Zbiorcze opisy KPiR dla Rachmistrza nexo PRO - masowa zmiana opisów, uwag i kwot w księdze
Moduł dodatkowy do systemu Rachmistrz nexo PRO, który pozwala jednym kliknięciem poprawić opisy zdarzeń gospodarczych, uwagi i kwoty w setkach lub tysiącach wpisów Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Zamiast otwierać każdy wpis osobno, zaznaczasz wpisy na liście, ustalasz warunek i nowy tekst, a program zapisuje zmiany w Rachmistrzu za Ciebie.
Program powstał z myślą o księgowych i biurach rachunkowych, które porządkują księgi przed wysyłką JPK_PKPIR. Od 2026 roku księga przychodów i rozchodów ma być prowadzona w programie komputerowym i po zakończeniu roku przesyłana do urzędu skarbowego jako plik JPK_PKPIR, w którym opis zdarzenia gospodarczego każdego wpisu jest osobnym, obowiązkowym polem. Skróty w stylu „fv”, „fs”, „faktura” czy puste opisy, które przez lata nikomu nie przeszkadzały, teraz warto ujednolicić, zanim księga trafi do urzędu. Szczegóły przepisów i terminy znajdziesz w zakładce JPK_PKPIR 2026.
Dodatek działa przez Sferę nexo, czyli oficjalny mechanizm firmy InsERT do pracy na danych Rachmistrza. Każdy wpis jest zapisywany tak, jakby księgowa poprawiła go ręcznie w programie: z pełną walidacją, przeliczeniem kolumn „razem” i bez ingerencji w bazę danych z pominięciem Rachmistrza.
Możliwości programu
- Masowa zmiana opisów zdarzeń gospodarczych w KPiR - ustawienie nowego opisu, dopisanie tekstu przed lub po obecnym, zamiana fragmentu tekstu, pobranie opisu z uwag wpisu
- Masowa zmiana uwag wpisów - te same operacje co dla opisów
- Znaczniki w nowym tekście - nazwa i NIP kontrahenta, numer dowodu księgowego, pozycje dokumentu, uwagi dokumentu i wpisu wstawiane automatycznie do każdego wpisu
- Opisy ze słownika kategorii księgowych Rachmistrza, bez ręcznego wpisywania
- Warunki zastosowania - wszystkie zaznaczone wpisy albo tylko te, w których obecny opis, kategoria dokumentu, kategoria księgowa, kontrahent (z listy, NIP, nazwa, symbol, grupa, cecha) lub asortyment (z listy, symbol, nazwa, grupa, cecha) spełnia warunek
- Przeniesienie kwoty między kolumnami księgi - cała kwota, podana kwota albo procent, do kolumny docelowej dodawane lub zastępujące obecną wartość
- Ustawienie tej samej kwoty w wybranej kolumnie dla wielu wpisów
- Lista wpisów KPiR z filtrami - zakres dat zapisu, kontrahent, rodzaj (przychody / koszty), a po pobraniu dodatkowo numer dowodu, opis, kontrahent, pozycja dokumentu i przedział kwot
- Wybór kolumn i sumy - podsumowanie kolumn 9-18 dla wyświetlonych wpisów, w tym dochód, numer KSeF i pozycje dokumentu w kolumnach tabeli
- Dziennik operacji - w oknie i w pliku na dysku, z zapisem „z czego na co” dla każdego zmienionego wpisu
- Profile podmiotów dla biur rachunkowych - szybkie przełączanie między firmami klientów
- Każdy wpis zapisywany osobno przez Sferę nexo - błąd jednego wpisu nie przerywa pozostałych, a operację można w każdej chwili anulować
Jak to działa
Po uruchomieniu Sfery wybierasz zakres dat zapisu, opcjonalnie kontrahenta i rodzaj wpisów, po czym klikasz „Pobierz wpisy z KPiR”. Program wczytuje wpisy razem z kontrahentem, dokumentem źródłowym, pozycjami i numerem KSeF; 12 tysięcy wpisów pobiera się w kilkadziesiąt sekund. Pobraną listę zawężasz filtrami (numer dowodu, fragment opisu, kontrahent, pozycja dokumentu, przedział kwot), zaznaczasz wpisy, które chcesz zmienić, i przechodzisz do jednej z czterech zakładek operacji.
