Business Intelligence w małej firmie. Ile wiedzy drzemie w bazie Subiekta i jak ją wyciągnąć

Firma handlowa, która od kilku lat wystawia dokumenty w Subiekcie, ma w bazie dziesiątki, a często setki tysięcy pozycji: każdą sprzedaną sztukę z ceną, kosztem i rabatem, każdą fakturę z terminem płatności i datą spłaty, każde przyjęcie z ceną zakupu od konkretnego dostawcy. To jest kompletny zapis tego, co firma robiła dzień po dniu. Większość właścicieli zagląda do tych danych tylko przez zestawienia wbudowane w program albo przez eksport do Excela, kiedy trzeba coś policzyć „na już”.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest Business Intelligence bez korporacyjnego żargonu, dlaczego do tej pory było to narzędzie dużych firm i co można z niego mieć w firmie, w której nikt nie zajmuje się analizami. Druga część to konkret: osiem pytań, które zadaje sobie każdy właściciel hurtowni lub sklepu, i odpowiedzi odczytane z przykładowej bazy Subiekta przez nasze programy Analizy BI dla Subiekta GT i Analizy BI dla Subiekta nexo.

Czym właściwie jest Business Intelligence

Business Intelligence (w skrócie BI) to odpowiadanie na pytania o firmę na podstawie danych, które firma już ma. Nie chodzi o nową technologię ani o sztuczną inteligencję. Chodzi o to, żeby zamiast przeczucia „chyba za dużo leży w magazynie” mieć liczbę: ile dokładnie, w których towarach i od kiedy.

W dużych firmach BI to osobny dział i osobny budżet. Pod tym pojęciem kryje się kilka rzeczy, które warto znać, bo pojawiają się w każdej ofercie:

• Hurtownia danych to kopia danych z programów firmy, przygotowana pod raporty. W korporacji buduje się ją miesiącami. W małej firmie jest zbędna, bo wszystko jest w jednej bazie Subiekta.
• Dashboard, po polsku pulpit, to jeden ekran z najważniejszymi liczbami: sprzedaż dziś i w tym miesiącu, należności po terminie, wartość magazynu. Patrzy się na niego rano z kawą, a nie raz na kwartał.
• KPI to wskaźnik, którym mierzy się firmę: marża procentowa, dni zapasu, średnie opóźnienie płatności. Sens ma dopiero w porównaniu, na przykład z tym samym miesiącem rok wcześniej.
• Drążenie (drill-down) to przejście od sumy do szczegółu: klikam w kwotę rabatów dla klienta i widzę faktury, z których ta kwota powstała. Bez tego raport jest tylko ładnym wykresem, któremu trzeba wierzyć na słowo.

Dlaczego BI kojarzy się z dużymi firmami? Bo klasyczne wdrożenie wygląda tak: firma kupuje narzędzie analityczne, zatrudnia lub wynajmuje analityka, ten przez kilka tygodni rozpoznaje strukturę bazy, buduje model danych i raporty, a potem co miesiąc trzeba je poprawiać, bo ktoś zmienił grupę towarów albo dodał magazyn. Koszt to licencje, dni pracy specjalisty i czas właściciela, który musi tłumaczyć, co oznacza faktura zaliczkowa albo korekta do paragonu. W firmie z kilkoma osobami na stanowiskach handlowych taki projekt nie ma szans.

Dlatego małe i średnie firmy radzą sobie inaczej. Najczęściej Excelem: eksport zestawienia z Subiekta, tabela przestawna, kilka godzin w niedzielę. Działa, dopóki pytanie jest proste i zadaje się je rzadko. Gorzej, gdy trzeba połączyć sprzedaż ze stanem magazynowym, kosztem zakupu i terminem płatności, bo to są cztery różne zestawienia, a w Subiekcie GT nie ma jednego, które pokaże je razem. Drugi sposób to zamówienie dedykowanego zestawienia u serwisanta. Dostaje się dokładnie to, o co się prosiło, i nic więcej, a każde kolejne pytanie to kolejne zlecenie.

