Import dokumentu, stanów, zamówienia z Excela do Subiekta nexo

box import nexo dokumenty

Program Subiekt Nexo Import XLS - Dokumentu służy do zbiorczego importowania pozycji na wybrany dokument handlowo magazynowych w nowym systemie firmy InsERT - Subiekt nexo PRO, z plików *.xls, *.xlsx (arkusze Excel, OpenOffice, LibreOffice) oraz plików CSV. Z jego pomocą zaimportują Państwo faktury zakupu, faktury pro forma, faktury sprzedaży, czy jakiekolwiek dokumenty magazynowe (PW, RW, PZ, WZ itd.). Istnieje również możliwość importu inwentaryzacji z arkusza Excel! Niezbędny również do przenoszenia stanów do Subiekta nexo.

Aplikacja wyposażona jest w mechanizm automatycznego dodawania nowych asortymentów, jeżeli jeszcze nie ma ich w kartotece Subiekta. Wtedy automatycznie mogą być przypisane do asortymentu takie parametry jak: symbol, nazwa, kod kreskowy, stawka VAT, cena ewidencyjna, jednostka miary.

Jeżeli martwi Państwa przeniesienie danych do Subiekta nexo - to narzędzie zdecydowanie ułatwi tą pracę

Przygotowany wcześniej arkusz excel lub plik CSV wczytywany jest przez program, a następnie użytkownik wybiera, które kolumny we wczytanym arkuszu mają odpowiadać określonym polom pozycji na dokumencie (np. symbol, opis pozycji, kod kreskowy, rabat, ilość itp.). Następnie po kliknięciu jednego przycisku do systemu Subiekt nexo PRO zostanie dodany dokument wybranego rodzaju, w wypełnionymi pozycjami i innymi wybranymi parametrami. Po wykonanej operacji program wyświetli szczegółowy raport, zawierający informacje które pozycje wczytano, zaimportowano do nexo, a także jakie błędy wystąpiły podczas tych operacji. Dzięki temu w prosty sposób będziemy mogli sprawdzić, czy wszystkie pozycje prawidłowo zostały wczytane.

Ze względu na problemy z wydajnością systemu nexo przy dużych dokumentach, zalecana maksymalna ilość pozycji w jednym pliku, to 1000 pozycji. Przy imporcie np. stanów magazynowych dla kilku tys. kartotek, należy plik rozbić na kilka części.

Program potrafi rozpoznać i dopasować schemat powiązania kolumn w pliku, a polami towaru w Subiekcie nexo. Wystarcz, aby nazwa kolumny zaczynała się tak, jak nazwa pola w programie, na przykład: nazwa kolumny w excelu: Symbol - program automatycznie rozpozna pozycję i przypisze jej pole symbolu asortymentu. Oczywiście pola można także zmodyfikować samemu.

główne okno programu Subiekt Nexo Import XLS - dokumentu

Oprócz tego istnieje możliwość zapisania schematu importu do pliku, aby za kolejnym razem nie trzeba było na nowo definiować schematu importu.

Plik Excel

W pierwszym wierszu arkusza muszą być podane nazwy kolumn. Zostaną one wczytane przez program, aby utworzyć schemat rozpoznawania pól. Poniższy rysunek prezentuje przykład:

schemat pliku XLS

Opisy pól

---
Pomija wiersze z danej kolumny.
Cena netto
Atrybut określający cenę na dokumencie. W przypadku importu towaru, zostanie przypisany również jako cena ewidencyjna tego asortymentu.
Cena brutto
Określa cenę brutto pozycji na dokumencie.
Ilość
Atrybut określający ilość pozycji na dokumencie.
JednostkaMiary
Określa podstawową jednostkę miary asortymentu lub jednostkę asortymentu, która ma zostać ustawiona na dokumencie.
Kod dostawy
Kod dostawy dla pozycji na dokumencie przyjęcia.
Kod kreskowy podstawowej j.m.
Kod kreskowy dla podstawowej jednostki miary.
Nazwa towaru
Atrybut określający nazwę asortymentu.
Opis dostawy
Atrybut określający opis dostawy pozycji na dokumencie przyjęcia.
Opis pozycji
Atrybut określający opis pozycji na dokumencie.
Nazwa towaru
Atrybut określający nazwę asortymentu.
Pole własne standardowe od 1 do 8*
Służy tylko do rozpoznawania kartoteki po polu własnym standardowym.
Nie jest brane pod uwagę podczas dodawania nowej kartoteki.
PLU*
Służy tylko do rozpoznawania kartoteki po kodzie PLU.
Nie jest brane pod uwagę podczas dodawania nowej kartoteki.
Rabat
Atrybut określający rabat dla pozycji na dokumencie.
Symbol
Określa symbol asortymentu.
Symbol u Dostawcy podstawowego*
Służy tylko do rozpoznawania asortymentu wg symbolu u dostawcy podstawowego.
Nie jest brane pod uwagę podczas dodawania nowej kartoteki.
Symbol u Producenta*
Służy tylko do rozpoznawania asortymentu wg symbolu u producenta podstawowego.
Nie jest brane pod uwagę podczas dodawania nowej kartoteki.
Termin ważności
Określa termin ważności dla pozycji na dokumencie przyjęcia.
Termin realizacji
Określa termin realizacji danej pozycji np. na dokumentach ZK/ZD.
Vat
Określa stawkę VAT asortymentu.
Wartość netto
Ustawia wartość netto dla całej pozycji na dokumencie.
Wartość brutto
Ustawia wartość brutto dla całej pozycji na dokumencie.