Przed każdą operacją program pokazuje, ile wpisów obejmie zmiana, i prosi o potwierdzenie. W trakcie pracy widzisz postęp i dziennik, a po zakończeniu listę wpisów pobiera ponownie, aby pokazać aktualny stan księgi. Stopka tabeli sumuje kolumny księgi dla wyświetlonych wpisów, więc od razu widać, czy przeniesienie kwot dało oczekiwany efekt.
Zmiana opisów zdarzeń gospodarczych
To główne zadanie programu. W zakładce „Zmiana opisów” ustalasz trzy rzeczy: warunek (które z zaznaczonych wpisów zmienić), operację i nowy tekst. Operacje do wyboru: „Ustaw nowy opis”, „Dopisz po obecnym opisie”, „Dopisz przed obecnym opisem”, „Zamień tekst w opisie” oraz „Pobierz z uwag wpisu”.
W nowym tekście możesz użyć znaczników, które program zastępuje danymi konkretnego wpisu: [PodmiotNazwa], [PodmiotNip], [NumerDokumentu], [PozycjeDokumentu], [UwagiDokumentu] i [UwagiKPiR]. Przykład: wpisy z opisem „fv” zamieniasz na „Zakup towarów handlowych - faktura [NumerDokumentu], [PodmiotNazwa]” i każdy wpis dostaje własny, pełny opis z numerem faktury i nazwą dostawcy. Zamiast wpisywać tekst, możesz też wybrać gotowy opis ze słownika kategorii księgowych Rachmistrza, dzięki czemu opisy w całej księdze są jednolite.
Warunki pozwalają zmienić tylko część zaznaczonych wpisów. Przykłady z codziennej pracy księgowej:
- wszystkie wpisy jednego dostawcy (kontrahent z listy, po NIP, nazwie, symbolu, grupie lub cesze) dostają opis „Zakup paliwa do samochodu służbowego”,
- wpisy, których obecny opis jest równy „fv” albo jest pusty, dostają opis zbudowany ze znaczników,
- wpisy zadekretowane z dokumentów o wybranej kategorii dokumentu albo kategorii księgowej dostają opis z tej kategorii,
- wpisy z fakturami zawierającymi wybrany asortyment (z listy, po symbolu, nazwie, grupie lub cesze) dostają opis odpowiadający temu, co faktycznie kupiono.
Zmiana uwag
Zakładka „Zmiana uwag” działa tak samo jak zmiana opisów, tylko na polu uwag wpisu. Przydaje się do oznaczania wpisów informacją porządkową, np. „samochód osobowy w użytku mieszanym - 75% kosztów” dla wszystkich wpisów z paliwem, albo do przeniesienia treści z uwag do opisu (operacja „Pobierz z uwag wpisu” w zakładce opisów) tam, gdzie właściwy opis zdarzenia przez lata lądował w uwagach. W tekście uwag dostępny jest dodatkowo znacznik [OpisKPiR].
Przeniesienie kwoty między kolumnami księgi
Gdy seria wpisów trafiła do niewłaściwej kolumny, np. zakup części zamiennych do dalszej odsprzedaży zaksięgowano w kolumnie 15 (pozostałe wydatki) zamiast 12 (zakup towarów handlowych i materiałów), zaznaczasz te wpisy i wskazujesz kolumnę źródłową oraz docelową. Do wyboru są trzy warianty:
- cała kwota - kolumna źródłowa zostaje wyzerowana, kwota trafia do kolumny docelowej,
- podana kwota - np. 150 zł kosztów transportu z kolumny 12 do kolumny 13, reszta zostaje w kolumnie źródłowej,
- procent kwoty - np. 75% wydatków na samochód, zaokrąglone do grosza, reszta zostaje w kolumnie źródłowej.