Ile danych ma Subiekt w przeciętnej firmie

Zrzuty do tego artykułu robiliśmy na dwóch przykładowych bazach: w Subiekcie GT to hurtownia techniczna ze sprzedażą około 50 mln zł rocznie, trzema latami historii, 200 tysiącami dokumentów, 700 kontrahentami i 1 200 towarami, w Subiekcie nexo hurtownia kosmetyczna z oddziałami i sprzedażą około 19 mln zł rocznie. Skala jest większa niż w typowej firmie z Subiektem, ale struktura danych jest ta sama u każdego i w obu programach. Z każdej pozycji dokumentu da się odczytać:

• co sprzedano, komu, kiedy, przez kogo (użytkownik wystawiający dokument) i z jakiego magazynu,
• po jakiej cenie, z jakim rabatem od ceny cennikowej i po jakim koszcie zakupu (Subiekt zapisuje koszt przy wydaniu z magazynu),
• jaki był termin płatności, kiedy faktycznie wpłynęła zapłata i ile dni po terminie,
• skąd towar przyszedł: z którego przyjęcia, od którego dostawcy, po jakiej cenie, i czy do tego przyjęcia jest już faktura zakupu.

To wystarczy, żeby odpowiedzieć na większość pytań, które właściciel zadaje sobie w drodze do pracy. Problem nie leży w braku danych, tylko w tym, że zestawienia Subiekta pokazują je po jednym kawałku: sprzedaż wg kontrahentów osobno, stany osobno, rozrachunki osobno. Poniżej pokazujemy, co widać, gdy te kawałki połączyć.

Osiem pytań właściciela i odpowiedzi z danych

Wszystkie liczby pochodzą z przykładowych baz testowych (dane wygenerowane, nazwy firm i towarów są fikcyjne), okres to ostatnie 12 miesięcy albo bieżący rok. Przykłady idą na przemian: raporty z hurtowni technicznej policzyły Analizy BI dla Subiekta GT, raporty z hurtowni kosmetycznej Analizy BI dla Subiekta nexo. Oba programy mają niemal ten sam zestaw raportów i ten sam sposób obsługi, więc każdy z poniższych przykładów da się powtórzyć w obu.

1. Komu i ile oddajemy w rabatach

Rabat na dokumencie wydaje się drobiazgiem: 5 procent tu, 10 procent tam, bo klient stały. Zsumowany za rok wygląda inaczej. W przykładowej firmie rabaty udzielone na dokumentach sprzedaży to 3 027 804 zł, czyli 5,6 procent obrotu. Rabat jest na 36 procentach wszystkich pozycji.

Ciekawsze jest to, co widać po podziale na klientów. Firma Fenix kupiła w roku za 923 tys. zł i dostała 195 tys. zł rabatu, średnio 17,5 procent. Marża na tym kliencie wyniosła minus 57,5 tys. zł. Trzeci klient w rankingu obrotu przynosi stratę. Zysk per kontrahent widać w zestawieniu Subiekta GT „Sprzedaż wg kontrahentów” i w zestawieniu sprzedaży wg klientów w nexo, ale obok niego nie ma kolumny z rabatem, więc nie widać, że to właśnie rabat zjadł marżę, a każda pojedyncza faktura wyglądała normalnie. Raport „Rabaty: ile oddajemy” stawia to w jednej tabeli: sprzedaż, wartość przed rabatem, rabat w złotych i procentach, marża po rabacie. Dwuklik w wiersz otwiera listę dokumentów tego klienta.

2. Który handlowiec zarabia, a który tylko sprzedaje

Premie handlowców liczy się zwykle od obrotu, bo obrót łatwo sprawdzić w zestawieniu. Raport „Sprzedaż wg handlowców” dokłada do obrotu marżę, rabat i liczbę klientów, a wtedy obraz się zmienia. W przykładowej firmie na Subiekcie nexo pierwszy handlowiec sprzedał w roku za 7,2 mln zł, czyli 37 procent obrotu całej firmy, i obsługuje przy tym 14 klientów. Druga osoba sprzedała za 3,3 mln zł, ale 92 klientom, z czego 7 pozyskała w tym roku. Marża procentowa pierwszego jest najniższa w zespole (25,6 procent przy 28 do 33 u pozostałych), rabat najwyższy. To nie jest zły handlowiec. To jest firma, której ponad jedna trzecia przychodu zależy od jednej osoby i kilkunastu klientów.