Pobierz program

Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program umożliwia wczytanie do 5 pozycji z pliku XLS, XLSX lub CSV.

Wersja 2.6.3:

ZALECAMY ABY WYKONAĆ KOPIĘ BAZY DANYCH SUBIEKTA NEXO PRO PRZED PRZYSTĄPIENIEM DO MASOWYCH OPERACJI PROGRAMEM! POZWOLI TO UNIKNĄĆ UTRUDNIEŃ PODCZAS EWENTUALNEJ POMYŁKI PRZY DEFINIOWANIU SCHEMATU IMPORTU.

Lista zmian

Wersja 2.6.3
  • Dostosowano do wersji 50 nexo. UWAGA - ta wersja importera nie będzie działała z niższymi wersjami nexo.
  • Poprawienie błędu zapisu WZ w momencie wybrania podmiotu przed importem z poziomu modułu
  • Modyfikacja przy ustawianiu waluty dokumentu - nexo zmienia walutę po wyborze kontrahenta, dlatego wybierając walutę w importerze trzeba również wybrać podmiot dokumentu
Wersja 2.6.2
  • Usunięto błąd z pojawiającym się komunikatem z nexo, gdy wpisano podmiot z poziomu importera
Wersja 2.6.1
  • Poprawiono błąd przy wybieraniu ręcznie na schemacie pomijania kolumny
  • Zaimplementowano mechanizmy przyspieszające pracę importu
  • Poprawiono zwalanianie pamięci, co pozwala importować nieco większe dokumenty
Wersja 2.6.0
  • Dostosowanie do zmian w wersji 48 nexo
  • Usprawnienia w mechaniźmie wczytywania plików
  • Dodano komunikaty programu podczas tworzenia schematów, aby zwiększyć efektywność ich tworzenia
Wersja 2.5.2
  • Poprawienie wydajności importu
  • Dostosowanie do zmian w nowych wersjach nexo
  • Dodano informacje na tematu stanu nanoszenia pozycji na dokument podczas pracy na UI nexo
Wersja 2.5.1
  • Poprawienie błędu braku ustawiania jednostki miary z pliku na dokumentach IS i IW
  • Poprawienie błędu braku ustawiania wskazanych dat na dokumentach IS i IW
  • Poprawienie wydajności importu dużych dokumentów
Wersja 2.5.0
  • Dodanie obsługi terminu realizacji pozycji
  • Poprawienie błędu z precyzją ilości przy asortymentach z różnymi jednostkami dodatkowymi

Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!

Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić formularz, opłacić przez PayU.

System automatycznie prześle klucz do programu na adres e-mail w kilka minut.

Ponad

Klientów

Sprzedanych Licencji

Ponad

Uruchomień Dziennie

Tylko

by otrzymać klucz

Nazwa
Opis
Cena
Subiekt nexo Importer Dokumentu
pudełko subiekt nexo import dokumentu
Program do importu dokumentu z plików Excel'a do Subiekta nexo PRO.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna programu - klucz wysyłany na adres e-mail.

Na 30 dni:

179 zł netto

Na 12 miesiący:

449 zł netto

W pakiecie taniej:

Pakiet
Opis
Cena
Importer Towarów + Dokumentu
pudełko subiekt nexo import towarów i dokumentu
Dostęp do wszystkich* modułów na 12 miesięcy dla Subiekta nexo PRO.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna - uniwersalny klucz wysyłany na adres e-mail.

*Moduły dedykowane i pisane na zamówienie oraz eLinker nie wchodzą w skład pakietu.

12 miesięcy:

898 zł netto

790 zł netto

Dostęp do wszystkich* modułów na 12 miesięcy dla Subiekta nexo PRO.

Licencja na jeden podmiot (przypisana do numeru NIP).

Wersja elektroniczna - uniwersalny klucz wysyłany na adres e-mail.

*Moduły dedykowane i pisane na zamówienie oraz eLinker nie wchodzą w skład pakietu.

12 miesięcy:


65 zł netto miesięcznie

Przykładowe możliwości:

  • Import faktur sprzedaży/zakupu (nawet z PDF - istnieją darmowe konwertery online PDF do XLS)
  • Import stanów magazynowych np. z poprzedniego systemu
  • Import stanów magazynowych z pliku XLS wytworzonych towarów
  • Inwentaryzacja z pliku Excel'a XLS
  • Przeniesienie danych o stanach magazynowych do Subiekta nexo
  • i wiele innych...