Kwotę w kolumnie docelowej program domyślnie dodaje do tego, co już tam jest; opcja „Zastąp” nadpisuje ją przenoszoną kwotą. Wpis z pustą kolumną źródłową albo z kwotą mniejszą niż przenoszona jest pomijany i zgłaszany w dzienniku, program nigdy nie tworzy kwot ujemnych. Kolumny „razem” (11 i 16) przelicza sam Rachmistrz przy zapisie, tak jak przy ręcznej poprawce.
Zmiana kwoty w kolumnie
Zakładka „Zmiana kwoty w kolumnie” ustawia tę samą kwotę w wybranej kolumnie (9, 10 dla przychodów, 12-15 dla kosztów) we wszystkich zaznaczonych wpisach, np. stałą ratę leasingu czy abonamentu, która w części wpisów została wpisana z błędem.
Operacje na kwotach zmieniają podstawę opodatkowania. Program ostrzega o tym przed uruchomieniem i zapisuje w dzienniku stan „przed” i „po” każdej kolumny dla każdego wpisu. Przed masową zmianą kwot zalecamy wykonanie kopii bazy danych podmiotu.
Bezpieczeństwo danych księgowych
Program nie zapisuje niczego bezpośrednio w bazie SQL. Wszystkie zmiany wykonuje Sfera nexo, czyli mechanizm firmy InsERT, który odpowiada za poprawność danych w Rachmistrzu: każdy wpis jest otwierany, zmieniany i zapisywany osobno, ze świeżego stanu bazy, z walidacją i przeliczeniem kolumn „razem”. Jeden błędny wpis nie przerywa operacji na pozostałych, a informacja o nim trafia do dziennika.
Pełny dziennik operacji zapisywany jest w pliku na dysku: data i godzina, operator, podmiot, numer dowodu i treść „z czego na co” dla każdego zmienionego wpisu. Dzięki temu zawsze wiadomo, co zostało zmienione i przez kogo. Operację można przerwać w dowolnym momencie, a wpisy zapisane do tej chwili pozostają poprawne.
Pobierz program
Program można uruchomić w wersji testowej. Należy wtedy w polach NIP i Klucz wpisać „demo”. W wersji testowej program pobiera i pokazuje całą księgę, a każda operacja masowa obejmuje do 5 pierwszych zaznaczonych wpisów.
Po instalacji program należy dostosować do wersji podmiotu przyciskiem „Dostosuj do wersji podmiotu” (wymaga uprawnień administratora, tylko na czas kopiowania bibliotek nexo). W razie problemów zapraszamy do kontaktu, postaramy się pomóc.
Lista zmian
Wersja 1.0.0 - dla nexo od wersji 62
- Pierwsze wydanie - masowa zmiana opisów zdarzeń, uwag i kwot we wpisach KPiR Rachmistrza nexo PRO.
- Zmiana opisów i uwag - operacje: ustaw, dopisz po, dopisz przed, zamień tekst, pobierz z uwag; znaczniki [PodmiotNazwa], [PodmiotNip], [NumerDokumentu], [PozycjeDokumentu], [UwagiDokumentu], [UwagiKPiR], [OpisKPiR]; opisy ze słownika kategorii księgowych.
- Warunki zastosowania - obecny opis, kategoria dokumentu, kategoria księgowa, kontrahent (lista, NIP, nazwa, symbol, grupa, cecha), asortyment (lista, symbol, nazwa, grupa, cecha).
- Przeniesienie kwoty między kolumnami - cała kwota, podana kwota albo procent; dodanie do kolumny docelowej albo zastąpienie.
- Zmiana kwoty w kolumnie dla zaznaczonych wpisów.
- Lista wpisów z filtrami z bazy i w pamięci, wyborem kolumn (w tym numer KSeF i pozycje dokumentu) oraz sumami kolumn 9-18 i dochodem.
- Profile podmiotów z zapamiętaniem hasła operatora i uruchamianiem Sfery po wyborze profilu.
- Dziennik operacji w oknie i w pliku operacje_<data>.txt z zapisem „z czego na co”.
