Import Klientów, Kontrahentów do Subiekta nexo z plików
Program Subiekt Nexo Import XLS - Kontrahenci służy do zbiorczego importowania i aktualizowania kartoteki klientów w nowym systemie firmy InsERT - Subiekt nexo PRO, z plików *.xls, *.xlsx (arkusze Excel, OpenOffice, LibreOffice) i CSV. Idealny do przenoszenia danych klientów do Subiekta nexo np. z innych systemów.
Bez problemu radzi sobie z bardzo dużymi plikami XLS, dzięki czemu można importować/aktualizować nawet kilkadziesiąt tysięcy pozycji za jednym razem. Ograniczeniem jest tutaj praktycznie tylko ilość wierszy, jaką można zapisać w pliku Excel.
Program potrafi rozpoznać i dopasować schemat powiązania kolumn w pliku Excel, a polami podmiotów w Subiekcie nexo. Wystarcz, aby nazwa kolumny zaczynała się tak, jak nazwa pola w programie, na przykład: nazwa kolumny w excelu: NIP - program automatycznie rozpozna pozycję i przypisze jej pole NIP klienta. Oczywiście pola można także zmodyfikować samemu.
Jeżeli jednak chcą Państwo utworzyć własny schemat importu, aby móc go potem wczytywać bez potrzeby ustawiania pól na nowo, to również istnieje taka możliwość w programie.
Przygotowany wcześniej arkusz excel lub plik CSV wczytywany jest przez program, a następnie użytkownik wybiera, które kolumny we wczytanym arkuszu mają odpowiadać określonym polom towaru w Subiekcie (np. symbol, NIP, nazwa, zdjęcie itp.). Następnie po kliknięciu jednego przycisku do systemu Subiekt nexo PRO zostaną dodane podmioty, wraz ze zdefiniowanymi parametrami. Po wykonanej operacji program wyświetli szczegółowy raport, zawierający informacje które pozycje dodano lub zaktualizowano, a także jakie błędy wystąpiły podczas tych operacji. Dzięki temu w prosty sposób będziemy mogli sprawdzić, czy dane kontrahentów są prawidłowo zaimportowane do Subiekta.
Automatyczne aktualizowanie danych kontrahentów
Aplikacja ma wbudowany timer, który umożliwa wykonywanie automatycznego importu, lub aktualizacji z wybranego pliku co zadany czas.
Dzięki temu moduł pozwala integrować dane eksportowane z różnych zewnętrznych systemów, jak np. zewnętrzne systemy CRM, programy lojalnościowe, systemy B2B, e-commerce i wiele innych.
Za pomocą funkcji automatycznych operacji mamy możliwość aktualizacji danych kontrahenta w systemie Subiekt nexo PRO. Importer może aktualizować w Subiekcie nexo np. aktualne rabaty, czy punkty w programie lojalnościowym.
Zbiorcza aktualizacja danych kontrahentów z GUS
Przy pomocy modułu możemy masowo zaktualizować kontrahentów w bazie o dane dostępne w bramce GUS. Program automatycznie na podstawie numeru NIP może wyszukać podmiot w bazie GUS i przenieść je do systemu nexo PRO.
Do pobrania danych kontrahenta z GUS konieczne jest (oczywiście oprócz dostępu do internetu) wskazanie na schemacie numeru NIP. To na podstawie właśnie numeru NIP wyszukiwany jest podmiot w bazie GUS.
Podczas korzystania z automatycznego pobierania danych kontrahenta z serwerów GUS priorytet mają dane z pliku. Zatem jeśli np. program pobrał z GUS informację, że nazwa ulicy, to XXX, a w pliku wskazaliśmy na schemacie pole Ulica, w którym wartość była YYY, to w Subiekcie będzie widniała ulica z pliku, czyli YYY. Pozostałe pola (czyli np. miejscowść, powiat, numer lokalu itd.) zostaną przypisane takie, jakie zostały zwrócone przez GUS.
Plik Excel
W pierwszym wierszu arkusza muszą być podane nazwy kolumn. Zostaną one wczytane przez program, aby utworzyć schemat rozpoznawania pól. Poniższy rysunek prezentuje przykład:
Opisy pól
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Pole przyjmuje wartości: Komunikat/Informacja/Ostrzeżenie/Tylko informacja/Tylko ostrzeżenie
Pole przyjmuje wartości: Zawsze lub Datę
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Pole przyjmuje wartości: TAK/NIE/1/0/TRUE/FALSE.