Rozpoznawanie towarów po:

  • symbolu asortymentu
  • nazwie asortymentu
  • kodzie kreskowy podstawowej j.m.
  • kodzie kreskowym przypisanym do dowlnej jednostki miary
  • PLU
  • symbolu u producenta asortymentu
  • symbolu u dostawcy podstawowego
  • symbolu u dowolnego dostawcy/producenta/odbiorcy
  • polu własnym standardowym od 1 do 8

Lista dokumentów, jakie można importować:

  • FD - Faktura detaliczna
  • FL - Faktura sprzedaży zaliczkowa
  • FM - Faktura VAT marża
  • FP - Faktura pro forma
  • FS - Faktura VAT sprzedaży
  • FU - Faktura uproszczona
  • FW - Faktura wewnętrzna
  • FZ - Faktura VAT zakupu
  • IS - Spis inwentaryzacyjny (na potrzeby inwentaryzacji)
  • MW - Wydanie międzymagazynowe
  • PA - Paragon
  • PI - Paragon imienny
  • PF - Paragon fiskalny
  • PV - Przyjęcie zewnętrzne z VAT
  • PW - Przychód wewnętrzny
  • PZ - Przyjęcie zewnętrzne
  • RR - Faktura VAT RR
  • RW - Rozchód wewnętrzny
  • WV - Wydanie zewnętrzne z VAT
  • WZ - Wydanie zewnętrzne
  • ZD - Zamówienie do dostawcy
  • ZK - Zamówienie od klienta

Wymagania

Raport z operacji

Po wczytywaniu pozycji pojawi się okno z raportem, dzięki któremu można odczytać informacje z działania programu.

Informacja w kolorze:

  • zielonym - oznacza, że wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
  • pomarańczowym - informuje, że nie wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
  • czerwonym - nastąpił błąd i dana pozycja nie została w ogóle dodana / zmieniona.

Przykładowy raport można zobaczyć na poniższym rysunku:

Import z plików CSV

Od wersji 1.1.0 istnieje możliwość importu bezpośrednio z plików CSV. Jeżeli występują problemy, można zapisać plik CSV jako plik Excel.

okno ustawień CSV programu Subiekt GT Import XLS

FAQ

  • Czy Państwa program działa tylko z wersją PRO?

    Tak. Nexo PRO, czyli dawna sfera, gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt nexo.

  • Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?

    Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek w wersji PRO, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.

  • Czy istnieje ograniczenie w ilości importowanych pozycji?

    Od strony samej aplikacji nie ma takich limitów, aczkolwiek nexo w tej chwili z reguły nie jest w stanie utworzyć dokumentu, który będzie miał więcej niż 5000 pozycji. Dlatego zalecane jest podzielenie plików na maksymalnie do 1000 pozycji na jednym pliku.

  • Czy tym programem zaciągnę stany magazynowe?

    Tak. Można to zrobić np. dokumentem PW, czy inwentaryzacją.

  • Chcę dodać inne pola do kartoteki asortymentu podczas jej dodawania, czy mogę to zrobić tym programem?

    Importer dokumentu ma tylko podstawową możliwość dodawania nieinstniejących towarów. Jeżeli chcemy zaimportować inne pola, takie jak cechy, ceny z cenników, zdjęcia i inne, to należy skorzystać z importera towarów dla nexo

  • Co w przypadku, gdy nie ma wczytywanych towarów w bazie nexo?

    Istnieją 2 opcje do wyboru: dodanie automatyczne - program automatycznie spróbuje dodać towar uzupełniając takie dane o asortymencie jak: symbol, nazwa, cena ewidencyjna, stawka vat, kod kreskowy podstawowej jednostki miary i podstawową jednostkę miary; pominięcie - program na raporcie odnotuje informację, że nie znaleziono takiego towaru. Jeżeli chcą Państwo zaimportować więcej parametrów asortymentów, należy skorzystać z naszego innego dodatku - Subiekt nexo Import towarów z Excela.

  • Czy mogę zaimportować dokument w walucie obcej?

    Tak. Przy czym nexo zmienia walutę podczas wyboru kontrahenta, dlatego przed importem należy również wybrać podmiot na który ma być wystawiony dokument z poziomu importera.

  • Czy tym programem wczytam faktury z plików XML?

    Nie. Pliki Excel, czyli xls/xlsx i ewentualnie CSV mają luźną strukturę, natomiast pliki XML budowane są według określonych schematów, dlatego nie da się w taki ogólny sposób importować z nich danych. W przypadku plików XML tworzymy dedykowane rozwiązania pod konkretne schematy tych plików. W celu wyceny takiego importera prosimy o podesłanie swoich przykładowych plików na nasz adres mailowy.