- Licencja sprawdzana dla numeru NIP podmiotu, z kopią offline dla każdego podmiotu osobno.
Kup licencję i korzystaj w pełni za kilka minut!
Z programu w pełni możesz korzystać w kilka chwil! Wystarczy kliknąć w "Kup Teraz", wypełnić formularz, opłacić przez PayU.
System automatycznie prześle klucz do programu na adres e-mail w kilka minut.
Ponad
Klientów
Już
Sprzedanych Licencji
Nawet
Uruchomień Dziennie
Tylko
by otrzymać klucz*
Elektroniczna KPiR i JPK_PKPIR od 2026 roku - co się zmienia
Zgodnie z art. 24a ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają prowadzić ją przy użyciu programu komputerowego i po zakończeniu roku podatkowego przesyłać ją do urzędu skarbowego w postaci elektronicznej, w ustrukturyzowanej formie pliku JPK_PKPIR. Obowiązek wprowadzony Polskim Ładem był kilkakrotnie odraczany, ale od 2026 roku zaczyna działać według poniższego harmonogramu.
- Rok podatkowy rozpoczynający się 1 stycznia 2026 - podatnicy PIT prowadzący KPiR (oraz ryczałtowcy prowadzący ewidencję przychodów), którzy składają miesięczne pliki JPK_V7M. Pierwszy plik JPK_PKPIR za 2026 rok trzeba przesłać w terminie zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia 2027.
- Rok podatkowy rozpoczynający się 1 stycznia 2027 - pozostali podatnicy PIT na KPiR, czyli rozliczający VAT kwartalnie (JPK_V7K) oraz zwolnieni z VAT. Pierwszy plik za 2027 rok do 2 maja 2028 (30 kwietnia 2028 wypada w niedzielę).
Plik przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego, a niezależnie od tego organ podatkowy może zażądać księgi w postaci elektronicznej w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających (art. 193a Ordynacji podatkowej). Korektę księgi składa się jako kolejny plik JPK_PKPIR oznaczony jako korekta. Wydłużenie terminu do końca lipca, uchwalone w 2026 roku, dotyczy wyłącznie ksiąg rachunkowych (JPK_KR_PD); dla KPiR i ewidencji przychodów termin pozostaje 30 kwietnia.
Nowy wzór księgi od 1 stycznia 2026
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. i wprowadza nowy wzór księgi. W porównaniu z dotychczasowym układem doszły dwie kolumny, przez co numeracja pozostałych przesunęła się o dwa:
- kolumna 3 - numer KSeF faktury (dla faktur wystawionych lub otrzymanych w Krajowym Systemie e-Faktur),
- kolumna 4 - numer dowodu księgowego (dotychczasowy numer faktury lub innego dowodu),
- kolumna 5 - identyfikator podatkowy kontrahenta (NIP z kodem kraju), kolumny 6 i 7 - nazwa i adres kontrahenta,
- kolumna 8 - opis zdarzenia gospodarczego,
- kolumny 9-16 - przychody i koszty w dotychczasowym podziale (9 sprzedaż, 10 pozostałe przychody, 11 razem przychody, 12 zakup towarów handlowych i materiałów, 13 koszty uboczne zakupu, 14 wynagrodzenia, 15 pozostałe wydatki, 16 razem wydatki jako suma kolumn 14 i 15),
- kolumna 17 - wolna, kolumna 18 - koszty działalności badawczo-rozwojowej, kolumna 19 - uwagi.
Taki sam układ ma Rachmistrz nexo PRO od wersji 62 i taki sam układ kolumn (9-19) widzisz w naszym programie, więc księgowa nie musi niczego przeliczać między numeracjami.
