczy dopisać adres e-mail, a program nigdy nic na niego nie wyśle. Niezależnie od tego zawsze można pracować ręcznie i wysłać tylko zaznaczone pozycje z listy.
-
Czy program musi być cały czas otwarty?
Nie. Program potrafi uruchamiać się o zadanej porze z Harmonogramu Zadań Windows, wykonać wysyłkę bez otwierania okna i zamknąć się sam. Zadanie zakłada wbudowany kreator, więc nie trzeba niczego konfigurować ręcznie. Funkcja ta wymaga pakietu All Inclusive.
-
Czy tym programem obsłużę kilka firm?
Tak. Program pracuje na profilach - każdy profil to komplet ustawień jednej firmy: połączenie z bazą, podmiot i operator nexo, dane licencji, konto SMTP, szablony wiadomości oraz listy wyjątków. Licencja jest jednak przypisana do numeru NIP, więc dla każdego podmiotu potrzebna jest osobna licencja.
-
Z jakiego adresu wychodzą wiadomości?
Z Państwa własnego konta pocztowego - program łączy się ze wskazanym serwerem SMTP. Można również ustawić kopię ukrytą (BCC) na adres firmowy, aby cała korespondencja trafiała także do Państwa.
-
Czy aby korzystać z Monitu 2 lub pracy w tle muszę mieć dwie licencje? Czyli na Monitor płatności plus na all inclusive?
Nie. Jeżeli chcemy korzystać z dodatkowych funkcji w programie, to wystarczy że po prostu mamy aktywny pakiet All Inclusive.
-
Czy można najpierw sprawdzić, jak program działa?
Tak. W polach NIP i Klucz wpisujemy „demo”. Wersja demonstracyjna wysyła do 2 wiadomości na jedno uruchomienie i do 20 wiadomości łącznie. Wystarcza to, aby przetestować konfigurację na własnych fakturach i zobaczyć, jak wiadomość wygląda u odbiorcy.