Subiekt GT ma zestawienie „Sprzedaż wg pracowników”, Subiekt nexo raport o tej samej nazwie (wg wystawcy dokumentu) i oba pokazują ilość, netto, koszt i zysk per pracownik. Czego w nich nie ma, to reszta tej historii: rabat w złotych i procentach, liczba klientów i nowych klientów, średnia wartość dokumentu, liczba korekt i porównanie z tym samym okresem rok wcześniej. Dopiero w takim zestawie widać, że niższa marża bierze się z rabatów, a obrót z kilku dużych klientów.

3. Na których towarach dokładamy do interesu

Sprzedaż poniżej kosztu zdarza się w każdej firmie: stara cena w cenniku po podwyżce u dostawcy, rabat wpisany ręcznie, promocja, która została na dłużej. Raport „Marża per towar i sprzedaż poniżej kosztu” liczy dla każdego towaru przychód, koszt, marżę i liczbę pozycji sprzedanych taniej niż kosztowały. W przykładowej bazie takich pozycji było w roku 17 597. Klucz udarowy, trzeci towar w firmie pod względem obrotu (904 tys. zł), ma marżę minus 15 tys. zł, a 112 pozycji poszło poniżej kosztu. Termostat sprzedany za 957 tys. zł dał marżę równą zeru.

Zysk per towar pokazuje też zestawienie „Sprzedaż wg asortymentu”, które jest w obu Subiektach. Różnica jest w tym, że tam towar z marżą zero procent wygląda jak jeden wiersz z zerem, a raport w Analizach BI mówi, że na ten wynik złożyło się 50 pozycji sprzedanych poniżej kosztu, i dwuklikiem pokazuje te dokumenty. Z takiej listy robi się konkretne zadanie na poniedziałek: sprawdzić cennik tych kilku towarów i porozmawiać z osobą, która wystawiała dokumenty. Raport ma też próg marży do ustawienia, więc można szukać towarów, które formalnie zarabiają, ale poniżej tego, co firma zakłada.

4. Ile pieniędzy leży na półce i od kiedy

Wartość magazynu widać w obu Subiektach, a zestawienie „Towary niechodliwe” (w nexo „Asortyment niechodliwy”) pokazuje stan i wartość towarów, które w wybranym okresie nie miały sprzedaży. Nie widać w nim, od kiedy ten towar leży, kiedy była ostatnia sprzedaż i ostatnia dostawa, ani ile dni zapasu mają towary, które jeszcze się sprzedają. Raport „Martwy i wolno rotujący zapas” bierze towary ze stanem bez sprzedaży w okresie i układa je według wieku ostatniej dostawy. W przykładowej hurtowni kosmetycznej na Subiekcie nexo w towarach bez sprzedaży od roku leży 842 646 zł w 90 pozycjach. Sam wiek zmienia jednak ocenę: 494 tys. zł z tej kwoty to towar przyjęty w ostatnich trzech miesiącach, który dopiero wchodzi do sprzedaży, a prawdziwy martwy zapas to 52 pozycje za 73,6 tys. zł, które leżą ponad rok. Najstarsza dostawa czeka na półce 1 122 dni.

W hurtowni technicznej na Subiekcie GT ten sam raport pokazał 2,9 mln zł w 405 pozycjach, z czego 2,8 mln zł leżało ponad 12 miesięcy, czyli około jednej trzeciej wartości magazynu. Lista z tego raportu to gotowy materiał do wyprzedaży, zwrotu do dostawcy albo przynajmniej do rozmowy z osobą, która zamawia. Sąsiedni raport „Rotacja zapasów i dni zapasu” odpowiada na pytanie odwrotne: na ile dni wystarczy zapas towarów, które sprzedają się dobrze.

5. Kto nam nie płaci i od ilu dni

Subiekt GT i Subiekt nexo mają moduł rozrachunków, zestawienie „Rozrachunki na dany dzień” i „Wiekowanie rozrachunków”, które dzieli nierozliczone rozrachunki na przedziały wieku, dokument po dokumencie. Samo „kto jest winien” nie jest więc problemem. Problemem jest obraz całości: ile z należności to opóźnienia tygodniowe, które same się spłacą, a ile to kwoty starsze niż 90 dni, które wymagają telefonu albo windykacji, i u których klientów. Raport „Należności, struktura wiekowa” (tak zwany aging) sumuje saldo każdego klienta w przedziałach: w terminie, 1 do 7 dni po terminie, 8 do 14, 15 do 30, 31 do 60, 61 do 90 i ponad 90 dni, z procentem przeterminowania i wiekiem najstarszej faktury.