Dlaczego opisy zdarzeń trzeba uporządkować
W strukturze JPK_PKPIR(3), która obowiązuje dla ksiąg od 2026 roku, każdy wiersz księgi zawiera m.in. numer dowodu, numer KSeF, NIP i nazwę kontrahenta oraz opis zdarzenia gospodarczego jako pole obowiązkowe (do 256 znaków). Objaśnienia do wzoru księgi w rozporządzeniu wymagają, aby opis zwięźle oddawał istotę zdarzenia, podając jako przykłady „zakup blachy” czy „wypłata wynagrodzeń za okres”. Księga ma być prowadzona rzetelnie i niewadliwie, czyli zgodnie ze wzorem i objaśnieniami; za księgę nierzetelną lub wadliwą Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność (art. 61 i 61a).
Dopóki księga była wydrukiem albo plikiem u księgowej, skrótowe opisy („fv”, „fs”, „faktura”, „koszt”) i puste pola nikogo nie zatrzymywały. Po przejściu na JPK_PKPIR te same opisy trafiają do urzędu skarbowego pole po polu, razem z numerem dowodu i NIP kontrahenta. Warto więc przed pierwszą wysyłką przejrzeć księgę za 2026 rok i nadać wpisom opisy, które mówią, co faktycznie kupiono lub sprzedano.
Przy kilku tysiącach wpisów ręczne poprawianie każdego z nich w Rachmistrzu zajęłoby dni. Nasz program robi to masowo: filtrem wyłapujesz wpisy ze skrótem lub pustym opisem, zaznaczasz je i jedną operacją nadajesz opis ze słownika kategorii księgowych albo opis zbudowany ze znaczników, np. „Zakup towarów handlowych - faktura [NumerDokumentu], [PodmiotNazwa]”. Tak samo uzupełnisz uwagi i poprawisz kwoty zaksięgowane w niewłaściwej kolumnie. Sam plik JPK_PKPIR generuje i wysyła Rachmistrz nexo PRO.
Stan prawny na listopad 2026. Przed podjęciem decyzji księgowych sprawdź aktualne przepisy i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl, struktura JPK_PKPIR(3) z broszurą informacyjną). Opis na tej stronie ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową.
Dla biur rachunkowych: wiele podmiotów w jednym programie
Biuro rachunkowe prowadzi w Rachmistrzu nexo PRO księgi wielu firm, a porządki przed JPK_PKPIR trzeba zrobić w każdej z nich. Dlatego program ma profile podmiotów: profil to zapisane połączenie z serwerem SQL, podmiot nexo, operator (z opcją zapamiętania hasła) i dane licencji. Przełączenie profilu kończy pracę Sfery na poprzednim podmiocie i uruchamia ją na nowym, bez zamykania programu i bez ponownego logowania.
Licencja jest przypisana do numeru NIP podmiotu, którego księgę zmieniasz. Biuro rachunkowe kupuje licencję na pierwszy podmiot, a każdy kolejny podmiot dokupuje jako rozszerzenie na kolejny numer NIP, znacznie taniej niż pierwszą licencję. Aktualne ceny obu pozycji znajdziesz w zakładce Cennik. Program sprawdza licencję osobno dla każdego profilu i przechowuje jej kopię na dysku, więc po sprawdzeniu działa także przy chwilowym braku dostępu do internetu.
Typowy scenariusz pracy w biurze: wybierasz profil klienta, pobierasz księgę za bieżący rok, filtrem opisu wyłapujesz skróty i puste opisy, zaznaczasz je i jedną operacją nadajesz opisy ze znacznikami albo ze słownika kategorii księgowych. Potem kolejny profil. Dziennik operacji w pliku zapisuje, w którym podmiocie i przez którego operatora wykonano zmiany, co ułatwia rozliczenie pracy z klientem.
Wymagania
- Rachmistrz nexo w wersji PRO, od wersji 62
- .NET 8 (Desktop Runtime, 64-bit)
- Windows 10 lub Windows 11 (64-bit)
- Dostęp do serwera SQL z bazą podmiotu nexo
- Dostęp do internetu (weryfikacja licencji)
Po instalacji i po każdej aktualizacji Rachmistrza program dostosowuje się do wersji podmiotu przyciskiem „Dostosuj do wersji podmiotu” w zakładce URUCHOM (jednorazowo wymaga uprawnień administratora).