Pobierz program
Program można uruchomić w wersji testowej. Należ wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program umożliwia import/aktualizację do 5 podmiotów z pliku xls, xlsx i CSV.
Wersja 2.4.5:
W razie problemów, zapraszamy do kontaktu - postaramy się pomóc.
Lista zmian
Wersja 2.4.5
- Poprawka związana z ustawianiem pola Transakcji handlowej (WSTO-OSS)
Wersja 2.4.4
- Dodanie aktualizacji istniejącego kontaktu, wcześniej np. komentarz do kontaktu można było dodać tylko podczas tworzenia nowego kontaktu.
- Usprawnienia związane ze zwalnianiem pamięci
- Dodanie możliwości ustawienia typu transakcji handlowej WSTO-OSS i WSTO-SK
- Dodano obsługę pola DodatkowyAdresWojewództwo
- Dodano obsługę pola Domyślny sposób dostawy
- Dodano obsługę pola Relacje-Data pozyskania
- Dodano obsługę pola Relacje-Źródło pozyskania
- Dodano obsługę pola Relacje-Istotność
Wersja 2.4.3
- Dostosowano do wersji 50 nexo. UWAGA - ta wersja importera nie będzie działała z niższymi wersjami nexo
- Poprawienie zdublowanego wpisu w raporcie na pierwszej pozycji, w przypadku metody Tylko Importuj
- Poprawienie błędu polegającego na nie wczytywaniu plików, które miały rozszerzenia z dużych liter
- Dodanie mechanizmu sprawdzającego, czy importownay rachunek bankowy jest już przypisany do danego podmiotu
- Poprawienie działania timera
- Poprawienie zapisywania wprowadzonych ustawień
- Poprawiono mechanizm sprawdzania licencji przed operacją importu - w tej chwili w przypadku braku połączenia z serwerem licencji program próbuje 5 razy w odstępach czasowych pobrać raz jeszcze licencję
Wersja 2.4.2
- Dodanie pola Aktywny
- Dostosowanie biblioteczek pod wersję 49 nexo
- Poprawienie działania timera w przypadku błędnej konfiguracji schematu - timer próbuje ponownie przy następnej iteracji
Wersja 2.4.1
- Dodanie pola PESEL
- Rozszerzenie niektórych komunikatów ułatwiających namierzenie przyczyny błędu.
- Dodano komunikaty programu podczas tworzenia schematów, aby zwiększyć efektywność ich tworzenia.
- Dostosowano do wersji nexo od 47.
Wersja 2.4.0
- Dodanie możliwości aktualizowania kontrahentów na podstawie danych z GUS - program może teraz pobierać dane z GUS przy imporcie/aktualizacji.
- Poprawienie błędu z ustawianiem Grup
- Usprawnienie automatycznego rozpoznawania pól na schemacie
- Poprawienie wydajności aplikacji
Wersja 2.3.3
- Dodanie możliwości eksportu raportu do pliku excel
- Dodanie nowych rodzajów podmiotów
- Dostosowanie do nexo 43
Wersja 2.3.2
- Poprawka mechanizmu dostosowywania uwzględniająca starsze podmioty w których utworzono pola własne zaawansowane.
Wersja 2.3.1
- Nowy mechanizm dostosowywania
Wersja 2.3.0
- Dodanie mechanizmu automatycznego uruchamiania importu/aktualizacji co zadany interwał czasowy
- Dodanie pól do obsługi programu lojalnościowego
Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!
Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić dane, opłacić przelew przez PayU, a po potwierdzeniu system licencji wyśle na podany e-mail klucz licencji, przypisany do podanego numeru NIP.
Ponad
Klientów
Sprzedanych Licencji
Ponad
Uruchomień Dziennie
Tylko
by otrzymać klucz
Przykładowe możliwości:
- Zbiorcza aktualizacja danych kontrahentów w Subiekcie nexo PRO.
- Automatyczne aktualizowanie danych podmiotów o informacje widniejące w GUS.
- Zbiorcze dodawanie zdjęć klientów w Subiekcie nexo PRO.
- Import kontrahentów z innych systemów do Subiekta nexo PRO.
- Przenoszenie danych kontrahentów z innych systemów do Subiekta nexo PRO.