Na przykładowej bazie Subiekta nexo firma ma 3,27 mln zł należności, z czego 1,12 mln zł po terminie u 150 dłużników. Pierwszy na liście klient ma 101 tys. zł zaległości, w tym 60 tys. zł starszych niż 90 dni, a jego najstarsza faktura jest przeterminowana od 1 108 dni. Drugi raport z tej grupy, „Terminowość płatności klientów”, liczy dla każdego klienta średnie opóźnienie z historii spłat i daje ocenę od A do D. Tego nie policzy żaden z Subiektów, bo ich zestawienia patrzą na to, co jest niezapłacone dziś, a nie na to, jak klient płacił przez ostatni rok. To podstawa do decyzji, komu wydłużyć termin, a komu wystawiać faktury tylko za przedpłatą.

6. Jak bardzo zależymy od kilku klientów

Właściciel zwykle wie, kto jest największym klientem. Rzadziej wie, jaki procent obrotu robi pięciu największych i co się stanie, gdy jeden z nich odejdzie. Raport „Ranking klientów i analiza ABC” liczy to wprost: w przykładowej firmie pięciu największych klientów daje 32 procent obrotu, dziesięciu 38 procent, dwudziestu 44,5 procent. Klasa A, czyli klienci robiący razem 80 procent sprzedaży, to 142 firmy z 525.

W tej samej tabeli obok obrotu stoi marża. I tu wraca firma Fenix z punktu pierwszego: trzecie miejsce w obrocie, ujemna marża. Zestawienia sprzedaży wg kontrahentów w GT i wg klientów w nexo też mają kolumny koszt i zysk, ale nie mają udziału w obrocie, udziału skumulowanego ani klasy ABC, więc odpowiedź na pytanie „od ilu klientów zależę” trzeba policzyć samemu po eksporcie.

7. Którzy klienci przestali kupować

Klient, który kupował co dwa tygodnie i od dwóch miesięcy nie złożył zamówienia, nie pojawia się w żadnym zestawieniu Subiekta GT ani nexo, bo zestawienia pokazują to, co się wydarzyło, a nie to, czego zabrakło (nexo ma „Aktywność klientów”, ale to raport CRM o kontaktach, nie o sprzedaży). Raport „Klienci utraceni i zagrożeni” liczy dla każdego klienta jego typowy rytm zakupów i sprawdza, czy od ostatniego zakupu minęło więcej czasu niż zwykle. W hurtowni kosmetycznej na Subiekcie nexo to 29 klientów zagrożonych i 23 utraconych, a utracony potencjał raport szacuje na 188 tys. zł miesięcznie, licząc z tego, ile ci klienci kupowali, zanim przestali. Przy każdym jest telefon, adres e-mail, opiekun i trzy ostatnio kupowane towary, więc listę można oddać handlowcowi bez dalszej obróbki.

8. Który dostawca podniósł ceny i ile to kosztowało

Podwyżki przychodzą po kilka procent i rzadko kto je zapisuje. Zestawienia zakupu w obu Subiektach sumują ilości i wartości, ale nie porównują ceny z poprzednim zakupem. Raport „Podwyżki cen zakupu” (w wersji dla nexo „Ceny zakupu w czasie”) porównuje każdą dostawę z poprzednim zakupem tego samego towaru i sumuje różnicę. W przykładowej firmie w ciągu roku było 2 330 pozycji z podwyżką i 1 796 z obniżką, a łączny wpływ zmian cen to 590 tys. zł zapłacone więcej niż przy poprzednich cenach. Na jednym towarze, strugu elektrycznym, podwyżka z 2 175 zł do 2 569 zł kosztowała prawie 98 tys. zł. Osobny raport „Historia cen zakupu towaru” rysuje przebieg ceny jednego towaru lub całej grupy na wykresie, a „Zamówienia a faktury” porównuje ceny i ilości z zamówienia do dostawcy z fakturą, która przyszła.