FAQ
-
Czy program działa z Subiektem nexo PRO albo Rewizorem nexo PRO?
Nie. Program pracuje na wpisach Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, którą prowadzi Rachmistrz nexo PRO. Podmiot musi mieć licencję Rachmistrza w wersji PRO (Sfera), bo wszystkie zmiany są zapisywane przez Sferę nexo.
-
Czy program jest bezpieczny dla bazy podmiotu?
Tak. Program nie zapisuje niczego bezpośrednio w bazie SQL. Każdy wpis jest zmieniany przez Sferę nexo, czyli mechanizm firmy InsERT, dokładnie tak, jak przy ręcznej poprawce w Rachmistrzu, z walidacją i przeliczeniem kolumn „razem”. Mimo to przed masową operacją zalecamy wykonać kopię bazy danych podmiotu, bo program nie ma funkcji „cofnij”.
-
Czy mogę zmienić opisy tylko w części wpisów, np. jednego dostawcy?
Tak. Wpisy zawężasz filtrami (data, kontrahent, rodzaj, numer dowodu, fragment opisu, kwota), zaznaczasz wybrane, a dodatkowo ustawiasz warunek: obecny opis, kategoria dokumentu lub księgowa, kontrahent (NIP, nazwa, symbol, grupa, cecha) albo asortyment na fakturze. Zmienione zostaną tylko wpisy spełniające warunek.
-
Czy każdy wpis może dostać inny opis, np. z numerem faktury i nazwą kontrahenta?
Tak. Do tego służą znaczniki w nowym tekście: [PodmiotNazwa], [PodmiotNip], [NumerDokumentu], [PozycjeDokumentu], [UwagiDokumentu], [UwagiKPiR]. Program podstawia dane każdego wpisu z osobna; gdy wpis nie ma kontrahenta albo dokumentu, odpowiedni znacznik zostaje pusty.
-
Czy program obsługuje wpisy wprowadzone ręcznie, bez dokumentu źródłowego?
Tak. Opisy, uwagi i kwoty zmienia we wszystkich wpisach księgi. Warunki po dokumencie i asortymencie (kategoria dokumentu, pozycje faktury) oraz znaczniki [NumerDokumentu], [PozycjeDokumentu] i [UwagiDokumentu] mają sens tylko dla wpisów zadekretowanych z dokumentów; dla wpisu ręcznego taki warunek po prostu nie jest spełniony, a znacznik zostaje pusty.
-
Czy program wysyła JPK_PKPIR do urzędu skarbowego?
Nie. Plik JPK_PKPIR generuje i wysyła Rachmistrz nexo PRO. Nasz program służy do uporządkowania danych w księdze (opisów zdarzeń, uwag, kwot w kolumnach) przed wygenerowaniem pliku, tak aby trafiły do niego kompletne i jednolite informacje.
-
Czy da się cofnąć masową zmianę?
Program nie ma funkcji „cofnij”. Każda zmiana jest zapisana w dzienniku operacji w pliku z treścią „z czego na co” dla każdego wpisu, więc zawsze wiadomo, co zostało zmienione. Przed większą operacją zalecamy kopię bazy danych podmiotu, a samą operację warto najpierw sprawdzić na kilku wpisach.
-
Prowadzę biuro rachunkowe. Czy potrzebuję osobnego programu dla każdego klienta?
Nie. W jednym programie zakładasz profil dla każdego podmiotu i przełączasz się między nimi. Licencja jest przypisana do numeru NIP podmiotu: pierwszy podmiot to pełna licencja, każdy kolejny to rozszerzenie na kolejny numer NIP. Ceny obu pozycji są w zakładce Cennik.
-
Co się stanie, gdy Sfera odrzuci jeden z wpisów?
Program zapisuje każdy wpis osobno, dlatego błąd jednego wpisu nie przerywa operacji na pozostałych. Odrzucony wpis trafia do dziennika z komunikatem Rachmistrza, a po zakończeniu widać podsumowanie: ile wpisów zmieniono, ile pominięto, ile zgłosiło błąd.