- Masową aktualizację danych podmiotów o aktualne dane w GUS np. podczas migracji z innych systemów do nexo PRO.
- Automatyczne aktualizowanie danych kontrahentów co zadany czas.
- Automatyczne przypisywanie różnych wartości (np. punktów w programie lojalnościowym, aktualnego rabatu) z pliku.
- i wiele innych...
Możemy wybrać trzy opcje:
- tylko importuj - program zaimportuje klientów do Subiekta nexo PRO z arkusza excel.
- tylko aktualizuj - program wyszuka danego klienta na podstawie określonego przez nas klucza (symbol, NIP, nazwa itp.) i zaktualizuje wybrane dane klienta.
- aktualizuj i importuj - w pierwszej kolejności program będzie wyszukiwał podmiotu po określonym kluczu (podobnie jak w przypadku opcji „tylko aktualizuj”) i jeśli znajdzie taką pozycję, to ją zaktualizuje. W przeciwnym wypadku zostanie dodana do bazy Subiekta nexo. Gdy wybieramy tę opcję musimy określić symbol i nazwę, ponieważ są to pola wymagane przy dodawaniu nowego klienta.
Możliwość rozpoznawania kontrahentów po:
- Symbol
- Nazwa
- NIP
- NIPUE
Wymagania
- Subiekt nexo w wersji PRO
- .NET Framework 4.7.2 lub nowszy
- Windows 10 (wersja 1803) lub nowszy
- Stały dostęp do internetu
Raport z operacji
Po dodawaniu / aktualizowaniu towarów pojawi się okno z raportem, dzięki któremu można odczytać informacje z działania programu.
Informacja w kolorze:
- zielonym - oznacza, że wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
- pomarańczowym - informuje, że nie wszystkie pola zostały dodane poprawnie,
- czerwonym - nastąpił błąd i dana pozycja nie została w ogóle dodana / zmieniona.
Przykładowy raport można zobaczyć na poniższym rysunku:
Import z plików CSV
Od wersji 1.1.0 istnieje możliwość importu bezpośrednio z plików CSV. Jeżeli występują problemy, można zapisać plik CSV jako plik Excel.
Co należy zrobić,a by przekonwertować CSV do XLSX:
- W programie MS Excel wybieramy zakładkę Dane
- Z menu wybieramy "Import External Data->Import Data" lub w nowszych wersjach przycisk "From Text"
- Wybieramy plik csv
- Ustawiamy kodowanie na UTF-8 jeśli chcemy mieć polskie znaki
- Jako separator danych ustawiamy przecinek ("Comma"), a jako separator tekstu cudzysłów (Text qualifier)
- Format danych kolumny ustawiamy jako ogólny (General) i klikamy Zakończ
- Cel importu danych ustawiamy dla komórki A1 (=$A$1)
- Klikamy OK i mamy gotowy plik XLS, z którego można zaimportować towary naszym programem
FAQ
-
Czy Państwa program działa tylko z wersją PRO?
Tak. Nexo PRO, czyli dawna sfera, gwarantuje nam poprawność wprowadzanych danych i niezawodność działania Subiekta. O ile w przypadku prostych programów/skryptów, które bazują tylko na prostych operacjach edycji/odczytu z bazy danych nie wymagają Sfery, o tyle w tego typu programie takie działanie byłoby wysoce ryzykowne, ze względu na wielkość systemu, jakim jest Subiekt nexo.
-
Czy program jest bezpieczny dla bazy Subiekta?
Poprawność wprowadzanych danych gwarantuje nam dodatek w wersji PRO, który jest stworzony przez autorów Subiekta, czyli firmę InsERT.
-
Czy istnieje ograniczenie w ilości importowanych pozycji?
Ograniczeniem jest tylko ilość, jaką arkusz XLS może pomieścić. Wynosi ona 65 536 wierszy (minus 1 na tytułu kolumn). Ale oczywiście można utworzyć kolejne pliki i importować/aktualizować następne towary. Program sam w sobie nie posiada żadnych ograniczeń co do ilości importowanych pozycji (za wyjątkiem wersji demo).
-
Czy program podczas przenoszenia danych z innego systemu może przy okazji aktualizować informacje o dane w GUS?
Tak. Aplikacja ma możliwość pobierania informacji z bramki GUS podczas operacji importu lub aktualizacji podmiotu w Subiekcie nexo PRO.