Na dokładkę: towar wydany, faktury brak

Dokument WZ bez faktury to pieniądze, które firma wydała w towarze i o których nikt nie przypomina. Subiekt GT pokazuje listę takich WZ, nexo ma zestawienie powiązań dokumentów sprzedaży z magazynowymi, ale raport „Wydania niezafakturowane” odwraca pytanie: pokazuje te WZ, które pary nie mają, z sumą per klient, wiekiem najstarszego dokumentu i wartością magazynową. W przykładowej firmie to 133 dokumenty na 252 tys. zł, najstarszy sprzed 364 dni. Jeden klient ma niezafakturowany towar za 16 tys. zł od 168 dni.

Jak to wygląda od strony użytkownika

Program (osobny dla Subiekta GT i osobny dla Subiekta nexo) instaluje się na komputerze z Subiektem albo na dowolnym komputerze w sieci, podaje serwer SQL i wybiera podmiot. Nie wymaga Sfery ani wersji PRO, nie wymaga znajomości SQL i niczego nie zapisuje w bazie, tylko czyta. W wersji dla nexo dochodzą wymiary, których GT nie ma, na przykład oddział i poziom cen dokumentu. Wystarczy konto z prawem odczytu. Po uruchomieniu widać Pulpit menedżera, a w zakładkach Dokumenty, Towary, Kontrahenci i Finanse ponad 50 raportów. Każdy raport ma okres, podział (na klienta, towar, handlowca, grupę, miesiąc) i filtry. Wynik to kafle z najważniejszymi liczbami, wykres i tabela, którą można posortować, zgrupować i wyeksportować do Excela.

Najważniejsza rzecz w codziennej pracy to drążenie: dwuklik w dowolny wiersz albo słupek wykresu otwiera listę dokumentów, z których policzono liczbę. Jeśli raport mówi, że klient ma ujemną marżę, w dwie sekundy widać, na których fakturach. Liczby są liczone tak jak w zestawieniach Subiekta, więc sprzedaż za miesiąc zgadza się z tym, co pokaże „Sprzedaż wg okresów” w programie.

Oba programy można sprawdzić na własnej bazie przed zakupem: w polach NIP i klucz wpisuje się „demo”, a program liczy wszystkie raporty na prawdziwych danych firmy. W wersji demo prawdziwe są trzy pierwsze wiersze każdej tabeli, pozostałe są zasłonięte, ale kafle z sumami pokazują pełne wartości.

Co z tego ma mała firma

Firma z Subiektem nie potrzebuje hurtowni danych ani analityka, bo pytania, które zadaje, są u wszystkich te same: na czym zarabiam, komu oddaję marżę, ile leży w magazynie, kto nie płaci, kto przestał kupować, kto podniósł ceny. Te pytania da się zamienić w gotowe raporty raz, a potem każda firma uruchamia je na swojej bazie. Właśnie to zrobiliśmy w Analizach BI. Poniżej zestawienie: co w danej sprawie pokazuje sam Subiekt GT, co sam Subiekt nexo, a co dokłada raport. Nazwy zestawień sprawdziliśmy w obu programach.

Pytanie	Sam Subiekt GT	Sam Subiekt nexo	Raport w Analizach BI
Komu i ile oddajemy w rabatach	rabat na pojedynczym dokumencie, żadne zestawienie nie sumuje rabatów	jak w GT, zestawienia sprzedaży nie mają kolumny rabatu	Rabaty: ile oddajemy (suma per klient, handlowiec, towar, z marżą po rabacie)
Który handlowiec zarabia	„Sprzedaż wg pracowników”: ilość, netto, koszt, zysk, marża	„Sprzedaż wg pracowników” (wg wystawcy): netto, koszt, zysk	Sprzedaż wg handlowców: to samo plus rabat, liczba klientów, nowi klienci, porównanie z rokiem wcześniej
Na czym dokładamy	„Sprzedaż wg asortymentu”: koszt, zysk, marża per towar	„Sprzedaż wg asortymentu”: koszt, zysk per asortyment	Marża per towar i sprzedaż poniżej kosztu: liczba pozycji poniżej kosztu, strata na nich, próg marży
Ile leży na półce	„Towary niechodliwe”: stan i wartość bez sprzedaży w okresie; „Analiza stanu towaru”: jeden towar naraz	„Asortyment niechodliwy”: stan i wartość; „Remanent na dzień”	Martwy i wolno rotujący zapas (wiek od ostatniej dostawy, ostatnia sprzedaż), Rotacja zapasów i dni zapasu
Kto nie płaci i od ilu dni	„Rozrachunki na dany dzień”, „Wiekowanie rozrachunków” (cztery przedziały, dokument po dokumencie)	te same dwa zestawienia, bez historii spłat	Należności: struktura wiekowa (siedem przedziałów per klient, procent przeterminowania), Terminowość płatności klientów (ocena A do D, DSO)
Od kogo zależy firma	„Sprzedaż wg kontrahentów”: netto, koszt, zysk, marża	„Sprzedaż wg kodów dostaw, asortymentu i klientów” z grupowaniem wg klientów	Ranking klientów i analiza ABC (udział top 5, 10, 20, klasa ABC, wykres Pareto)
Kto przestał kupować	brak zestawienia	brak („Aktywność klientów” to raport CRM, nie sprzedaż)	Klienci utraceni i zagrożeni (lista z telefonem i opiekunem)
Kto podniósł ceny	„Zakup wg kontrahentów i asortymentu”: ilość i wartość, bez porównania cen; historia zakupów jednego towaru w Informatorze	„Zakup wg asortymentu”, „Zakup wg dokumentów”: ilość i wartość, bez porównania cen	GT: Podwyżki cen zakupu, Historia cen zakupu towaru; nexo: Ceny zakupu w czasie; w obu Zamówienia a faktury
Towar wydany bez faktury	lista wydań magazynowych, „Powiązanie dokumentów sprzedaży z magazynowymi”	„Powiązanie dokumentów sprzedaży z magazynowymi” (pary dokument i WZ)	Wydania niezafakturowane (WZ bez pary, suma, wartość magazynowa i wiek per klient)

Uczciwie trzeba dodać, czego taki program nie zrobi. Nie zastąpi księgowej ani planowania finansowego, nie poprawi danych, które w Subiekcie są wpisane byle jak (do tego jest osobny raport audytu kartoteki, który takie braki wylicza), i nie podejmie decyzji. Pokaże liczby i dokumenty, z których powstały. Decyzja, czy klientowi z ujemną marżą obciąć rabat, czy podnieść mu cenę, zostaje po stronie właściciela.

Dla kogo i na jakich warunkach

Analizy BI dla Subiekta GT pracują z Subiektem GT, Analizy BI dla Subiekta nexo z Subiektem nexo, także bez wersji PRO. Licencja jest roczna i przypisana do NIP firmy. Program nie wysyła danych poza firmę, internet jest potrzebny tylko do sprawdzenia licencji. Raporty dostaw (kody dostaw) i zwrotów są częścią pakietu All Inclusive, pozostałe są w licencji podstawowej. Aktualne ceny i pełne listy raportów są na stronach produktów.

Najczęstsze pytania

Czy do takich analiz trzeba znać SQL albo mieć analityka?

Nie. Raporty są gotowe, a użytkownik wybiera tylko okres, podział i filtry. Jedyne, co trzeba podać przy pierwszym uruchomieniu, to serwer SQL i podmiot, czyli to samo, co przy instalacji Subiekta na drugim stanowisku.

Czy program może coś zepsuć w bazie Subiekta?

Program tylko czyta dane. Nie wykonuje żadnego zapisu, nie potrzebuje Sfery i może pracować na koncie SQL z samym prawem odczytu. Raporty mają limit czasu, więc nie obciążą serwera dłużej, niż użytkownik ustawi.

Czy liczby będą takie same jak w zestawieniach Subiekta?

Tak, raporty są liczone tak samo jak zestawienia Subiekta: sprzedaż w okresie zgadza się ze „Sprzedażą wg okresów”, a wartość magazynu z remanentem na dzień. Różnica polega na tym, że w jednym raporcie obok siebie stoją dane, które w Subiekcie są w kilku zestawieniach.

Czy to działa w firmie bez wersji PRO Subiekta nexo?

Tak. Analizy BI dla Subiekta nexo czytają bazę bezpośrednio, więc nie potrzebują Sfery ani wersji PRO. To jedyny z naszych dodatków dla nexo, który działa także w wersji podstawowej.

Słownik pojęć

Business Intelligence (BI) to odpowiadanie na pytania o firmę na podstawie danych, które firma już ma w swoich programach. Nie wymaga nowych danych, tylko innego spojrzenia na te, które są.

Hurtownia danych to osobna baza, do której kopiuje się dane z programów firmy, żeby liczyć na nich raporty bez obciążania programu, w którym pracują ludzie. W małej firmie z jednym Subiektem jest zbędna.

Pulpit (dashboard) to jeden ekran z najważniejszymi liczbami firmy, odświeżany na bieżąco. Służy do codziennego rzutu oka, nie do analizy.

Wskaźnik (KPI) to liczba, którą mierzy się jeden obszar firmy, na przykład marża procentowa, dni zapasu albo średnie opóźnienie płatności. Nabiera sensu dopiero w porównaniu z poprzednim okresem albo z planem.

Drążenie (drill-down) to przejście od liczby w raporcie do dokumentów, z których ją policzono, zwykle dwuklikiem w wiersz albo w słupek wykresu.

Marża to różnica między ceną sprzedaży a kosztem zakupu, podawana w złotych albo jako procent ceny sprzedaży. Narzut to ta sama różnica liczona jako procent kosztu, dlatego narzut jest zawsze wyższy niż marża dla tej samej sprzedaży.

Rabat ważony to łączny rabat podzielony przez łączną wartość przed rabatem. Mówi, ile firma oddaje naprawdę, w odróżnieniu od zwykłej średniej z procentów na dokumentach, która traktuje tak samo fakturę na 100 zł i na 100 tys. zł.

Sprzedaż poniżej kosztu to pozycja dokumentu, na której cena sprzedaży była niższa niż koszt zakupu tego towaru zapisany przy wydaniu z magazynu.

Martwy zapas to towar, który leży w magazynie i od dłuższego czasu (na przykład roku) nie miał żadnej sprzedaży. Wiek zapasu to liczba dni od ostatniej dostawy tego towaru.

Rotacja zapasu mówi, ile razy w okresie firma sprzedała równowartość swojego zapasu. Dni zapasu to odwrotność tej miary: na ile dni sprzedaży wystarczy to, co leży w magazynie, przy obecnym tempie.

Wiekowanie należności (aging) to podział niezapłaconych faktur na przedziały według liczby dni po terminie, na przykład do 7 dni, 8 do 14, 15 do 30 i dalej. Pokazuje, czy problem to drobne spóźnienia, czy stare długi.

DSO (days sales outstanding) to średnia liczba dni, po której firma dostaje zapłatę za sprzedaż. Im wyższy, tym więcej pieniędzy firmy siedzi u klientów.

Scoring płatniczy to ocena klienta na podstawie historii jego spłat, na przykład od A (płaci w terminie) do D (płaci z dużym opóźnieniem). Służy do decyzji o terminie płatności i limicie kredytu kupieckiego.

Analiza ABC dzieli klientów albo towary na trzy klasy według udziału w obrocie: A to te, które razem dają około 80 procent sprzedaży, B kolejne 15, C reszta. Wykres Pareto pokazuje to samo jako linię udziału skumulowanego.

Koncentracja klientów to udział kilku największych klientów (na przykład pięciu albo dziesięciu) w całym obrocie. Wysoka koncentracja oznacza, że odejście jednego klienta mocno odbije się na firmie.

Klient utracony (churn) to klient, który kupował regularnie, a od ostatniego zakupu minęło dużo więcej czasu niż jego zwykły odstęp między zakupami. Klient zagrożony to taki, u którego to opóźnienie dopiero się zaczyna.

WZ bez faktury to dokument wydania magazynowego, do którego nie wystawiono jeszcze faktury sprzedaży, czyli towar wydany, a pieniądze jeszcze nie zafakturowane.

Liczby w artykule pochodzą z przykładowych baz testowych (dane wygenerowane). Zestawienia Subiekta GT i raporty Subiekta nexo sprawdzono w programach, raporty w Analizach BI dla Subiekta GT i dla Subiekta nexo, listopad 2026.